医院办公室档案管理的特点及其应用研究

张明亮

摘 要：医者，侠之大者。在现代医学中，医院办公室档案管理工作代表着医院综合能力，显得尤为重要。然而医院办公室档案种类繁多、涉及面广，在推动医院办公室档案管理工作时会遇到各种问题。本文针对医院办公室档案管理的特点进行分析，探究其应用。以此来推动医院的综合能力，提高医院的竞争力。

关键词：医院办公室;档案管理;特点;应用

21世纪科技日新月异的发展，各行各业进入了网络化、自动化的管理模式中，医院的办公室档案管理工作也不能独立出来。受互联网时代的影响，各个医院的办公室档案管理水平从量的积累引起了质的飞越，他的质变影响着医院的管理水平。为了推动着社会的进步与医院的发展，使其充分发挥他的潜在价值，对医院的办公室档案管理的特点理性分析，其在实际应用过程中存在的问题，对其进行对症下药，完善管理制度，提高服务水平。

1 医院办公室档案管理的特点

1.1 人员流动小，档案管理完整

医院办公室档案记录了医院成立以来在各种工作活动、发展规划、合同协议以及群众来信。档案管理者要及时分类、按时整理，仅仅有条的管理办公室档案，为方便以后资料的查找以及调用。一个有条不紊的秩序管理必然离不开，一个专业可靠且人员稳定的办公室档案管理团队。同时，档案管理工作 人员多对办公室档案比较了解，在进行查阅与检索的过程中可以 比较便利，在一定程度上提高了工作的质量与效率。[1]由于医院属性的特殊性，相对于其他盈利性组织而言，医院办公室档案管理人员调动性小，输入与输出稳定。在工作人员有升迁、退休、离职等情况下，此工作人员需要在离岗前办好离岗申请，与其他的档案管理员交接好工作、明确好任务。这种规章制度，保障了档案管理工作的连续性，防止了交接者的不清楚、不明确、不严谨，阻碍档案管理的完整性。

1.2 档案类型多样化

随着科技发展，医院办公室档案管理的传统方法已经不能满足现代的需求了。跟其他事业单不同的是，医院既要服务于广大人民群众，又要对接国家政策，业务繁多、种类杂糅，同时医院中还有不同的科室、实验室，每个部门都有着专业有针对性的指导文件，各种人为因素与宏观环境导致了医院办公室类型的多样性。档案的类型逐渐多样化，犹如百花齐放。传统的纸质保存方法，内容单一，而且纸质对保存环境要求较大，若保存不利的话容易造成潮湿损坏甚至丢失。会破坏医院办公室档案的完整性与原始性。但纸质档案方便快捷，对硬件设施要求不大。因此医院办公室档案管理即采用了传统纸质的方法，又加以改革与创新，增加了现代化技术来记录，如音频，视频，照片等方式，还形成了最重要的档案形式——互联网档案。最传统的纸质档案，现在用于记录行政的值班记录、院领导的会议纪要、医院的工作报告等。音频档案记录了各大会议内容，各院领导的谈话记录，还有与病人之间的电话录音。视频档案记录了重大会议过程，医院重大科研过程，还有医院重大活动过程。现代社会的各种人类活动都离不开互联网，在互联网时代，互联网档案应运而生。医院办公室档案的管理也依赖着互联网，现在每个医院都有着自己的公众号和自己的运营网站，在进行药典知识和先进医学科技宣传时，这些网络平台就发挥着重要作用。而通过网络保存的资料，形成的档案就称之为互联网档案。

1.3 管理模式科技化

从20世纪计算机的发明后，科技突飞猛进的发展。新时代背景下，先进的科学技术保障了医院办公室档案管理工作有条不紊的进行，为档案管理工作提供了技术支持。医院管理都采用了智能化，例如自动挂号机、自动打卡机、电子病历本、声像记录档案。这种管理模式方便了档案管理人员，降低了工作难度，减轻了工作压力。而且通过智能化管理模式，在档案收集、存储、调用过程中更加快捷便利，也减少了人员的参与，节省了不必要的开支。

2 医院办公室管理的应用

2.1 管理过程中存在的问题

1）工作人员水平不参差齐。医院办公室档案管理不是热门职业，缺乏专业性人才。目前从事档案管理相关的工作人员真正系统学习过档案管理学的人员缺乏，不能满足当下需求。很多医院办公室管理人员都是抽调过去或者由其他的行政人员兼任，在开展工作前的只是简单的参与了职前培训、学习了一定的专业知识。但是隔行如隔山，这些工作人员并不能深入了解医院办公室档案管理的知识结构和理论体系，认识到他的重要性。这样的情况会导致档案管理人员的轻视，信息的缺失与泄露，给档案管理工作制造难题。随着科技的发展，档案管理工作慢慢地向网络化，电子信息化靠拢，档案管理员还需要熟练掌握计算机能力，并且有些先进设备的说明书是英文版本。现有的档案管理员对计算机的应用情况和对英文的掌握情况，不能满足互联时代下的需求，影响工作效率。

2）缺乏硬件设施。工欲善其事必先利其器，没有以良好的硬件设施为基础，医院办公室档案管理工作智能化必不能有序的推进。有些医院的设施条件没有跟进时代的潮流，依旧采用老旧的传统方式来对办公室档案进行管理，阻碍了现代化档案管理的发展，降低了档案管理工作的效率，增加了档案管理工作的劳动。对于一二线城市医院这种情况出现的概率不大，但对于乡村以及城乡结合部因为缺乏资金和政府支持，这种情况尤为突出。而且医对于采用了先进技术与设备的医院，没有及时进行更新与优化，这也就导致档案管理工作与医院的发展不同步[2]。档案管理的设备老化、工作陈腐甚至出现了报废的情况。而在一些单位部门中甚至未设立专门的档案管理职务或将档案库房直接设置在仓库中。这样的档案管理工作是极为落后的，极易导致档案信息出现遗失、变质、虫蛀等情况，档案信息的丢失是单位中无法弥补的巨大损失，因此应加大档案管理的硬件设施的投入以及其他方面的投入等。

3）缺乏完善可依赖的档案管理制度。医院办公室档案管理工作缺乏专门的法规制度来进行指导工作，在日常的管理工作中，工作人员的重视程度不够，往往为了减轻工作负担，将档案随手一放，不及时整理归纳存档。在使用时需要费力寻找，浪费人力资源，耽误工作进度。更有甚者可能会导致破坏珍贵原始资料的完整性和直接丢失。档案管理受到的重视不足。档案具有重要意义，但档案管理工作却一直默默无闻，档案管理工作的政绩性质不高，对此一些部门对于档案管理工作常常较为忽视，仅简单的认为只要将档案保管好，能够应对时常的检查、翻阅即可，相关人员在认识出现误区是忽视档案管理工作的主要原因之一。医院办公室档案涵盖着医院成立以来的各种基本信息，在醫院制定发展策略中扮演着重要的角色。没有相关法律法规与管理制度来管理档案，会降低档案工作效率，严重阻碍现代档案管理制度。

2.2 应对策略

1）提高档案管理人员的专业性。医院办公室档案管理，不仅需要档案管理人员的重视，而且需要相关部门的重视。在档案管理的日常工作中，将档案管理人员的培训学习上纲上线，列为正常的工作活动。相关人员的整体专业性上升，则医院办公室档案管理的质量与效率都会得到一定的提高。例如木桶效应，一个木桶能装多少水，取决于最短的那根木块。让相关人员深刻意识到档案管理的重要性，和独特性。而且将对培训学习的内容进行定期考试，了解他们学习的情况。将平时的考试成绩与学习态度相互结合打分。相关人员的绩效工资、评奖评优与最终考核成绩结合在一起，调动参与培训人员的学习动力。提高全体人员的管理意识，对具体的工作内容与工作职责 明确地划分，使人员能够有明确的工作内容，在自身的岗位工作中， 能够以恪尽职守、认真负责的工作态度，高效率地完成档案。

2）完善档案管理制度，落实档案管理方法。社会活动的有序进行依赖于相关的法律法规。为了确保档案管理工作的有序开展，需要有完整的制度体系，摆脱过去依照经验的老方法。根据各相关部门遇到的实际问题，结合实际，归纳总结出一套系统科学的，切合实际的，可操作性高的档案管理制。明确医院办公室管理人员的责任，并规范他们的日常行为，养成良好的档案管理习惯。在完善的档案管理制度的约束下，管理者会对自身职责认识清楚，并以负责的工作态度、根据既定要求和标准进行到位的工作，全面优化管理质量。[3]在以后的档案管理中有规可查，有法可依。执行这些档案管理制后，在接收对应的档案资料后及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录。将档案资料集中管理，避免不同部门对资料信息重复化存储。不仅保证医院办公室档案妥善保管、有序存放，严防毁损、遗失和泄密，也加办事效率，降低办事成本。

3）引进先进设备，配置硬件设施。为了使档案管理工作走上科学化，现代化，规划化道路，要全力打造档案硬件设施。通过对先进设备的引进和配置硬件设施，可以弥补传统纸质档案的不足，提高了医院办公室档案管理的质量，规范了档案管理的发展。对于缺乏设备与资金的医院，相关部门要提高重视程度，为他们提供资金、争取资源来配置硬件设施。而且相关的硬件设施只能用于医院的办公室档案管理，不可挪为他用。硬件设施更需要专门的使用人员，如果只做摆设而用就浪费了人力资源与物力资源。将医院的硬件设施配置好，并物尽其用。还要配置档案管理室，使档案能得到妥善保管[4]。

3 结语

医院办公室档案管理是一项持续时间长，耗费精力大的工作，在管理过程中存在着专业从事人员水平参差不齐，缺乏硬件设施和没有完善管理制度等问题，本文针对这些问题提出了些许建议，提升管理人员素质，配置硬件设施，并完善相关制度规范，保证管理工作得以规，并在不断的实践过程中对档案管理工作进行完善。

参考文献

[1]姬勇国.医院办公室档案管理的特点及其应用研究[J].读书文摘，2016（19）.

[2]朱海民.浅谈医院办公室档案管理的特点及其应用[J].办公室业务，2015（9）.

[3]黄睿一.医院办公室档案管理的特点及其应用研究[J].办公室业务，2013（21）.

[4]红霞.浅论医院檔案管理工作现状和改进[J].山东工业技术，2016（22）.