浅谈养老保险档案的规范化管理

李海艳

摘 要：在社会经济及人们生活水平不断提升的时代背景下，我们国家的社会保障系统也获得了空前的发展，进一步促进了社会和谐稳定发展。当前在我国的社会保障体系中涉及农村养老保险及社会养老保险两类，前者主要的服务对象是农村非城镇户籍的居民，自我保障为主，集体调剂为辅的养老保险制度，后者则是为解决劳动者在达到国家规定的解除劳动义务后维持基本生活而建立的社会保险制度。在这些保障体系的落实中，需要对居民的档案进行有效管理，因此，为了有效维护好居民的合法权益，就需要对其档案管理进行优化与改善。

关键词：农村养老保险;社会养老保险;档案管理;规范化

自古以来，社会保障体系的建设深刻影响着国家的和谐稳定及长治久安，加强对社会保障体系的优化建设，不仅能够有效维护公民的合法权益，而且也有利于国家稳定发展。目前我国的社会保障系统有农村养老保险及社会养老保险，由于其针对的受众群体不一样，因此在其保障原则、具体措施等方面均会有较大差异性。但是两者均会面临档案管理这一问题，档案管理中的各类数据及信息能够为保障措施的执行有着很强的支持作用。基于此，就需要加强对其档案管理工作的研究与规范化，从而最终使得上述两种社会保障服务内容得以科学合理的继续开展下去。

1 农村养老保险档案管理的特点及现状

1）农村养老保险档案管理的特点。我们国家是一个农业大国，很大一部分居民分布在农村地区，其也就成为农村养老保险业务的服务对象。同时由于农村地区的经济发展相对落后，所以社会保障体系的有效落实能够积极促进农村地区发展的和谐稳定，也能切实维护农民的合法权益。其次，在农村地区，人们的文化水平以及法律意识均较为薄弱，这也就使得在农村开展各类养老保险业务活动时会面临较多现实问题。同时，农村地区的参保人员及内向是相对比较复杂的，从而给档案管理工作带来一定的困难及挑战。最后，农村地区的人员流动性是比较强的，尤其是近些年来随着务工人员的持续性增大，均给农村地区养老保险业务的档案管理造成困扰。因此加强农村养老保险的档案管理，使得农民在以后的养老问题上能够做到有据可依。

2）农村养老保险档案管理的现状。在走访调查后发现，农村养老保险的档案管理工作面临的问题有：（1）资金不足：农村养老保险进行档案管理时，所产生的费用均是有县级政府来提供的，这就给当地的财政造成一定的压力，尤其是对于一些比较欠发达的地区来说，政府提供的档案管理资金远远跟不上实际需要。（2）材料收集不齐全：在农村地区的养老保险档案记录过程中，没有统一的管理标准，并且在进行记录方面存在一些明显的错误及漏洞，进而在农民维护自身权益时出现一些困难，最终就使得群众对养老保险的信任度逐渐降低。（3）缺乏专业的档案管理人员：事实上，档案管理工作也是一项知识性的工作，只有对其进行系统学习与熟练的操作之后才能完成系列工作。但是很多农村地区的养老保险档案管理均是由乡镇的文秘人员完成，没有进行系统专业化的学习，必然就会在档案管理工作中出现错误。

2 社会养老保险档案管理的特点及现状

1）社会养老保险档案管理的特点。首先，在社会养老保险中，其养老金的组成结构与农村养老保险金的组成是不一样的，社会养老保险是由社会统筹基金支付的基础养老金和个人账户养老金所组成的。其在我们国家的社会保障制度中处于重要地位，也是社会保险五大险种中最重要的险种之一。其次，社会养老保险金的主要服务对象是城镇居民为主，是为了解决劳动者在达到国家规定的解除劳动义务的劳动年龄界限，或者因为年老丧失劳动力退出劳动岗位后的基本生活所建立的一種社会保障制度。由于社会养老保险的结构组成及受益群体与农村养老保险不一致，所以其在档案管理中的特点也就不尽相同。

2）社会养老保险档案管理的现状。在社会养老保险的档案管理中，主要存在问题有以下几方面：（1）档案管理意识不高：相关的调查数据表明，社会养老保险的参保人员的比率在持续性上升，但是随着而来的档案管理问题也是百出，在实证调查中发现，相关的保险业务部门只是重视保险业务的经办工作，而对于档案管理的意识相对较低。（2）档案分类工作较差：由于在档案管理的过程中未能及时对其进行有效的分类管理工作，因此在使用的时候，出现明显的混乱现象，对于所需要的档案不能够及时调用，进而使得工作决策中缺少档案内容的参考，最终造成参保人员的利益受损。（3）没有形成规范的档案管理办法：由于管理办法不规范，再加之工作人员的档案管理意识淡薄，导致很多资源和时间方面的巨大浪费，影响整个保险业务处理效率。

3 如何促进养老保险档案的规范化管理

1）提高档案管理意识，投入保障。意识决定行为结果，所以为了加强养老保险档案管理的规范化，就必须提升档案管理工作人员及相关部门的档案管理意识。在具体实施的过程中，可以利用一些实际案例，对档案管理的从业人员进行教育，同时在实际工作中，要将养老保险业务的经办人员责任进行落实，每一个保险业务内容均要记录其经办人，从而可以提升工作人员的档案管理意识，最终也就能够保障参保人员的自身利益不被损害。

此外，所有档案管理工作的切实开展，均需要一定的资金作为保障，因此各级党委、政府要投入一定比例的资金支持保险档案的管理。一方面要积极从各高校、人才市场引进专业的档案管理人员;另外一方面，要定期对档案管理人员的业务水平进行培训与提升。

2）构件档案管理机制，提供服务水平。任何一项工作的顺利开展，均需要参照一定的规范程序，从而能够有据可依，有参照的标准及流程。因此，为了积极促进养老保险档案的管理，要必须建立科学完善的档案管理工作机制，并且要从居民参保人员的切身利益角度出发，对档案管理工作中的各项细节及要求进行明确规定。同时，在该机制中还应该有监督管理办法，从而督促档案管理人员能够认真开展工作，并且也能出现错误后及时被纠正。

3）积极推进养老保险档案的信息化管理。在计算机技术及信息化技术不断向前发展的社会背景下，对于养老保险的档案管理工作来说，也应当积极与这些新型技术进行融合创新发展。因为在调查发现，一些地区在对档案进行记录及分类时依然材料手工的形式，不仅使得档案在使用时不容易查找出来，而且随着时间的推移，很多纸质内容上面的信息会有磨损。因此，加强养老保险档案管理的信息化建设，确保其管理质量和效率的提高，使其与时代发展的要求相契合，更好的推动养老保险档案的良性发展，最终为我们国家的养老保险事业发展奠定坚实基础。

4）加强养老保险档案的合理分类。对于养老保险的档案资料来说，在查询和使用的时候，均要按照其参保人员的各类信息即标准条件等进行分类管理，这样一来，不仅能够快速提升信息查询的效率和准确度，同时也有利于档案管理的监督工作。在档案管理流程的监督及档案分类工作齐头并进的趋势下，更能够保证所有档案管理的规范性和有序化。与此同时，在实际管理过程中，还应当根据本地区的社会经济状况，对其分类整理的技术和管理机制进行不断优化与创新。

5）统一标准，加强各部门间的密切合作。在实际中要做到统一标准，以便借助网络与其他相关部门实现自己的社会保险档案数据共享。同时加强软件开发，建立自己的档案管理信息系统，由上级部门统一组织管理，在使用功能和标准上与上级部门协调一致。进而实现档案的自动编目和自动检索，必要时可以快速查询统计出自己所需要的档案信息。

4 结束语

本文对农村养老保险及社会养老保险的档案管理特点及现状进行分析的基础上，对当前我们国家在养老保险档案管理的规范化措施进行论述，加强对档案管理的研究，能够促进我国社会保障系统的稳定与发展。

参考文献

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