试析职业院校档案管理服务职能及其有效发挥

赵淑威

摘 要：本文将从职业院校中档案管理服务职能方面所存有的问题予以着手剖析，进而探究怎样才能更具成效的施展其职能效用，以供各位参考。

关键词：职业院校;档案管理;服务职能;有效发挥

对于现阶段的职业院校来讲，档案管理工作不仅对于档案的原始记录具有非常重大的意义，还可以为教学管理工作提供其所需要的相关内容跟数据，以提升其工作效率。因此，职业院校有必要切实有效的落实好档案管理工作，并且注重提升其工作成效，从而充分施展其服务职能所具有的各种效用。

1 现阶段职业院校在档案管理服务职能方面所存有的问题

由于职业院校的管理始终运用在各职业院校之中，不仅历史悠久，而且也普遍地运用于之教学管理、教学服务理念、相关制度的构建以及科学研究等方面。但是其工作运用成效等方面依旧存有不足。因此，我们有必要对其存有的问题予以剖析，从而提升档案管理服务职能的效用与水准。

1.1 档案管理了解不到位

其一，不少职业院校皆将教学工作作为其重点，而对档案管理工作未能给予足够的重视。其二，对于绝大部分的职业院校来讲，其档案管理服务通常仅仅供应简单的档案查询、档案保管服务。这不仅会忽略了档案信息所具有的价值，也会致使其工作内容、服务模式过于的单一，从而不能最大程度上对它加以充分的运用以及发挥效用，进而不能满足现如今教学管理工作的相应需求，继而致使档案管理服务职能的发展过于缓慢以及职业院校对于档案管理的了解、认知不够到位。

1.2 档案管理服务职能在收集以及应用方面所具有的问题

不少职业院校存有耗费大量时间、精力来进行档案采集跟整理的现象，但是实际的档案信息的运用率确实与时间成本的付出是不成正比的。此种问题与现象的出现，主要是由于未能对常用档案以及非常用档案之间的重要性予以充分的划分。同时信息收集的单一化，也不能很好为的查询服务提供更为精细化的数据支持，从而在一定程度上的也不利于档案管理服务职能效用的进一步扩展。

1.3 档案管理手段不合乎现阶段需求

在现如今信息化的互联网时代中，依旧有病不少的职业院校在其档案管理服务方面运用着较为传统的人工管理、人工服务方式又或是较为基础的人工计算机数据查询等，此些方式不仅工作效率较低，而且还不能为需求者更为精准快速、高效的匹配到其所需要的相关档案信息。由此我们可以窥见自动化、智能化以及大数据等科学技术可以充分的运用其中，进而有助于提升档案管理服务职能的工作效率、品质跟质量[1]。

1.4 档案服务职能方面的运用率较低

运用率低的主要原因在于职业院校之中的档案管理服务方式过于的单一化以及在对档案了解不充分的前提下未能对档案信息进行有效的归整。

比如传统且单一的人工柜台或是部门管理，不但服务能力有限，而且沟通交流中所存有的表述不清或是理解差异，还会致使需求者所匹配到的信息不合乎自身的需要，进而致使档案管理职能方面运用成效较低。

再比如，运用率常年在10%以内的财会类信息，跟运用率较高的教学类档案以及学生档案信息等，应当优先将后者录入智能化的大数据信息库中。之后再结合信息化时代的科学技术开拓服务渠道来有效改善服务职能运用率较低的问题。

2 提升职业院校档案管理成效的有效策略

2.1 完备平台提高成效

若想更好的发挥职业院校中档案管理服务职能的效用，可以通过建立健全以及完备职业院校所构建的档案管理网络平台来予以实现。比如，可以在其中增設些许譬如“online档案馆”、开通微信公众号、微博以及论坛等网络平台的服务方式，进而给在校师生实时供应优质化的线上档案服务。对于职业院校而言，应当先对本校中的档案实施评估，之后再依据各不相同的特性来运用具有针对性的预警体系。对于那些有可能会产生的故障跟问题而言，需要实施相应的预防跟总结再给予相应的应对措施，从而为查询者供应切实充足的服务保障。同时，信息化互联网时代下的计算机网络方面通信技术的运用不仅可以有效的提升档案搜索以及分类工作的效率，还有助于提升职业院校在档案管理服务职能方面的服务效率。

2.2 创新服务方式

信息化互联网时代中，随着网络技术的迅猛发展，在对各个行业、领域构成影响的同时，对于各职业院校中的档案管理服务而言亦是如此。对此，职业院校之中的档案管理部门可以通过信用这丰富的信息资源，在确保传统查询基础的同时来不断地丰富、开拓自身服务的形式多样化，比如运用自动化、智能化等现代化形式对需求者的问题予以处理，进而提升双方的工作效率以及自身的服务质量。此外，档案展览活动、查询流程活动等不仅能够令需求者更为详尽的了解其实施服务的流程，还有助于了解更多的服务渠道来满足自身多样化的档案服务需求。

2.3完备档案构架

对于职业院校来讲，档案与运用率的提升有助于更大程度上的施展档案信息所具有的价值，这对于确保档案类型齐备、结构完整等方面具有一定的重要意义[2]。针对此方面问题，我们可以对其资源结构实施一定的调整。比如明了资源收集方面的工作要点，并从工作要点予以着手，进而对管理服务人员进行强化管理。如此一来，整个档案管理服务工作的成效就会获得宏观上的提升，最终有助于给需求者更应更加优质化的档案管理服务。同时也有助于档案管理服务职能更加充分的施展其所具有的效用。

2.4 加强各方面之间的沟通跟交流

就职业院校之中的档案管理工作来讲，此工作、服务是面向需求者进行的。所以，双方之间的交流、沟通就显得十分重要。唯有沟通到位且充分了解、掌握需求者的各项需求之后，方能够依据实施需求对于自身工作进行反复调整，在改变档案种类以及相关服务模式的同时，充分施展自身效用，进而为需求者提供更具品质的服务。

3 结语

综上所述，职业院校在自身发展的同时，也为其中的档案管理服务带来了发展机遇跟挑战。对此，工作人员更应当清晰的认知到自身的服务职能，更加充分的施展其职务作用，从而对档案资源价值予以更加充分的开发，对服务手段进行改进，增强跟需求者之间的沟通等措施来提升其服务职能以及工作成效，进而给予需求者更为效率化的优质服务。

参考文献

[1]常江.发挥职业院校档案管理工作服务职能的有效途径[J].长江丛刊，2018，（30）：252.

[2]沈丽琼.职业院校档案管理服务职能及有效发挥[J].办公室业务，2018，（12）：162.