高校研究生档案管理初探

魏凤玲

摘 要：高校研究生是国家未来发展的精英，他们的成长、学习以及表现都会记录在他们的档案中，这些档案也会成为他们进入社会的重要参考依据。高校对研究生档案的管理水平也可直接展示出高校对研究生工作的管理能力。本文主要从高校研究生档案管理的重要性、存在的问题及加强完善高校研究生档案管理的措施三个方面进行粗浅分析，希望能给高校研究生档案规范化管理提供一点借鉴。

关键词：高校;研究生;档案管理

基金项目：本文系河南省高等教育教学改革研究与实践项目（研究生教育）“汉语国际教育硕士海外实习与毕业论文一体化研究与实践”（项目编号：2019SJGLX038Y）成果。

高校研究生档案对学生的成长以及进入社会都有很重要的影响，可以成为为社会的发展提供优秀人才的重要信息源。研究生档案不仅要记录研究生的学籍情况，还需要记录研究生在校的学习和生活情况、获奖罚的情况等，这样才可以通过研究生档案看出研究生在校的表现以及他们的能力。高校研究生档案不仅记录研究生在校的学习表现，还可以记录高校研究生工作的管理水平。由此可以看出，高校要加强研究生档案的管理，不仅可以为提高研究生培养质量奠定基础，还可以为改进和提高研究生管理工作提供参考依据。

1 高校研究生档案管理的重要性

研究生是国家未来发展的精英，他们在校的学习、生活表现是会影响他们的成长和发展，因此要加强记录他们的个人档案。研究生档案是记录研究生的学籍、研究生奖罚情况、研究生党团材料、社会实践等内容，这些是可以全面展现研究生的能力以及道德修养，这样就可以根据每个研究生不同的个性因材施教，充分挖掘研究生个体的潜力，提高研究生培养质量，促进社会进一步的发展。因此，高校要加强研究生档案的管理，不仅有利于全面记录研究生的情况、为社会和国家的发展提供优秀的专业人才，一定程度上还可以约束研究生的行为。可以说加强研究生档案的管理，既可以为学生的成长和发展保驾护航，还可以为社会和国家的进步奠定坚实的基础。

2 高校研究生档案管理存在的不足

高校研究生档案的管理是高校研究生管理的一个重要环节，研究生档案的管理工作要不断加强，这样才可以发挥研究生档案的价值。高校研究生档案的管理工作虽然有了一些进步，但是在高校研究生档案的管理工作中，仍然存在一些不足。

一是高校对研究生档案的管理不够重视。多数高校并不重视研究生档案的管理工作，在管理过程中出现管理的权责不清晰，特别是一些新增硕士学位授权单位的研究生档案的管理工作，由于研究生管理部门所有工作人员都忙于学位与研究生教育的各项日常事务，工作人员紧张，无法配备专职研究生档案的管理人员，而且研究生管理部门和研究生培养学院也没有对研究生档案的管理工作进行明确的分工，工作人员对研究生档案的管理意识淡薄，只能对研究生档案实行粗放管理，即新生入学时将其档案资料收集放在柜子里，毕业时再将档案派发出去，无法做到统一、规范化管理，很容易出现研究生档案资料不全、资料质量不高、内容缺失、档案表格填写杂乱等问题。

二是高校缺少研究生档案的管理制度。目前高校对研究生档案的管理制度不够完善、没有统一的标准，导致研究生档案的归档资料没有统一的标准、范围和程序等。

三是高校研究生档案的内容比较单一。多数高校研究生档案的内容都是高校研究生入学前或入学时的资料，而高校研究生入学后的档案资料较少，如研究生在校期间的获奖罚情况、科研情况等，这样研究生档案就无法充分反映研究生的个性特点。

四是高校研究生档案的现代化管理水平相对落后。当前很多高校研究生档案的管理还是以手工操作为主，使得材料的收集、整理、检索、查阅与应用等方面受到影响，降低了研究生档案的利用率，无法充分发挥研究生档案的服务作用。

3 加强完善高校研究生档案管理的措施

3.1 增强研究生档案的管理意识

在研究生档案的管理工作中，要不断的增强研究生档案的管理工作意识，明确研究生档案管理工作的重要性，积极提高研究生档案管理人员的专业技能和综合素质，为研究生的发展和高校研究生管理工作提供更好的服务。

3.2 制定研究生档案的管理制度

“没有规矩，不成方圆。”在进行研究生档案的管理工作中，一定要结合高校的特点和具体情况，制定出适合本校研究生档案管理的规章制度，在制度上约束档案管理人员的工作，细化工作程序和流程，加强管理和监督，促进高校研究生档案的管理工作能在制度的约束下进行，才能确保研究生档案的管理工作顺利开展。

3.3 丰富研究生档案的内容

研究生档案不仅要记录研究生的学籍信息，还可以增加研究生在校期间发表论文的相关材料、参与导师科研项目的情况、论文答辩、奖励与处罚、社会实践、导师对研究生表现的评价等等，通过增加更多个性化的归档内容，能够更好地展现研究生的个人素质和学术水平，为用人单位更全面的了解研究生情况，为研究生就业和择业提供充分的准备。

3.4 详细记录研究生档案的内容

研究生档案是要体现研究生的具体情况的，因此在记录研究生档案的时候要详细，不能简单应付。研究生在校获奖或者处罚都会给研究生带来积极的或者消极的影响。研究生获奖或者处分都会有其原因，所以高校在记录研究生获奖或者处罚的档案时，要让研究生附上材料说明，这样就可以知道研究生获奖或者处罚的原因，也才能保证研究生档案的正确性和真实性，也可以约束研究生在日常学习生活中的言行举止，有助于提高研究生培养质量。

3.5 利用现代化手段进行研究生档案的电子化管理

随着科学技术的进步，高校也应对研究生档案进行现代化管理。传统的手工操作容易造成研究生档案归档的滞后及档案缺失，而现代化的档案管理手段可以加强研究生档案管理的科学性、规范性和完整性，进一步提高高校研究生档案管理人员的工作效率，实现研究生档案的信息共享，发挥研究生档案的服务价值。

4 结束语

研究生档案是研究生成长和发展的重要见证，研究生作为国家发展的精英，高校要加强研究生档案的管理工作。在研究生档案的管理过程中一定要严谨、真实、详细，充分发挥研究生档案的价值，才可以为社会未来的发展提供人才基础。

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