推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化研究(1)

戚玉柱

摘 要：机关单位是组成国家单位的重要部分，它作为国家单位中不可缺少的一部分，它的特殊性和重要性不言而喻。对于单位内部的管理来说，规范化并且标准化的档案管理有着重要的意义。在我们国家城市发展建设取得了一定发展的形势下，机关事业单位发展也呈现出来比较良好的趋势，其内部管理持续在一个不断完善的状态。但是对于档案管理工作来说，它还存在这一些不足之处，就是机关事业单位没有很好地进行档案工作的管理，由于传统的档案管理模式是比较落后的，已经不再适合当今的要求，所以要推进机关事业单位档案管理的规范化和标准化。

关键词：机关事业单位;档案管理工作;规范化;标准化

随着现在时代发生了巨大的变化，在时代不断发展和进步的情形下，人们对于机关事业单位档案管理工作投以关注并且重视的目光，人们越来越看重机关事业的档案管理工作。但是对于这项工作来说，它还存在着一些不足的地方，需要去不断完善，正是因为档案管理工作处于不够完善的状态，所以在一定程度上也给单位工作带来影响，而且也无法很好地提高工作效率。由于档案的数量呈现着上升趋势，如果不能很好地解决问题，就会越发不利于工作展开，所以推进档案管理工作的规范化是必然的要求。

1 机关事业单位档案管理工作存在的不足

1.1 落后的档案管理方式

机关事业单位的档案管理方式不新颖，没有创新，一直在采用已经过时的方法进行档案管理工作。在进行档案管理工作的时候，接触的是一份份档案，这些档案有其专门的地方放置，在进行档案管理工作的时候，将这些档案放在指定的位置，如果要使用它们的时候，就到放置的地方进行查看，在查看的时候要花费比较长的时间，使用的时间有可能是几个小时，有可能就要几天的时间。显然这种档案管理方式的效率是不高的，虽然说在以前的工作中，它有着高地位，但是随着社会的不断进步，也随着档案的数量增加，这样的方式已经不再适合机关事业单位的档案管理[1]。所以在面对效率低下的传统档案管理方式的情况下，事业单位的档案管理方式不能继续再用这种过时的管理模式，必须要采用新的管理方式。此时，实现信息化管理，网络化管理可以有效地改变因采用传统管理模式，而导致的工作效率低下的问题，用计算机管理档案可以产生较多的好处，这是一种高效的管理方式。

1.2 对档案管理工作的认识不足

通常情况下，机关事业单位总是把一些比较实际的工作当作是主要工作，并且将这类工作看作是重点，对这类工作的重视程度远远高于档案管理的工作，出现这种现象的主要原因就是机关事业单位的领导对档案管理的工作不够重视，在他们看来档案管理的工作既不能展现出所做出的成绩，也不能够带来利益。所以，在安排人员工作的时候，一般都将人员安排到其他的工作中，很少会精心地安排人员进行档案管理工作，大多数情况下，就将工作水平较差的人员安排到这份工作中。

2 机关事业单位中档案管理工作的重要性探讨

档案管理工作在机关事业单位中占有举足轻重的地位，它发挥着极大的作用，它不仅记录着员工的个人信息，与此同时它也在一定程度上表现出单位的集中管理。现在规范化标准化的档案管理已经成了衡量事业单位管理能力的重要标准，档案管理的水平高低也能在一定程度上展现领导管理能力的高低，一般来说，档案管理的水平越高，其领导能力也相对越强[2]。加强机关事业单位的规范化管理，能够有效地提升员工对档案管理工作的重视程度，对提升员工的档案管理意识具有极其重要的意义[3]。

3 推进机关事业单位档案管理的措施

3.1 改变档案管理的方式

从现在的情形来看，传统的档案管理方法是不可取的，因为这种低效的档案管理不仅不会给档案管理工作带来积极的作用，反而会带来一些不利的影响，为了不再使用过去的纸质档案管理方式，机关事业要采用其他的档案管理方式来进行管理工作的展开，而利用信息化保存方式便是一个好的选择，这不仅可以减少投入过多的人力和物力，更重要的一方面是它可以有效地提高档案管理工作的效率，这样就会使得在资料的查阅等方面更加地方便，能够更好地节约时间。将档案管理的方式进一步改善后，档案管理人员就可以通过计算机网络很好地实现信息的查询。这样的优势表现在，不仅可以对机关事业内部人员的信息大概地进行掌握，与此同时，还可以清楚地知道各项工作的展开情况。而且利用这样的方式进行档案管理，可以保证数据不容易丢失。

3.2 进一步完善档案管理制度

对于档案管理工作，要想在保证它的规范性和标准性，就要有一个完善的制度，制定完善的档案管理制度，对于高效率的进行档案管理工作具有很大的帮助[4]。机关企业要想将档案管理工作的重要性充分地发挥出来，就首先要明确自身的情况，根据自身情况，并在相关部门的积极配合下，将档案工作不断地完善，对于管理部门来说，就要要求部门里的人员做好自己的本职工作，并且在进行档案管理的工作中，严格地按照档案管理制度进行工作。

3.3 大力宣传档案管理工作的重要性

机关事业单位要将档案管理工作重视起来，同时，也应该加强对档案工作的宣传，让其他的人员也充分认识到档案管理工作所占据的重要地位。机关事业单位可以利用公司宣传栏，同时还可以借助会议等向全体职工宣传档案工作的重要作用，从而让每个人都形成一种重视档案的意识，这样就可以推进档案管理工作的规范化和标准化。

4 结束语

档案管理工作对于机关事业单位来讲，具有重要的影响，在进行档案工作的时候，传统的档案管理方式已经不再适用，所以要将档案管理方式进一步改善，而采用信息化的管理方式是比较好的选择，能够更好地促进管理工作的展开。

参考文献

[1]姚武.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化[J].中国管理信息化，2016，1915：174-176.

[2]陈芳.关于推进机关事业单位档案管理工作的規范化与标准化探究[J].办公室业务，2017，05：92.

[3]张理岚.推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化的策略探索[J].科技创新导报，2018，1528：120-121.

[4]李峰.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化[J].现代经济信息，2018，24：139.