推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化研究

严引娥

摘 要：在机关事业单位的档案管理工作中，应该有序地建立起标准化的档案管理工作流程和在档案管理工作过程中的工作规范化行为，这对在机关事业单位在日常管理中起到了至关重要的作用。随着政府部门和机关事业单位对信息化管理的系统性应用和规范化的对档案管理工作进行有序的管理，规范化的程度也在不断地提高，已逐步的形成并完善了对档案管理工作的规范化管理。本文就档案管理工作的重要性方面并结合当前在对档案管理工作过程中的现实状况来综合的展开分析，努力探索可持续推进标准化的工作流程，规范化对档案的管理工作等方面，促进可以直观、有效地提高工作质量和效率的方式和方法，以提高机关事业单位在档案管理工作中的标准化和规范化的管理水平。

关键词：推进;机关事业单位;档案管理;工作;规范化;标准化;研究

机关事业单位维持着我国整体社会性组织的正常运转，在促进社会的持续发展过程中发挥着极其重要的作用。机关事业单位在日常管理中对档案管理的工作中，存在着一些问题。传统的管理模式和对档案管理工作老旧的工作方法，已经严重的影响到机关单位对档案管理的日常工作。随着档案数量的逐渐增多，对档案管理的工作自然就造成了整体工作效率上的下滑。需要积极采取科学有效地方法来提升对档案管理的分类归纳、数字化管理应用、云储存备份、档案查阅和调档流程的规范化操作、对档案管理工作的标准化工作流程进行全面的优化升级，便于适应和强化机关事业单位对档案管理工作过程中面对的档案文件数量持续增加以及促进并形成机关事业单位对档案管理工作的规范化管理进程。

1 规范化档案管理工作在机关事业单位的重要性

在我国近几年来对机关事业单位中整体推行的行政一体化、便捷化便民服务一站式的工作要求与具体实施推进工作已经进入到日常管理工作中，形成了常态化的工作流程。档案管理工作对机关事业单位的具体工作内容中占据着举足轻重的地位，对工作进度和工作效率起到决定性的作用[1]。因机关事业单位对具体行政内容的审核和批示，都是应对提交的文件内容是否符合国家规定的相关政策法规和实施细则进行对应，在政策规定范围内的档案内容进行审批。这就需要对展开档案管理的工作中对文件的类别、相关事宜、审批流程和批复过程有一定的工作规范。有序、规范地对档案进行审核和管理，是体现机关事业单位在日常管理工作中的工作效率和整体管理水平的显现。因此，对档案管理的标准化、规范化管理体系的应用和对档案管理工作的重视程度对机关事业单位整体的工作效率有着极大的促进和提高，同时也积极推动着我国社会经济的进一步发展。

2 在档案管理工作中存在的普遍性问题和改善性管理工作的相关策略

档案管理在机关事业单位管理中具有重要的工作意义，机关事业单位需要从内部管理和自身对档案管理的具体工作过程中做出积极的改善性工作方式来优化对工作中的档案管理效率，降低并减少在工作时出现的误差和在进行提档、调档工作时的高效性。这就需要直观面对当下在机关事业单位对档案管理工作中现实存在的相关问题进行综合性的问题罗列、具有针对性的问题分析和明确出在进行档案管理工作过程中的常态化问题进行有效地诊断，通过合理化的管理工作方式来进行管理工作的优化、进一步改善和提升对档案管理工作的工作策略。

2.1 管理滞后的普遍现象及对应的档案管理工作的改善方向

机关事业单位在对档案进行管理的工作过程中，普遍的现象是对档案管理工作内容的重视程度较低、尤其是在管理意识上不够。依旧遵循老旧的管理方式，收到纸制档案后简单的进行分类、归档存储，导致档案室的纸制档案占用大量的公共空间[2]。在有需要进行查阅和提出档案时，查找档案工作的效率低下，又占用人力、精力和时间，由于长期对档案进行存放或移动存放位置，甚至出现掉档和丢档的事件发生，在对档案管理精细化的工作要求中未能达到档案管理的工作指标，对机关事业单位的档案管理工作造成了严重的管理滞后现象。伴随着互联网应用技术逐渐普及和进一步完善，应该积极采用互联网对大数据的管理优势对档案管理工作进行优化，从而实现对档案管理工作的规范化、数字化、标准化进程，整体提高管理效率。

2.2 意识上的认知程度不足对档案管理工作造成的滞待及优化管理建议

目前，有些机关事业单位还对档案管理工作内容的认知性不足，没有意识到档案管理在具体工作中的主要作用。尤其是在管理过程中，相对比较松散缺乏对档案管理工作的核心意义。由于档案管理工作的具体工作内容相对比较单一、具有枯燥性和反复性。这就形成了负责档案管理的一线工作人员的工作热情相对都比较低下，面对内容繁琐、复杂的档案管理工作，机械化地进行对档案管理的工作。长期以来将会导致工作人员不思考、不学习、缺乏紧迫感的工作现状对工作的积极性整体都不高。对档案管理工作的考核标准难以明确的界定和进行有效地激励，直管的上级部门在进行考核时，也不会对具体管理档案的部门及工作人员进行明确的考核[3]。这些现象的普遍性存在，其根本还是在对档案管理工作内容和重要性上形成的认识严重不足，应该进行定期的强化管理培训和组织针对性的对档案管理工作内容的学习，加强对档案管理部门和管理的工作人员，实行明确的考核制度来激励机关事业单位在档案管理工作过程中的工作热情，有序地推进专业化、规范化、标准化的档案管理水平。

2.3 数字化管理应用程度相对比较低，应加强对档案管理人员的学习和培训。

伴随着互联网技术应用的大面积普及，出现了大量的数字化档案管理软件，对档案管理的工作带来了极大的便利。不仅仅是提高了在档案管理中的便捷化应用，还解决了存储空间不够用、档案查阅不及时的实际问题。在确保档案信息安全的基础下，合理化应用互联网技术的信息内容技术和数字化档案管理软件的技术应用特点，来实现机关事业单位对档案管理工作内容的优化和升级。及时、定期地进行对档案文件的备份和云存储空间的扩容。有效地规避计算机系统的不稳定性造成的档案数据文件丢失的问题，在综合提升档案管理的工作效率的过程中，有序地推进规范化档案管理工作。

3 结束语

整體推进在机关事业单位中对档案管理工作的系统化、规范化、标准化、精细化的实施过程中，应该及时采用互联网技术的数据管理应用，引进数字化管理体系和完善规范化的档案管理工作流程，包括对档案管理有辅助性工作作用的管理软件的应用熟练度。纳入对档案管理人员的工作考核和工作绩效中进行强化，进行定期的学习和培训，让档案管理的工作人员能够快速地掌握并应用档案管理的计算机软件，来有强化管理工作人员对档案管理工作的整体认知和工作意识。在日常的管理工作中，可以有利地推动对档案管理的数字化管理应用，可以大幅度的提高机关事业单位对档案管理的工作效率。

参考文献

[1]周本仙.推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化措施[J].办公室业务，2020（04）：133-134.

[2]丁妍.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化及标准化浅谈[J].科技创新导报，2019，16（23）：161+163.

[3]李雪莹.推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化研究[J].办公室业务，2019（09）：84.