新形势下人事档案管理存在的问题及对策

王聃

摘 要：人事档案是所有机关、企事业单位的经历、思想政治品德、工作能力、业务表现和工作业绩等多方面的综合体现，也是国家各企事业单位对人力资源开发的重要依据和基础。下面本文对新形势下人事档案管理存在的问题进行分析，进而提出解决该种问题的重要措施，以供参考。

關键词：新形势;人事档案管理;问题;对策

在各机关、企事业单位中，档案管理有着极其重要的意义和作用，档案资料中存有各个单位和企业的重要发展历程和重要结构体现，因此对档案管理工作进行深入研究能够积极促进档案中各个工作环节的快速发展。另外随着信息化技术的不断深入，我国档案管理也在向着现代化、信息化方向迈进，无论是在管理技术、方式还是资源方面都实现了现代化管理的目标。但是在实际应用中还存在一些问题有待解决，因此需要找到一种可行的措施与方法，促进我国人事档案管理工作的顺利发展。

1 新形势人事档案管理存在的问题

1.1 思想观念有待提升

我国人事档案管理工作存在的时间较长，在长期发展中已经形成了一定的思维方式和工作观念。在目前的人事档案管理中，关于管理观念方面存在两方面的极端思想，分别是无用论和神秘论[1]。这两种思想都严重阻碍了目前我国人事档案管理工作的顺利实施。人事档案管理的无用论是在市场经济的发展下，只要不是在政府事业单位工作的，人事档案管理工作相对而言毫无价值，一些单位记录人事档案阶段不够及时，并且存在随意将档案丢弃的问题，导致人事档案残缺，或者丢失现象较为严重。另外很多企业会将这些人事档案丢弃在库房之内，并没有实施有效的应用和管理。而神秘论中认为人事档案是一种记录人们隐私和政治思想的重要材料，只能在用人单位中体现，因此导致人事档案的个人思想政治与社会关系方面较为重要，而对个人能力和个人素质方面存在忽视的问题，导致其收集的资料和信息存在造假的行为较为严重，难以利用人事档案将个人的综合素质全面体现。进而在这两种思想的影响下，现代人事档案的管理工作难以快速落实和实施，为其未来的发展造成严重的阻碍。

1.2 管理制度有待完善

我国人事管理部门包含组织部门、人事部门以及劳动部门等，但是目前我国现有的人事档案管理制度存在不够完善且混乱的问题，这样会导致人力、物力或者财力方面都会发生分散或者重复建设的问

题[2]。例如我国的工程项目管理方面，由于人员的数量较大，并且部门较为复杂，很多部门都存在人员流动性较大的问题，但是在实际管理中很多人事部门由于这些因素的影响，难以准确记录这些部门的所有人员资料，并且对于一些已经离职的人员并没有明确标注，导致管理出现混乱。另外在制度执行阶段也存在不完善的问题。一般目前的人事资料都是由档案管理部门提供，而现有的档案管理人员的数量却难以满足实际的工作需求，进而难以在短时间内有效的收集到完整的人和事档案资料，最终导致人事档案资料的欠缺和不完整、不真实的问题频繁出现。

2 新形势人事档案管理问题的解决措施

2.1 树立正确的人事档案管理观念

需要将传统两种极端思想进行摒弃，结合大力宣传的方式树立正确的人事档案管理观念。同时需要人事档案管理部门要结合目前新形势的发展趋势，继续更新工作观念，不断丰富人事档案的管理内容和模式，加强人事档案的使用价值，将其在人力资源开发建设方面的工作功能和作用有效发挥，让政府和相关单位以及个人明确人事档案管理工作的重要性和价值。对于个人而言，要对其加强宣传教育，让每个人都以意识到人事档案管理的重要意义，并将这些信息作为档案作用发挥的依据和凭证，并且很多关键的个人证明等手续都离不开人事档案管理工作。其在合同签订、工作流动、工龄计算以及职位申报、养老保险的办理和职称进阶都有着重要的意义和作用，将其与个人利益相互挂钩，进而使个人能够积极配合人事档案管理工作。

2.2 统一人事档案管理部门、规范人事档案管理机制

需要在新形势的背景下，统一我国的人事档案管理部门，建立国家级别的人事档案管理各级系统，进行统一领导、分级管理，实现统一集中的管理制度。进而利用该制度有效的改善现阶段管理混乱和分散的人事档案管理形式，将有限的财力、人力和物力都充分运用到现代人事档案管理工作中，充分发挥人事档案在社会经济建设发展中的重要地位和作用。另外需要发挥各级人才市场在人事档案管理中的重要作用，建立完善的政策和法规保证人才市场的健康发展，同时需要完善和创新我国人事档案的收集、传递和管理工作，利用相关制度来规范我国人事档案管理工作。

2.3 建立现代化人事档案管理模式

在传统的封闭管理模式下，进行改进和创新，进而建立和发展现代社会化开放式的人事档案管理模式。这种模式的建立，是目前经济市场条件下发展的一种新型模式，也是对人事档案管理模式的补充和填补[3]。人事档案的利用本应该向着资料本人适当开放，让个人能够了解自己档案的内容，进而利用该模式为个人或者企业提供全面、多样化的人事档案管理服务，进而满足个人或者企业对于人事档案的具体需求，将人事档案部门的新形象树立完全，推动我国人事档案管理工作的顺利开展和落实。另外需要将纸质版的人事档案作为工作开展的基础，结合现代信息化技术建立人事档案数据库，提供个人或者单位的查询端口，便于日后个人和单位建设与发展对于人事档案的有效提供，进而加强用人单位与人事档案管理部门的人才信息交流与沟通。

2.4 建立现代化人事档案管理人才队伍

人才在人事档案管理中既是被服务的对象又是服务对象，其是一个单位或者企业的发展源动力，也是人事档案管理部门快速发展的关键因素。因此需要人事档案管理部门配备思想道德素质较高、文化水平较高和业务能力较强的人员来从事人事档案管理工作。但是目前由于人员流动性的原因和管理人员不足导致人事档案管理存在较多的问题，所以需要首先加强对管理人员的专业培训，提升其自身的专业知识与业务能力，其次需要引进高素质、高度工作责任感和业务能力强的相关管理人才，结合现代化手段实施人事档案的科学管理。最后引入竞争机制，提升工作人员的工作热情和自身的工作责任感，进而保障人事档案管理工作的正常运行。

3 结语

总体而言，新形势下人事档案管理工作面临着极大的挑战，同时也暴露出工作中存在的问题，因此需要加强对人事档案工作的管理意识、管理方式和管理手段的创新与升级，结合现代信息化手段提升人事档案管理效率与质量，进而为企业和单位的长期发展奠定良好的基础。

参考文献

[1]王瑞玲.新形势下档案管理现代化问题及相应的对策[J].科技经济导刊，2020，28（03）：243.

[2]郑新兴.新形势下人事档案管理工作的困境和对策[J].办公室业务，2019（22）：170-171.

[3]董瑞琪.浅谈新形势下人事档案管理信息化建设[J].财富时代，2019（09）：133.