企业档案利用中存在的主要问题及解决策略研究

毛蒨瑜

摘 要：档案工作在新时期企业的发展中有着重要意义。本文对企业档案工作的开展以及档案利用对企业发展的意义进行了介绍和分析，并对当前企业档案利用中存在的一些问题进行了讨论，对如何有效的完善企业档案工作，充分的开发利用档案信息价值进行了研究和探讨，希望能够为新时期企业档案利用工作的开展以及企业发展起到一些促进作用。

关键词：企业;档案;管理;开发

在当前我国新的发展形势下，企业要想获得了良好的发展就必须要找出自身新时期的发展方向，明确发展要求，同时找到当前工作中存在的一些问题进行研究和改进。而档案利用工作的开展能够为企业新时期的发展提供许多有价值的参考信息和数据支撑，为企业新形势下的良好发展保驾护航。本文对企业档案工作的开展以及档案利用对企业发展的意义进行了介绍和分析，并对当前企业档案利用中存在的一些问题进行了讨论，对如何有效的完善企业档案工作，充分的开发利用档案信息价值进行了研究和探讨。

1 企业档案概述

企业档案是对企业经营、发展过程中的各个阶段的经营情况、业务开展、人事变动等方面相关信息进行记录的一类文件。企业档案管理工作的开展最终的目的是使档案所蕴含的信息价值能够运用到实际的企业生产、发展当中，而企业档案的开发利用工作是发挥其档案信息价值的最主要途径。企业档案中不仅记录了企业的发展历史，同时通过对档案中的记录内容进行分析总结还能够反映出企业业务相关的一些市场发展规律等信息，对于企业的发展有着非常重要的意义。因此，企业必须要重视并加强对档案的利用开发，其重要意义主要表现在以下几个方面。

首先，企业档案利用能够最大程度的体现档案资料的价值，企业通过对档案中的内容信息进行有效的分析和总结，能够准确、客观的对企业过去的经营情况、发展历史等进行研究，进而通过定量分析、定性分析等方式发现企业发展过程中的一些相关规律，并对新时期企业进一步发展的需求进行分析、预测或确认，为企业未来的发展提供良好的指导。尤其是在现代计算机技术不断发展的背景下，对于档案内容的分析效率、准确性以及专业性大大提高，各种专业化档案管理软件、大数据分析技术、档案管理系统平台的出现和应用大大提高了档案管理的效率，为档案资源的开发利用奠定了良好的技术基础，对档案内容的发掘深度和广度也较过去大大增加，进而能够更好的发挥出档案在企业发展中的促进效果，档案开发利用工作的地位在企业中明显提升。

其次，將档案开发利用工作对于企业发展的促进作用微缩到档案工作本身，对于企业档案工作得到开展也能够起到良好的推动效果。例如，企业通过在对档案进行开发利用的同时建立起相应的信息反馈机制，对档案工作中出现的问题和缺陷进行分析讨论，明确新时期企业发展对于档案工作的新要求、新需要，从而指导档案工作更好的为企业发展提供服务;加强档案利用开发工作可以更加全面的发现以往档案管理工作中存在的质量、效率等方面的问题，进而促使企业加强档案管理鉴定环节，保障档案内容准确性、客观性、完整性，为档案管理以及开发利用工作奠定基础;加强档案利用开发工作充分发挥档案价值能够使企业管理者以及其他职工群众认识到档案工作的重要性，有利于档案宣传工作在企业内部的开展，提高相关人员对档案工作的重视和配合程度，也能够为档案工作的顺利开展提供良好的保障。

由此可见，企业档案开发利用工作的加强能够对企业发展发挥一定的促进作用，同时其对档案工作本身的推动又能够反过来提升档案资源的更好利用，进而形成一个良性循环，为企业新时期的发展提供有力的支持和保障。

2 企业档案利用中存在的主要问题

企业档案的开发利用对于企业发展有着重要意义，不过在当前企业档案工作的实际开展中还存在着一定的问题，对档案资源价值的发挥造成了一定的影响和阻碍，其问题主要体现在以下几个方面。

2.1 档案工作机制不完善

在一个企业的经营发展过程中，所产生的档案形式较为复杂，档案来源较为广泛。例如，企业档案中涵盖了来自行政、财务、人事等多个部门的工作信息，其内容上则有着文字、照片、录音、录像、实物等多种形式，档案资料总量较为庞大。企业要想对其进行有效的管理和开发利用，就必须要建立起良好的档案工作制度。

当前部分企业档案工作制度上存在着一些问题，主要表现为企业中各部门的档案共享和权限开放等方面的工作不到位，从而导致了档案的开发利用无法有效的进行，档案利用的便利性存在着一定的缺陷。其次，部分企业在档案管理上仍然采取传统的管理制度和方法，而没有意识到新时期企业发展对档案管理、开发利用的新要求，进而导致了相关制度无法满足工作需要，出现了缺乏监督机制、缺乏统一的管理标准、管理责任落实不到位等情况。最后，由于企业档案工作相关制度不到位，导致其在档案质量的管理上也存在着一定的问题。例如，档案内容不完整，归档率不高;档案内容与企业实际情况不符;档案规范性较差，保存杂乱等。企业档案质量较差不仅会影响档案内容的时效性、完整性、专业性，导致在档案信息分析时无法获得正确的信息，影响企业发展，甚至还可能会埋下一定的隐患或带来巨大的损失。

2.2 档案工作人员水平不高

企业中档案工作人员的素质水平不高也给档案的利用造成了一定的影响。造成这一问题的主要原因一方面是企业对档案工作不够重视，在档案人才队伍的建设上给予的支持力度不足，人才引进和培训教育工作开展不到位，对于档案人员缺乏科学的管理和考核;另一方面则是部分档案工作人员对于自身岗位工作的认识不到位，认为档案工作就是对相关文档、资料进行整理和保管以及提供档案查询服务，进而导致其对待工作不够认真，缺乏责任感，缺乏积极向上和自我学习提高的意识。

此外，由于企业以及部分档案人员对于档案工作认识不到位，认为该工作就是简单的文件整理，缺乏档案开发意识。企业档案资料的开发利用工作落实不到位，或者对企业档案的开发深度不足，没有充分对档案的内容进行发掘和利用，从而导致了档案中蕴含的信息价值无法在企业发展中获得良好的体现。

2.3 档案信息化建设有待加强

在当前信息技术飞速发展的社会背景下，信息技术在各个行业中获得了广泛的应用，在档案工作中应用相关技术可以有效的提高档案管理效率和数据发掘深度。因此，档案信息化、数字化建设成为新时期档案工作发展的一个必然趋势。例如，信息化技术的应用能够实现档案管理工作与企业业务数据库的前端对接，进而在相关工作的开展中可以直接的获取相关数据，保证元数据收集的完整性，以及档案查找、利用范围的扩大。

尽管当前多数企业都十分重视档案信息化、数字化建设的开展，并进行了相应的投入，但在部分企业中信息化的建设实际效果却不尽人意，信息化档案管理效率和服务水平无法满足企业发展需要。其中常见的问题主要有：档案信息化相关的软硬件设施建设落后，存在着设备老旧、长期使用、故障频发的情况;企业档案资料内容庞大，传统纸质档案向电子档案转化的进度十分缓慢，缺乏相关标准;在电子档案的原始性、凭证价值以及安全性保障等方面缺乏良好的解决方案，相关问题还在进一步讨论;信息化档案开发利用理念落后，对相关技术的应用不足等。

3 企业档案利用问题的解决策略

针对上述在企业档案开发利用工作中存在的问题，企业必须要积极地采取有效措施进行解决和完善，从而充分的发掘企业档案价值，为企业发展提供更好的支持。针对上述问题，企业可以从以下几个方面着手采取相关措施。

3.1 完善企业档案工作的相关制度

3.1.1 规范企业档案质量标准

良好的档案质量是对发掘信息价值的基础，而档案质量的保障则需要完善的质量标准和管理规范作为支撑。因此，企业在加强档案开发利用工作是时必须要对完善档案质量的相关标准和规范。例如，企业要针对档案的收集、编制、归档等工作环节提出明确要求，加强对档案资料采集整理过程中的质量控制;企业要对档案的内容格式、表述等方面提出明确要求，如文字描述应准确、详细，图片、视频等要清晰、色彩还原，做好对时间、地点等相關标签信息的标注。此外，企业还要建立起相应的档案质量监督审核工作，对于质量审核不通过的要退回重新编制;做好档案储存管理工作，档案独立成卷，单独存放，保证储存环境恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。

3.1.2 优化企业档案工作流程

企业要完善档案工作的开展的相关制度建设，结合新时期企业发展需要对档案工作流程进行优化。例如，对于工程项目建设的相关单位来说，在档案采集上要充分利用现代技术，如无人机航拍、遥感技术、GIS技术等，提高档案信息收集效率和全面性;在档案管理以及开发利用上要结合相关项目建设以及企业发展的收集需求，以及档案的开发利用效果为核心，明确档案工作开发方向和目标，及时发展项目建设中可能与遇到的争议、历史遗留问题或其他问题;加强企业内部档案管理部门与各业务部门之间的交流沟通，完善档案权限的开放，从而为档案利用工作提供更好的支持;加强与城建等相关部门的合作和档案共享，为企业发展和工程建设提供更好的档案服务。

3.1.3 加强档案考核制度建设

为了保证企业档案管理和开发利用工作的有效开展，还要加强对档案工作考核制度的建设。企业要针对档案工作的质量、档案开发利用效果等方面制定出相应的考核标准，对于企业档案工作的各个环节、各项职责进行划分，将相关工作的责任落实到个人，并将考核结果与相关岗位人员的薪酬、奖金、晋升等方面进行挂钩，从而保障档案管理和利用工作的高质量展开。此外，企业在完善档案考核制度的同时还要建立起档案工作反馈制度，从而实现将考核工作中发现的问题及时反馈到企业相关领导及档案管理部门，推动档案利用工作的更好进行。

3.2 提高企业档案人员的素质水平

3.2.1 加强高素质档案人才的引进

企业要充分认识到档案开发利用对于新时企业发展的重要性，积极通过与相关高校、培训机构等进行合作定向引进人才，或者从人才市场上招聘相关人才，加强企业档案人才队伍建设。在企业引进人才的过程中，相关管理者要了解档案开发利用工作的相关内容，结合当前企业对档案工作的需要并通过与档案部门人员进行沟通了解当前工作中的不足，从而保证引进的是企业档案良好利用所急需的人才。

3.2.2 加强对档案工作人员的培训教育

相较于新引进的档案人才，现有档案人员对于企业有着更好的忠诚度，对于企业状况也更加了解。因此，企业要加强对档案人员的培养教育工作，通过定期组织相关人员参加培训学习，对其档案理论、管理能力、档案开发能力、信息技术水平以及职业道德、政治素质等方面进行提高，使其能够更好的满足新时期企业档案工作的开展需要。

3.2.3 完善档案工作相关激励措施

企业在引进档案人才以及对档案工作人员进行培训教育的同时，为了保证企业对人才的良好吸引力以及档案人员参与培训的积极性，企业要在相关激励措施方面进行完善。首先，企业可以通过提高档案人员待遇，在档案考核工作的基础上，对于工作效率较高、质量较好的人员给予一定激励，包括薪酬、奖金等物质奖励，表彰、表扬等精神奖励以及提供上升渠道、对困难职工做好关怀慰问等方式，从而有效的增强企业档案人员的积极性、责任感和归属感，积极提升自己，在档案工作中贡献出更多的力量。

3.3 加快企业档案管理信息化建设

3.3.1 加强对档案信息化的多方面支持

企业要认识到新时期档案信息化的发展趋势以及其对档案利用效率提升的重要意义，在制度、人力、物力、资金等多个方面给予相应的支持。例如，在制度方面企业要针对档案信息化管理的特点对档案采集、编制、归档、管理等工作环节提出相关要求并建立起相应制度，制定符合档案信息化需要的相关标准;在人力方面，企业在引进档案人才以及相关培训工作中要加强对信息技术水平的重视，保证相关人员具有良好的信息技术应用能力和信息化管理水平;在物力及资金方面，企业要加强对档案信息化建设所需要的软硬件设施的投入和建设，保证相关设备具有足够的性能满足档案信息化管理以及档案分析利用等工作的需要，完善企业内部网络建设、做好档案数据库保障措施等。

3.3.2 加强信息技术在档案利用工作中的应用

在档案信息化管理的背景下，企业要建立起相应的档案资源开发体系来加强对档案资料的发掘和利用。首先，企业要完善纸质档案向电子档案转化策略，针对需求大、利用率高、信息价值较高的档案资源优先进行数字化，通过统筹规划实现企业传统纸质档案资源有条不紊、及时准确的转化为电子资料，并建立起档案数据库，为档案的开发利用奠定基础。其次，企业要积极加强对大数据、云计算等技术在档案开发中的应用，提高对档案资料分析的有效性，为企业的经营、决策和发展提供准确的数据支撑。再次，企业在开发档案数据的过程中要注意结合企业发展实际需求，根据当前政策导向、市场发展趋势，以推动企业可持续发展为目标，科学、合理开发和利用档案资源，帮助企业发现和解决新时期发展可能遇到的各种问题。最后，企业要重视档案开发利用在实际工作中的应用效果，通过档案工作信息反馈制度，对档案的开发利用过程以及数据应用效果进行监督管理，并根据反馈信息对档案利用工作进一步完善。

4 结语

综上所述，新时期企业的发展要重视对档案的开发利用。针对当前企业档案工作中存在的一些问题，企业要积极采取有效措施，通过加强相关制度建设，加强档案人才队伍建设、加快档案信息化管理建设等方式，从而充分的发掘出档案的信息价值，为企业的发展提供良好保障。

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