等级医院评审视角下的医院综合档案管理问题及措施

赵光曦

摘 要：随着等级医院评审工作的推进，医院管理得到全方位、多层次发展的同时，医院综合档案管理水平也得到了提升，而档案管理也在等级评审中发挥了重要作用。但在实际的医院综合档案管理工作中，医院管理者对档案管理不够重视，管理体系不够完善，信息技术应用相对落后，严重降低了档案管理工作效率，影响到等级医院的评审。本文针对这些主要问题，提出相关解决措施，通过科学有效的管理方法，提高档案信息资源的利用率，保证档案的合理使用，更好地为等级医院评审工作发挥作用。

关键词：等级医院评审;综合档案管理;主要问题;解决措施

1 等级医院评审视角下的医院综合档案管理的意义

医院各个职能部门在日常工作中，产生有价值的资源和信息，这些资源和信息通过分类和整理之后形成各个门类和载体的档案，这部分档案称为医院综合档案。医院综合档案能够真实反映医院的背景、历史和发展情况，体现医院的医疗质量和管理水平。医院的综合档案室与其他部门的管理工作相互联系，为医院管理提供原始、真实的决策依据，并成为等级医院评审的重要保障和手段[1]。等级医院评审时需要提供大量的档案资料来证明医院的管理工作是否达到等级评审制度中的标准和要求，以便对医院的管理工作进行鉴定和评价。因此，医院的综合档案管理不仅是医院决策和领导的重要依据，也是助力等级医院评审的关键要素。医院管理部门要切实做好档案管理工作，使其成为等级医院评审的重要保障。

21世纪后，大部分医院为了更快捷、更便利地进行档案利用，医院逐渐完善了管理系统，通过计算机来开展档案管理工作。高效检索、自动化编目、信息化与网络共享等一系列应用有效推动了医院资源的开发与利用，在医院综合档案管理工作中起到了重要作用。但是在实际的档案管理工作中，医院仍然存在不少问题，严重影响了档案管理的工作效率和档案利用效果。

2 医院综合档案管理的主要问题

1）医院管理者对档案管理不够重视。档案管理专业在医院属于非主系列的专业，医院的管理者对档案管理的重视程度不够，缺乏档案工作的开展规划，对档案工作质量放低要求。在传统管理模式的影响下，部分管理人员观念落后，长期“重管理轻利用”的模式使医院的档案不能得到有效地开发与利用，制约了档案管理的发展，也影响了医院等级评审工作。

在日常工作中，各部门各自存储自己的资料，不太注意收集和保管有利用价值的材料，不能及时整理和移交到综合档案室。有的管理者将档案资料视为科室和个人的物品以及个人的电子文档，甚至出现离岗就带走档案的情况，追不回应归档的资料，特别是一些珍贵的、有价值的档案，在需要利用的时候却无法追溯，使单位蒙受损失。另外，一些兼职档案管理人员，也没有深刻认识到档案管理的重要性和必要性，缺乏学习的积极性，对综合档案的管理内容和形式缺乏了解，很少有机会参加档案管理的相关培训。

2）协调机制不够完善。在现代化的档案管理体系中，各部门需要相互联系、相互协调、共同联动才能搭建数据共享平台，达到医院数据库管理的设计目标[2]。但是在实际档案管理工作中，缺乏合理的协调机制，具体体现为医院各部门之间互相割裂、独立为政，无法实现档案共享的目的。为了暂时的方便，各部门的文件多靠个人QQ和微信等个人社交媒体工具进行传递，既不安全又不利于文件的保存。部门间不愿意相互协调和进行变革，使现代化档案管理平台的创建受到影响。

3）信息技术应用不足。随着网络和数字技术的不断发展，应用信息技术来管理医院档案已经成为必要的管理手段。在医院综合档案管理工作的开展过程中，缺乏数字化管理就会导致整个档案管理体系的不健全，难以满足大数据的时代要求，降低医院的工作效率和工作质量。一些医院由于种种原因没有完全开展数字化档案管理;另外，在一些已经应用网络和信息技术的医院中，由于缺乏专业知识和规范化管理，无法合理有效地运用电子化档案管理系统，不注意管理权限的把控，往往存在档案泄密的风险，既达不到档案管理的基本要求，也不能满足综合档案管理的时代需求。

3 等级医院评审视角下医院综合档案管理问题的解决措施

1）增強档案管理意识、提高业务水平。医院要以等级评审工作为契机，提高管理者对档案管理的重视度，帮助各部门对照评审细则，梳理和完善现有的档案资料，加强档案资料的收集、整理、分类、归档等工作的落实，避免档案资料的缺失和断层。首先，档案管理人员必须掌握工作流程，提高专业素养。专职档案员要掌握各门类档案的归档情况，并按时审核、检查、培训各门类档案的立卷工

作[3]。然后，医院管理部门要强调管理工作的机密性，完善问责机制和监督审查制度，做到责任明确。最后，严格落实等级医院评审制度。等级医院评审需要以综合档案的真实性和准确性为前提，确保档案管理的工作质量，切实提高工作效率，实现等级医院评审与综合档案管理的相互促进。

2）完善管理协调机制。合理的协调机制是医院综合档案管理工作的关键所在。在等级医院的评审标准下，整个医院的管理体制，从管理内容到管理方法，都要做到兼顾各方，统筹协调，处处体现等级医院评审要求，力求提高医院管理水平。在综合档案的分类、整合、储存等各个环节中，使各个部门协调联动，部门之间要加强沟通，要严格遵守医院的综合档案管理制度，不断改进管理方法，在等级医院的评定与审核中，不断完善医院的标准和体制，实现高效、科学管理。

3）加快数字化档案管理系统的建设。在等级医院评审的标准和大数据时代的要求下，医院要正确认识到网络技术和信息技术的必要性，紧跟时代步伐，加快数字化档案管理系统建设。一要利用现代多媒体技术、数字技术、网络技术，不断提升档案管理的智能化、网络化、现代化水平，为等级医院评审做好准备。二要充分发挥计算机技术的优势，将高效检索、自动化编目、档案电子化与网络共享等技术有效融入档案管理工作中，通过数字化的档案管理系统，来实现档案资料的快速查找、检索和利用，确保医院综合档案能够为等级医院评审及时提供有用的材料和依据。

4）健全检查监督机制。健全的检查监督机制不仅能够保证档案管理工作的顺利开展，而且有利于等级医院评审工作的进行[4]。一方面，在综合档案的管理工作中，专职人员不仅要不断优化管理方法和内容，及时发现并改正档案管理中出现的问题，而且要指导兼职档案员做好档案的收集工作。专兼职档案人员还应该及时沟通，避免遗漏的项目，确保档案的真实性和全面性。另一方面，医院管理者要建立完整的监督机制，严格按照档案工作标准和等级医院评审的要求来进行监督检查，努力实现档案管理工作和等级医院评审工作的共同进步。

4 结束语

等级医院评审制度是提高医院医疗水平和管理水平的重要准则。在等级医院评审的视角下，必须强化医院综合档案管理，提高档案管理水平，使医院综合档案成为等级医院评审的关键依据。针对管理人员观念落后、协调机制不够完善、网络技术应用不足等问题，要采取相应措施，提高专兼职人员素养，完善体制机制，加快电子化档案系统建设，切实保证医院综合档案管理能够跟上医院发展的步伐。

参考文献

[1]艾华.强化档案管理，为医院等级评审提供档案保障[J].兰台内外，2019（32）：21-22.

[2]彭永宾.浅谈等级医院评审视角下的医院综合档案管理问题[J].办公室业务，2018（15）：117.

[3]李洪琴，耿海军，李建军.强化医院档案管理工作  促进等级医院复核评审顺利通过[J].江苏卫生事业管理，2017，28（06）：165-166.

[4]张红丽，郑红艳.优化档案管理体系服务医院等级评审的对策建议[J].办公室业务，2015（07）：76+78.