浅析新技术在档案管理工作中的应用

摘 要：随着新技术的推广，我国档案行业发生了巨大的变化。本文主要分析了新技术在档案工作管理中的应用现状，探讨了在档案管理中新技术的重要性，分析目前存在的不足之处，提出个人的优化建议。

关键词：新技术;档案工作;档案管理

1 前言

在“互联网+”的时代，伴随着大数据、云计算、人工智能等新技术的普及和广泛应用，导致很多行业都发生了天翻地覆的变化，我国档案行业也逐步向科学化、专业化、数字化的方向迈进。2014年3月11日在杭州召开的“智慧档案”建设研讨会上，各省市的档案专家就“互联网+”对未来档案事业的影响，一致认为“互联网+”新技术应用于档案是今后档案事业发展的方向。2016年4月1日，国家档案局印发《全国档案事业展“十三五”规划纲要》，在文件中进一步提出要加快“档案文件信息化的进程”。在大数据时代，新技术正在推动档案信息化的深度融合发展。

2 新技术在档案工作管理中的应用现状

随着我国社会经济及社会经济事业的蓬勃发展，在我国信息化新技术不断广泛应用的形势下对档案工作管理和应用有了新的要求。我国现阶段每个行业都需要科学的档案管理，数字化档案的广泛应用利用在一定程度上推动了档案事业的管理的变革。新技术环境下，档案资源的总量越来越多，数量庞大。在信息化社会，新技术的应用对新型档案资源的开发利用有着重要得意义，这也是广大学者积极探索的原因。

3 新技术在档案工作管理中存在的不足

1）安全问题。目前很多档案馆缺乏对档案新技术软件的管理和维护，档案管理的工作人员对档案信息安全防范意识比较薄弱，会引发许多档案信息安全问题。很多档案部门的相关新技术软件出现的跨站脚本病毒攻击及文本上传出现漏洞等问题得不到及时的修补，用户访问权限也比较简单，对系统的应用程序和相关数据的维护力度不足。另一方面，档案部门的硬件设备不符合要求，这就无法保证档案信息的安全。另外从计算机的硬件配置及操作系统与档案管理软件的不兼容，会使档案的数据遭到破坏和丢失。有的档案管理部门在使用硬件设备时，由于设备之间的不兼容，在档案数据传输及档案资源的利用过程中，给档案信息的安全带来风险。

2）数据整合问题。虽然目前新技术的应用得到了很大的发展，但是对于大部分的档案管理相关单位来说，针对档案工作的管理还是比较趋向于比较传统的管理模式，技术比较滞后，在档案数据的整合工作中缺乏新技术的使用。面对如今大数据、云计算、人工智能等新技术的发展，如何有效利用在档案数据的挖掘、分析、整合，是首要解决的问题。随着网络信息化进程不断加快，越来越多的数据不断产生，档案事业对海量数据的整合已经显现出力不从心的态势，针对档案数据的整合，进行存储与密钥安全，做好归档、保存、检索、利用等方面的安全保障，从而达到档案管理优化最大化。

3）档案信息资源共建共享问题。伴随着我国通讯技术、信息技术等新技术的不断发展，我国对档案信息资源的要求也在不断提高，现阶段我国档案资源不够丰富，共享资源比较匮乏，缺乏对个性化的档案信息数据的收集整理，同时在档案管理过程中并没有将原有的档案数据进行全文数据库处理与转换。档案资源共享平台的建设不完善，在架构上存在一些问题也是需要我们重点关注的。目前我国的档案资源共建共享平台缺少技术的保障，共享平台还需要进一步优化，这就难以满足用户对该平台的使用需求，具体表现在档案信息资源共建共享平台的基础不扎实，没有将档案的收集、鉴定、整理、保管、编研、统计、检索、利用全部纳入档案信息共享资源库。

4 新技术对档案管理工作挑战的策略分析

1）加强对档案信息安全管理的技术支持。档案管理部门在运用档案管理系统软件的时候要特别慎重，前期调研工作要周密，要根据自身对档案管理的需求，对开发档案管理软件的人员提出个性化、有针对性的要求，在经过多次的测试、运行等，保障软件的正常使用，性能稳定，从而不断完善档案信息安全管理系统。同时，要加强档案信息安全技术的措施。可以采用多重安全技术手段，采取优中选优的防范手段。充分利用多个新技术，要多层次、全方位、多级别的进行控制管理，保障档案网络的安全性。档案的信息资源数据库对安全性的要求比一般的网站要更加严格，必须要保障网站的安全，严防黑客利用网络安全漏洞进行攻击。

2）加强对档案数据的整合，提升有效性。要做好档案数据的整合，首先就要对档案整体的基础数据进行整体的汇总整合，这是档案数据整合的基础工作，即将档案的收集、鉴定、归档、编目、检索、开发、统计、编研，包括图表、图像、音频、视频、电子文档等基础数据，通过计算机信息处理技术进行数据转换，符合档案管理信息化、规范化的要求，从而达到档案数据的集中、完整。其次就要加强对档案管理人员的培训，让档案工作人员尽快熟练的掌握档案管理的新技术，转变档案管理的理念，优化档案管理的运行模式，充分利用新技术对档案数字化信息进行整合，不断提高档案数据整合的准确性，使档案的利用价值最大化。

3）优化档案信息资源搭建共享共建平台。首先，需要丰富档案信息资源，这是实现档案资源共建共享的基础和前提。要不断加强档案资源建设，对档案进行检索、鉴定、解密、归档，进行数字化的转换，夯实档案数字资源平台的基础搭建，充分利用新技术，为日后档案工作的推进打好基础。用大数据的思维模式建设、评估平台，做好技术支持和系统工程。其次，要优化共享平台。根据服务对象的个性化需求，利用新技术对原始档案信息进行深度挖掘、分析，丰富档案服务内容、服务范围，不断优化个性化服务和共享平台。最后，要创建档案信息的共享机制，这是实现档案信息共建共享的主要机制保障。

5 结语

随着新技术的发展，为档案管理工作带来了诸多好处，大大的提升档案管理工作的效率，数字化、信息化的推进，极大地促进了档案信息资源的共建共享，科学有效的对档案资源进行整合，节省了人力物力财力。要不断加强档案管理新技术的应用，发挥新技术的优势，推进档案管理工作又快又好的发展。

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作者简介

李媛俐（1993-），女，汉，安徽合肥，在读硕士，扬州大學社会发展学院，研究方向：图书情报。