提高企业档案管理与资源整合的管理水平

王大龙

摘 要：企业档案管理是指对档案信息以及档案实体进行管理以及应用的各项服务，是国家发展档案事业的基础，包括档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用这八项工作。要提高现代企业的档案管理与资源整合的管理水平，就要注重档案管理的科学化发展，并不断优化资源配置。

关键词：档案管理;资源整合;提高管理水平

档案管理工作建立在大量信息数据的基础上，管理工作较为复杂，我国现阶段的档案管理存在大量不足，并面临着向电子化转型的趋势。在当前形势下，档案管理工作应当积极寻找突破口，要建立现代化的管理机制，做到与时俱进，使管理模式向现代化转变。在资源整合方面，企业要不断调整战略目标，始终将资源利用最大化以及寻找客户最佳需求点作为发展方向，提高管理水平。

1 提高档案管理的管理水平

1.1 我国的档案管理工作现状

我国的档案管理正由纸质化逐渐过渡向电子化，人们在日常生活中查询档案多是通过网页信息检索，但不同的部门之间很难做到使用共同的软件，不同的软件之间存在信息不兼容的情况，在信息的利用方面造成极大不便。我国现行的统一规范不能完全适用，存储的方式过于多样化，包括光盘、磁盘，各个档案库所采用的自动化工作也没有统一标准，种种历史原因导致档案管理缺乏规范。

1.2 提高档案管理水平的有效举措

建立完善的划分以及管理流程，分门别类对不同项目的档案进行编码，并借助计算机对档案进行管理，建立档案编码与存储位置之间的关系，可以通过输入档案编码直接提取档案位置，建立一体化的管理方式。使档案存储规范化，在档案進行归档前，要对档案进行检查，保证档案信息完善并符合相关规范，对归档的档案建立统一标准，有利于推动档案信息工作自动化。我国现有档案大部分仍是以纸质化的形式存在，纸张在长时间的保存过程中对保存环境有较大要求，档案管理室要时刻配备灭火器，加湿器，除湿器等专业设备，对环境进行除尘以及杀菌，满足各个季节的需求，在保存过程中也要定期对档案进行检查，防止发生丢失或是存放位置有误等情况。

1.3 严格遵守档案管理相关流程规定，推动档案管理信息化发展

保证本单位档案工作严格贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策，在企业管理的过程中，要加强对档案工作的监督，将档案管理工作纳入日常计划中。在档案管理信息化的阶段要符合《电子文件归档与电子档案管理办法》，文档信息收集时要及时进行备份，按照《档案著录规则》的规定制作电子版的目录，定期把符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式存储到可长期保存的脱机载体。使用统一的管理平台，有利于档案之间的调动和使用。在档案管理的过程中，要切实将责任落实到每一名员工，充分调动员工的工作积极性，提高档案管理的管理水平。

2 提高资源整合管理水平

2.1 提高资源利用效率，优化资源配置

在资源的利用过程中，为了提高利用效率，企业要加强资源整合能力，从而达到对资源的合理配置。在企业管理的过程中，我们要对档案信息加以利用，并对档案信息的价值进行深入挖掘，对于未经加工的档案信息要进行分类，归纳，以便于在信息利用时更好的进行对比，发挥档案管理的内在价值。推进档案管理电子化需要先进的技术和设备，企业要选择与自己档案管理方式适合的设备，有利于推动档案管理的资源整合。资源整合贯穿于企业管理的每个方面，在资源整合与档案管理的过程中，要加强各部门之间的配合，形成完善的资源整合管理体系。

2.2 加强科学管理，实现创新服务

传统的档案管理中，对档案的查询是一件复杂的事情，需要对照目录，在庞大的档案库中靠人工寻找。运用现代化信息技术，建立网络检索方式，将档案输入数据库中，可以通过网络检索的方式对档案进行定位，可以方便查询，满足各部门对档案使用的需求。档案管理的工作人员要树立服务意识，增强主动性，在工作中，要不断吸取意见进行改进，也要加强与各部门之间的联系，更好的提供档案查询的服务。为了保证档案数据库的安全，应当采取加密措施，员工在提取档案的过程中需要输入密码，对于不同部门的员工开放不同的权限，只能查阅相关的档案，保证企业的机密不会被泄露，将损失控制在最小的范围内，也可以采取不同类别的档案分别存储在不同的位置的方法，重视档案管理中的安全工作。

2.3 培养专业人才，推动管理科学化

档案管理工作需要专业的人才，企业在招聘档案管理的员工时，一定要注重专业能力，专业人才具有更高的水平以及更负责的态度，能够迅速适应企业的管理方式，并找到合适的档案管理方式，根据企业的运营情况进行针对性的选择。也可以对现有的档案管理的员工进行培训，学习先进的理念以及管理方式，提高管理水平。档案管理人员要学习先进的管理经验，熟练运用现代化的信息设备，使档案管理更加科学化。

3 结束语

企业的发展要顺应现代社会的发展趋势，档案管理以及资源整合的管理水平也要不断提高，与现代化信息技术相结合。在提高管理水平的同时，要与注重管理体系的完善、加强各部门之间的联系、对员工进行再教育等辅助手段相结合，共同推进档案管理与资源整合水平的现代化。为企业发展服务，推动资源优化配置，提高企业总体竞争力。

参考文献

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