网络时代档案管理安全问题及对策措施

摘 要：当前，网络信息技术的发展及其广泛应用，在为人们工作生活带来便利的同时，也给个人或企业的信息安全带来了一定的影响，而档案管理这一工作也同样受到了较大的影响。信息化的档案管理模式提高了工作效率，但是其中也存在相应的安全隐患，相关档案管理部门若想保障档案信息资料的安全性，就要明确网络信息技术的特征，并根据信息化档案管理工作的实际情况，制定出有针对性的解决对策。

关键词：网络时代;档案管理安全问题;对策措施

近几年，我国计算机信息技术的发展极为迅猛，推动着整个社会迈入了互联网的时代，而计算机信息技术的应用范围也变得更加广泛，并对各行各业造成了极大的影响，其中也包括档案管理这一行业。信息技术在档案管理工作中的有效应用，改变了传统纸质档案管理的模式，实现了对档案信息资料的数据化管理，让整个档案工作的效率得以提升，与此同时，网络安全也成为影响档案管理的重要因素，这样需要相关部门予以重视。

1 网络时代档案管理的安全问题

1.1 互联网时代带来的安全问题

在当前的网络时代下，互联网的开放性为人们的学习、工作以及生活提供了充足的资源，但是也带来了一定的信息安全问题。在信息化的档案管理工作中，网络本身的开放性会降低电子档案的传输安全，数据化的档案信息容易被有心人修改或者窃取，而且相关恶意软件以及黑客也会抓住其中的漏洞，对电子档案信息资料进行攻击或恶意读取，导致档案信息受到损毁，影响档案的完整性以及真实性[1]。另外，相关管理人员在对档案进行收集与整理时，通过都会应用到现代化的技术手段，比如MSN、QQ等相关软件，这些能够起到传输作用的技术手段虽然具有加密认证的效用，但是其加密认证的级别比较低，对于技术水平比较高的黑客而言，很容易获取到这些档案信息，从而影响到档案管理的安全性。

1.2 档案备份保存制度缺乏完善性

虽然说，当前互联网信息时代推动着档案管理朝向信息化方向发展，而且各档案管理单位部门也在积极开展信息化建设，但是，多数档案管理单位在重要档案资料的保存制度上还存在着一定的问题，在部分档案管理单位中，并没有设立重要档案数据资料的备份制度，若是相关重要档案资料被损坏，则会影响到整个档案管理工作的高效性。比如，当计算机发生病毒或者黑客入侵的现象时，计算机中的重要档案文件资料就会受到攻击，进而出现损坏、丢失的情况;若是相关档案管理者在进行计算机操作的过程中存在失误，也会有较大可能造成档案数据的损毁，一旦没有备份，这些重要的档案资料将难以恢复如初，这样就会给整个档案管理工作带来较大的损失。

1.3 档案管理人员缺乏较高的专业性

當前，多数档案管理单位部门的相关工作人员都存在专业性不足的问题，如缺少丰富的档案管理理论知识，计算机操作水平不高等。这些工作人员在以往的档案管理工作中能够满足相关用人需求，但是在现代的档案管理工作中却难以起到积极的作用。随着互联网时代的到来，档案管理工作规模及范围的扩大，及其工作内容的不断丰富，都对档案管理人员的能力水平提出了更高的要求，在这种情况下，原本专业性较低的档案管理人员将无法满足现代档案管理的需求，进而导致档案管理工作难以顺利开展[2]。

2 网络时代档案管理安全问题解决的有效措施

2.1 合理完善档案管理制度

相关单位若想在当前的网络时代下，提高档案管理工作的安全性，首先就要对原有的档案管理制度进行科学的完善，结合库房管理、档案借阅等多个方面的具体情况，详细的制定相关管理制度，并以此对档案管理人员的工作职责进行细致划分，同时也要加大档案管理制度的落实力度;其次，相关单位还要结合自身的实际情况，基于网络环境的安全性，制定出合理的档案安全管理机制，确保这一安全管理机制与信息化档案管理模式相匹配，以此减少档案管理工作中存在的安全漏洞，提高档案管理的安全性;最后，相关单位在开展档案管理服务工作的过程中，需要对各类原始档案资料进行相应的收集以及积累。同时还要将现代化的办公条件有效应用其中，并严格遵循电子档案的管理标准要求，进行档案目录的输入工作，保证档案资料的集中性，提高档案管理工作的规范性。而且还要在档案管理过程中加强安全防范。

2.2 做好档案信息的保密工作

相关单位要保证不将一些重要且不可以公开的档案信息资料上传到网络中，比如，不能公开的少数人事档案以及科研档案，在管理保存这些档案时，要做到不上网，以此确保相关重要档案信息的安全性。另外，在档案管理工作中会遇到电子档案丢失或者损坏的情况，相关单位可以针对这一情况，利用信息技术建立电子档案的后备系统，同时还要在这一系统中设置相应的加密认证，并提高级别，借此实现档案资料的有效备份[3]。一旦出现意外情况，相关管理人员就能够启动备份系统，将其中档案备份提取出来以供使用，这样不仅能够提高档案管理的安全性，还能够保证档案信息资料的完整性及真实性，避免档案信息被修改。此外，相关单位还要加强计算机档案管理系统的安全防护，可以通过应用防火墙技术或者安装杀毒软件，并且还要经常对其进行升级，以此保障档案信息管理系统的安全性，避免受到病毒及黑客的侵扰。

2.3 提高档案管理人员的专业性

互联网时代下，文档一体化以及办公自动化逐渐成为档案管理的发展趋势，在这一发展过程中，档案管理对于工作人员的要求也变得更高。基于此，相关单位需要加强对档案管理人员的培训，借助培训提高档案管理人员的安全管理意识，同时还要在培训内容中增加现代档案管理知识以及相关技能，以此提升管理人员的专业知识水平及计算机操作能力，促使其现代化的档案管理水平得以提高，这样也更有利于开展档案管理工作，而且其安全管理意识的提升，也会为档案安全管理工作提供保障。

3 总结

通过上述分析，网络时代对档案管理工作的影响比较大，它在为档案管理工作提供发展机遇的同时，也给档案管理带来了一定的安全影响，相关档案管理部门若想做好这一工作，就要加强对信息化档案管理安全的重视，通过应用防火墙技术、杀毒软件等方式提高档案管理的安全性。

参考文献

[1]冯晶.网络时代档案管理安全问题及对策措施[J].河北水利，2016（10）：43-43.

[2]董中印.网络时代电子档案管理与利用存在的问题及对策[J].通化师范学院学报，2015，36（2）：140-142.

[3]梁娇.浅谈网络信息时代的档案管理[J].中国科技投资，2014（1）：443-443.

作者简介

韩放（1980-），女，汉族，辽宁省黑山人，本科，毕业于内蒙古师范大学，档案馆员，研究方向：档案管理。