事业单位人事档案管理中存在的问题及措施分析

黄鹏

摘 要：人事档案管理工作为事业单位人员的选拔以及人力资源的配置提供了强有力的支持，有效的促进了事业单位事业的发展。本文对事业单位人事档案管理的意义作了总结，重点对信息化程度欠高、管理体制不够灵活、管理队伍素质欠高、质量不高等管理问题作了总结，最后提出了加強事业单位人事档案管理的措施。

关键词：事业单位;人事档案;管理

1 事业单位人事档案管理的意义

人事档案是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。现代事业单位管理理论强调管理的核心是人的管理，人必须具备一定的能力才可能完成管理过程。而人事档案可以证明一个人从学校到各个工作岗位不同时期的人生轨迹，是工作经历的记录，事业单位从而全面准确地了解个人的情况，为人力资源的正确选拔和配置起到了重要的考核依据。近年来，由于各方面的原因，事业单位人事档案管理发生了诸多变化，出现了一系列问题，给事业单位人事档案管理者在工作中造成了一定的困难。目前在事业单位中人事档案管理工作仍存在一些问题，特别是进入新世纪以来，人员流动频繁，原有的人事档案管理体制的弊端日渐显露，因此人事档案工作如何与时俱进，以及充分发挥为经济社会服务的职能，已成为我们必须努力解决好的一个重大课题。

2 事业单位人事档案管理中存在的问题

2.1 档案管理的信息化程度欠高

事业单位人事档案管理的信息化程度低，是工程单位人事档案管理中最主要的问题。在信息化时代，无论是人事档案查阅、调动，还是应用，都离不开网络，但事业单位内人事档案管理尚不能满足信息化档案应用的要求，使得档案管理工作本身的效率大大降低。

2.2 人事档案管理体制不够灵活

部分事业单位的人事档案管理体制过于呆板，不利于档案管理工作的有序进行，尤其是在社会主义市场经济建立之后，人们有了更多的就业选择，人才的流动性大大提高，部分工程就业人员在离职之后，其人事档案得不到及时的更新，造成档案与实际情况不符，不利于人事档案管理工作的开展，同时工程单位在后续的人才以及培训选拔工作中，还会因为错误的人事档案信息造成不同程度的差错，致使大量人才流失。

2.3 管理队伍素质欠高

对于档案管理所需的专业复合型人才，在事业单位管理系统中还是十分缺少的，部分人事档案管理工作岗位往往是由本单位的其它部门兼职，因此并未引起足够重视，隐藏了诸多问题。例如缺乏档案管理的安全意识与特定流程，加之部分人员没有经过专业培训就直接上岗，对于档案管理概念模糊，且并未真正掌握档案材料收集、整理、归档、装订等流程，达不到“归档齐全完整、鉴别认真、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”的要求，档案管理队伍素质整体偏低。

2.4 人事档案管理质量不高

人事档案是完整反映人员情况的材料文件，其信息应该要真实的反应人员情况，但部分事业单位的人事档案材料内容缺乏反映人员真实情况的信息，且往往较为空洞，缺乏实用的内容，甚至多数单位的人事档案内容主要是对单位员工个人经历、学历以及政治面貌等一般情况的反映，而反映个人道德品质、业务能力以及专业特长的内容较少，档案材料反映过去情况的较多，而反映现实情况的较少，而且不管是个人总结还是组织意见都缺乏客观的评语，且不能全面的、客观的评价和反映事业单位各单位员工的实际情况，这种一定程度上加大了管理工作的难度。

3 加强事业单位人事档案管理的措施

3.1 加强人事档案的内容完备

现代工程制度最明显的特征是“产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学”，人事档案管理制度作为其中的一项内容也应完善起来，使其能够正确反映出一个人的个人经历、德才情况等。事业单位的人事档案管理是以最大限度激发员工创造力，达到最佳的社会效益和经济效益为目标，这跟一般机关干部的做法还是有很大的区别，所以事业单位人事档案管理除目前的基本内容外，还应结合事业单位自身管理需求充实部分内容，同时只有通过调整事业单位人事档案的内容构成，才能形成具有事业单位自身特色的人事档案管理体系，而不仅仅是照搬原本的人事档案管理体系。

3.2 健全制度，规范档案管理

首先要按照相关要求，明确人事档案管理职责，补充完善单位的各种规章制度，对档案工作人员职责以及人事档案的收集归档、鉴别整理、利用转递、查阅借用等内容和程序进行详细规定。其次加强档案的全面收集工作，完善档案内容。随着我国政治经济体制改革和人事制度改革的不断深化，事业单位职工的岗位聘用合同及录用、解聘、辞聘过程中形成的材料、年度考核、专业技术职务晋升、调动、调资等需要存入个人档案的材料越来越多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。因此在具体工作中要严格按照“真实、全面、准确”的档案整理工作原则，及时收集反映职工表现的各种材料，不断充实人事档案内容，认真做好各种材料的鉴别分类工作，使人事档案整理归档工作更加科学、全面和完整。

3.3 提升工作信息化水平

人事档案是人才信息资源库，合理利用各种资源，可使其最大限度地发挥作用，因此把先进的信息技术手段引入人事档案管理，及时、准确地整理人事档案信息，可进一步规范档案管理，提升工作效率。首先可将计算机网络引入人事档案管理，充分发挥计算机、扫描仪、打印机等现代设备和技术的作用，将人事档案中文字材料、照片声像等信息进行数字化处理，使其转变成数据信息，保证人事档案纸质材料与数据格式并存。其次要充分利用信息网络技术，创新人事档案管理模式，主动发布非涉密的人事档案信息，同时还可提供优质高效的人才档案信息服务和信息交流。

4 总结

总之，人事档案管理工作是事业单位部门不可或缺的管理工作之一，其改革已提上日程，在这一改变过程中，通过改变旧有模式，借助现代化的技术与观念，充分有效地利用人事档案的价值，可促进人事档案管理工作不断走上法制化、科学化、规范化的轨道。

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