大数据环境下山东高校档案管理模式的调研与重构

谢 怡,郑 晓,高 婷,王尊新,丛鲁丽

随着物联网、云计算和移动互联网的不断兴起与快速发展，数据正在以一种超乎想象的速度增长，人类已不可逆转地进入大数据时代。它的到来，冲击着整个世界，变革着人们的生活、工作和思维方式，作为理论和科研前沿阵地的高校，更是首当其冲地接受着大数据的洗礼。从20世纪末开始，高校陆续开展了数字校园建设，教学、科研、学生等各项管理和业务活动均实现了网上运行，由此产生了电子公文、数据库文件、网页文件、电子邮件、平台信息等结构各异、数量庞大的数字资源，档案管理对象的尺度相应从“文件”降维到“数据”。根据文件生命周期理论，前端变化会影响后端管理，管理对象的变化将导致高校档案管理出现概念失真、技术失效、方法失灵等问题，对高校档案管理模式的变革与重构是档案机构在信息时代顺势而为、寻求突破的必由之路[1]。

一、研究现状与意义

关于大数据环境下高校档案管理的相关学术研究起源于2015年，学术界主要就大数据在高校档案管理中的应用、大数据给高校档案带来的机遇和挑战、大数据背景下高校档案管理存在的问题及对策等方面进行了学术探讨。学者们认为大数据给高校档案管理带来的挑战主要来自档案管理观念、档案管理技术、档案数据安全、档案数据使用和档案人才等方面[2]，高校应构建“大档案”体制，拓展“大数据”资源，建设“大技术”平台，贯穿“大服务”理念，以适应大数据环境[3]；应对高校档案管理进行理念再造、流程再造和机构再造，通过再造，形成数据服务、数据共享、数据集成和数据安全理念，统一高校档案信息化标准，优化高校档案管理与服务流程[4]。

关于高校档案管理模式的研究，从维度来看，多集中在理论层面、宏观层面，深度有待拓展；从内容来看，涉及面较广，但少有成体系者；从方法来看，多为文献分析法，鲜有问卷调查法。高校档案管理工作既包含着对高校档案资源的管理，又包含着对高校档案组织机构的管理。鉴于此，本研究将高校档案管理分成档案数据资源体系、档案利用服务体系、档案安全保密体系和档案行政管理体系，以山东高校为例，运用文献分析法、问卷调查法、比较分析法等研究方法，遵循用数据说话的原则，力求客观反映山东高校档案管理现状，准确找出存在的问题与不足，在此基础上，提出高校档案管理模式的变革与重构方案，以构建更加科学、合理、有序的高校档案管理体系。

二、山东高校档案管理调查与分析

(一)调查对象与内容

本次调研采取抽样调查方式，分层随机抽取了80所山东高校档案管理机构，在问卷星平台开展网络调研。调查问卷设置档案资源体系建设、档案利用服务体系建设、档案安全保密体系建设、档案行政管理体系建设4个专题，共38问。调研采用无记名方式，调研时间为2019年11月18日至2019年12月8日。调查共收到答卷51份，通过数据筛查，筛选出有效答卷49份，无效答卷2份。有效调查对象中，公办本科高校19个，民办本科高校2个，公办专科高校25个，民办专科高校2个，独立学院1个。目前，山东省共有公办本科高校48所，民办本科高校14所，公办专科高校68所，民办专科高校14所，独立学院11所。调查对象所在院校与山东省普通高校分布情况基本一致，调查数据具有一定的代表性。使用SPSS软件分析，信度系数值为0.910，数据可信度高。因此，本研究以49所高校的调研数据为样本分析山东高校档案管理现状及存在的问题。

(二)山东高校档案管理

1.档案资源体系建设

2000年，国家档案局发布《归档文件整理规则》(DA/T 22-2000)，推行以件为单位整理档案。2008年，教育部令第27号《高等学校档案管理办法》指出，高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。调查中，71.42%的高校实行了以件为单位整理档案，仅有28.57%的高校仍沿用以卷为单位的方法；57.14%的高校实现了由各立卷单位自行整理归档，34.69%的高校由档案机构统一整理，8.16%的高校采用统一与自行整理相结合的方式。被调查高校档案内容丰富，除了教育部规定的档案类别外，部分高校根据学校实际情况，增加了对实物档案、名人档案、口述档案、声像档案等的收集。档案载体多样，除了传统的纸质档案，91.84%的高校收集了电子档案，87.76%的高校收集了实物档案，91.84%的高校收集了照片，79.59%的高校收集了录像录音档案。档案数量巨大，上万卷(件)的高校占81.63%，10万卷(件)以上的占30.61%；近三年平均每年归档数量在1000～3000卷(件)的占42.86%，5000卷(件)以上的占18.36%。这些高校普遍重视丰富馆藏资源，73.47%的高校开展了档案征集工作，61.22%的高校鼓励档案捐赠，61.22%的高校拓展了电子档案收集范围。值得一提的是，有34.69%的高校开始重视前端控制，尝试对电子文件的全过程管理。

被调查高校数字化普及程度高，81.63%的高校开展存量档案数字化工作，其中64.29%的高校的档案工作人员参与数字化，40.48%的高校采取外包方式，16.67%的高校的兼职档案员参与数字化。数字化形成档案类型主要为电子文件和数码照片(如图1所示)。83.67%的高校开展电子文件收集工作，4.08%的高校完全实现了线上收集(如图2所示)。收集的电子档案主要存储在移动硬盘、光盘和服务器中。有79.59%的高校使用档案管理信息系统，其中有14所高校的档案管理系统已与OA系统对接,1所已与教学系统对接。

图1 数字化形成档案类型

图2 电子档案收集方式

2.档案利用服务体系建设

档案服务对象以学校各部门、在校生、毕业生为主，服务内容以档案查借阅、复制、咨询为主，服务方式主要有现场查询、电话查询和预约查询。被调查高校档案年度利用总人次为62717人次，总卷次为152068卷次；单个高校年度利用人次最多的7500人次，利用卷次最多的10000卷次。用户利用目的以工作查考、学历核实、基本建设为主(如图3所示)，检索主要依靠人工检索和数据库目录检索实现。

图3 档案利用目的

档案宣传渠道较广，主要以档案培训、网站宣传、档案展览、举办讲座为主，另外对传统媒体和新媒体均有所涉猎(如图4所示)。被调查高校均开展了编研工作，其中87.76%的高校汇编档案文件，67.35%的高校编制参考资料，69.39%的高校编史修志，61.22%的高校撰写论文专著。

图4 档案宣传途径

3.档案安全保密体系建设

被调查学校档案安全管理制度较健全，设施较完备。87.76%的高校建立了档案安全管理制度，79.59%的高校配备了温湿度控制系统，59.18%的高校配备了消毒灭菌系统，57.14%的高校安装了视频监控系统，40.82%的高校安装了自动灭火系统。绝大多数高校能落实库房“九防”措施，并能定期检查馆藏档案。在电子档案安全防护中，有83.67%的高校定期备份，51.02%的高校及时更新软硬件(如图5所示)。

图5 电子档案安全防护措施

4.档案行政管理体系建设

被调查高校均设置了档案机构，其中设立正处级独立建制档案馆的9所，副处级独立建制档案馆的2所，挂靠学校办公室或其他部门的21所，作为学校办公室或其他部门内设机构的17所。77.55%的高校成立了档案工作委员会，69.39%的高校将档案工作纳入了立卷单位年度目标考核。

被调查高校均设有专职档案工作人员，共221人。从业人员职称、学历层次较高，副高以上共87人，占总数的39.37%；研究生学历共84人，占总数的38.01%。人员流动频率较低，67.35%的人员相对稳定，20.41%的较稳定，12.24%的不稳定。83.67%的高校开展了档案信息技术知识与技能培训。

被调查高校制度建设相对完善，95.92%的高校制定了学校档案管理办法，73.47%的高校建立了档案管理统计制度(如图6所示)。

图6 档案管理制度建设情况

被调查高校均设立档案年度经费，合计578.55万元，其中最多的80万元，最少的0.3万元。有22所高校设立档案数字化经费，合计277万元，其中最多的32万元，最少的0.5万元。

(三)山东高校档案管理面临的挑战

1.对档案资源体系的挑战

虽然许多高校开展了档案数字化工作，但是对数字档案的认识却非常浅显，仅把数字档案看作是纸质档案的另一种存在形式，却忽略了将其数据化后潜在的巨大价值。档案数据可以实现传统纸质档案无法实现的诸多功能，例如，借助数据分类、聚类和数据挖掘等手段，可以形成专题数据库、档案知识库，有利于提高档案查询速度和准确率。

大数据时代的高校档案来源趋向于网络化、电子化，数量日益增大，类型日益增多，内容日益丰富。面对新的变化，高校档案机构并未做出相应的调整，而是继续沿用传统的档案管理模式进行收集与整理，收集重点仍然放在纸质档案材料上，所谓的双套制，只是将新增纸质档案的电子版同时归档，或将存量纸质档案进行数字化，究其实质是将纸质档案转变成了与其内容一致的扫描图片，并没有进一步进行数据化处理[5]。归档范围没有扩大，伴随电子文件产生的元数据，档案宣传形成的新媒体数据、网络数据，档案管理形成的业务数据、用户数据等大量的新生数据没有得到有效收集。69.39%的高校因馆藏资源的齐全完整性不够，造成用户不满意。馆藏档案数字化率较低，仅有4所高校的馆藏档案完成率在70%以上，23所在40%以下。电子档案收集方式落后，64.10%的高校档案管理系统没有和其他系统对接，只有2所高校完全实现线上收集，27所高校线上、线下相结合，尚有12所高校完全依靠线下收集，甚至有8所高校没有开展收集。这种为了数字化而数字化的行为，并没有给档案工作带来太多的红利，反而增加了档案工作量。

因此，如何将高校各项活动中生成的结构各异、类型繁多、数量巨大的有价值的电子文件材料快速、有效、齐全、完整地归档，如何将馆藏的纸质文件转变成可以智能检索、实时利用、高度关联的电子档案数据，是高校档案人面临的巨大挑战。

2.对档案利用服务体系的挑战

传统的档案管理模式注重对档案材料的收集和保管，认为只要收集齐全、保管安全就万事大吉，却忽略了“藏是为了用”这一根本目的。这种重藏轻用的思想，在山东高校档案机构中仍有延续。多数高校档案机构没有关注到服务对象从校内扩展到校外、从线下延伸到线上的新趋势，更没有紧跟用户需求变化的脚步，实时调整工作重心，造成了无法满足用户个性化、精准化、多元化、全天候查档的需求。调研表明，年度档案利用人次最少的仅20人次，利用卷次最少的仅20卷次；造成用户不满意的原因中，55.1%的高校是因为查档检索方式不够智能化，40.82%的高校是因为档案信息资源挖掘产品不足，32.65%的高校是因为缺乏个性化服务。

大数据时代，山东高校档案利用服务工作面临着被动、封闭等问题。从广度上看，服务对象具有一定的封闭性，以学校各部门、毕业生、在校生为主，虽然有71.43%的高校开展了对社会组织的利用服务，但服务数量总体占比偏少；从深度上看，服务内容单一，提供查借阅、制作复制件等传统服务项目仍占据着主导地位，为用户提供的资料多以馆藏档案原始形态呈现，缺乏对档案的有效整合和深层加工，更谈不上档案增值服务；从精度上看，服务方式以现场查询、电话查询、预约查询等被动服务为主，虽然有77.5%的高校主动进行了档案编研，但编研内容多为档案文件汇编、参考资料、校史、年鉴等传统项目，网络智能查档、个性化定制、精准自动推送等新型服务方式几乎没有开展。

档案宣传多采用培训、讲座等传统方式，宣传面窄，效果欠佳。虽然有30个高校开通了档案网站宣传，但内容多以传统的文字、图片形式展示，点击量小，达不到预期效果。具有良好宣传效果的微信、微博等新媒体平台，在山东高校档案宣传中并没有引起广泛的关注和利用。档案宣传工作不到位，造成用户既不了解高校档案包含的内容，也不清楚如何利用高校档案，更缺乏主动参与档案建设的意识。

因此，如何精准、全面、及时地了解高校档案用户需求，针对需求开展主动、开放、个性化的智慧服务，是高校档案人面临的重要课题。

3.对档案安全保密体系的挑战

大数据时代，档案数据正面临着来自内部和外部的两大挑战。一方面，与实体档案相比，电子档案具有信息易变、系统依赖、比特腐化等弱点，这些脆弱性导致了其与传统档案信息相比更易受到冲击和破坏；另一方面，电子档案面临不可抗拒的自然灾害、人为破坏、经济危机、组织消亡等外部的威胁。

山东高校档案机构对安全工作的关注点多集中在对实体档案的保管，但对于无形电子档案的安全防护却效果甚微，83.67%的高校开展了电子文件收集工作，却只有63.27%的高校制定了电子文件档案管理办法。虽然有83.67%的高校能够进行定期备份，但实现异质异地备份的仅占30.61%。对于黑客、木马等的侵袭，仅有32.65%的高校构建了防火墙，30.61%的高校实行了网络监控，28.57%的高校建立了数据恢复系统。由此可见，被调查高校安全防范意识薄弱，技术手段应用不足。

因此，如何提高自身的安全意识和防范技术，如何确保档案数据的完整、真实、机密、可用，是高校档案人责无旁贷的重要使命。

4.对档案行政管理体系的挑战

虽然近年来山东省教育厅和山东省档案局联合开展了一系列针对高校档案管理的测评工作，但由于缺乏刚性约束，档案工作并未引起领导层的足够重视。调查数据显示，42.86%的高校档案机构挂靠学校办公室或其他部门,34.69%的档案机构为学校办公室或其他部门的内设机构。22.45%的高校没有成立学校档案工作委员会，30.61%的高校没有将档案工作纳入立卷单位年度目标考核，42.86%的高校没有实行档案管理考核制度。

《山东省关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》规定，档案维护费用按照每卷档案每年不低于3元的标准核定。以此标准进行审核发现，本次调查中馆藏1万卷(件)以下的高校有9所，但相应的年度经费3万元以下的高校却高达18所，其中最少的只有0.3万元，另有22所高校没有开列年度数字化专项经费，经费投入严重不足。

档案工作人员男女比例失调，被调查高校档案机构中男性44人，女性177人，比例达1:4；老龄化严重，50岁以上的人员占37.10%，35岁以下的仅占16.29%；专业性不强，仅有18.10%的是档案专业人才，8.60%的是计算机专业人才。

因此，如何提高高校档案工作的领导意识，如何从机构设置、管理体制、人员配置、资金投入等方面为档案业务活动的有序开展保驾护航，是高校档案人肩负的重要职责。

三、高校档案数据管理平台的构建

大数据环境下，高校档案管理面临着档案信息实时生成与信息加工处理能力有限、档案信息多样性与档案有序化、资源内容分散与用户多样化、需求检索途径单一与用户利用便捷等矛盾。要积极运用各种先进且成熟的信息技术，构建高校档案数据管理平台，提升档案管理工作水平[6]。高校档案数据具有数量庞大、结构多样、生成快速、来源广泛等大数据特征，因此，可以利用大数据理论和技术对其进行管理。大数据的生命周期中包含着采集、预处理、存储、分析等核心技术，档案数据管理平台也相应可以分为收集、处理、分析和利用等阶段(如图7所示)。

(一)档案数据的主动收集

电子文件前端控制理论要求档案工作应融入到高校的各项管理活动中，反映到档案数据管理中。这就需要将生成电子文件的OA系统、教务科研系统等管理系统、网站、新媒体技术平台与档案管理信息系统对接，按照事先预定的档案数据收集规则，对各管理系统、平台的应归档数据进行主动捕获、智能抓取，并将获取的数据存放在档案信息资源临时库中。

图7 档案数据管理平台体系结构

(二)档案数据的智慧处理

对存储在临时库中的资源，需经过数据清理、转换、集成等步骤，实现对遗漏数据的补充，对错误数据的修正，对重复数据的删除，对异构数据的转换，最终将来源不同的数据集成在档案信息资源库中。

数字化后的馆藏档案与纸质档案相比，只是存在形式的不同，并没有发生实质性的改变。为了方便利用，还需将数字档案通过语音识别、OCR识别等技术进行数据化，使其转变成可以检索、分析、利用的数据化文本，实现档案价值从简单利用到深度挖掘的飞跃。

(三)档案数据的智能分析

根据不同的用户需求，可以将馆藏档案进行语义分析，从数据中主动获取相应的信息，弥补传统档案信息检索技术的不足，提高文献的查全率和查准率；进行数据关联、检索与挖掘，发现馆藏档案数据之间存在的关系，预测未来发展趋势，为高校各项管理工作提供决策方案，并形成专题数据库和档案知识库[7]。例如，在建立名人电子档案时，可运用语义分析技术对馆藏数据按照人名进行语义智能搜索，从资源库中快速、便捷地匹配与该人名相关的档案数据，智能去除重复数据，形成名人档案数据库，通过大数据聚类技术，可以进一步将名人数据库中电子文档进行梳理，把内容相近的数据归为一类，并自动生成标题和主题词。

(四)档案数据的多渠道利用

移动信息技术、云计算、大数据技术的发展，使摆脱了固定载体束缚的档案数据得以多渠道利用。通过互联网平台，可以实现PC客户端档案数据的远程查询、利用；运用APP、微信、微博等平台，可以实现移动客户端档案数据的个性化精准推送；借助自助查询打印一体机，可以实现无接触现场利用服务。

(五)档案数据的互联共享

大数据时代，档案工作正在经历一个从接收保管纸质档案到接收保管电子档案，从管档案实体到管档案数据，从手工操作到信息化、智能化操作，从档案资源分散利用到联网共享的变革过程[8]。高校在发展历史、业务管理等方面有着诸多天然的、密不可分的联系，因此，在做好本校档案管理工作的同时，还应主动运用云计算、区块链等技术，促进全省高校档案数据共享共建。

四、高校档案管理模式的重构

大数据时代的高校档案管理模式重构应摆脱传统档案思维的束缚，以档案数据管理为主线，进行彻底地变革和优化。

(一)高校档案资源体系的重构

大数据环境下，电子文件生成迅速、数量巨大、结构多样、良莠不齐，这就要求高校档案机构进行资源体系建设时“虚实并重”，在注重实体档案的同时，做好档案数据资源建设。

1.牢固树立数据意识

充分认识到数据在开展档案管理中的巨大作用，树立数据价值观念，从数据的角度发现问题[9]。在实际工作中，把档案管理对象从文件颗粒化到数据，注重对数据的采集、分类与聚合。

2.积极开展前端控制

根据电子文件生命周期理论，档案机构应将电子文件管理活动向前延伸到学校各项业务管理系统、新媒体平台、网络平台等电子文件生成平台。在文件设计阶段，制定相关的规范和标准，从档案收集源头保障材料的齐全、完整、真实、可用。

3.合理制定归档范围

遵循价值决定原则，适度放宽归档范围，将独立在网上运行的多媒体文件、电子邮件、网页文件、社交媒体文件、用户数据库文件等一并归档。应归档电子材料既应包含着与纸质档案归档范围相一致的电子文件，又应包含着能保证电子文件真实、完整、可用的元数据及相关软件说明等材料，还应包含着新型电子业务和管理系统等生成的网页文件、多媒体文件、超链接文件、用户数据库等材料。

4.科学确定归档时间

高校应按照电子文件的形成规律，选择合理的归档时间。对日常管理中形成的电子公文和收到的上级来文采取实时归档，以保证文件的真实性、完整性、可用性；对于教学、科研、基建等周期性形成的档案材料，可采用定期归档的方法。

5.规范编制分类方案

在进行组织运行环境调查、业务活动分析的基础上，确定电子文件分类方案。高校组织机构以职能结构为主，不同的组织机构行使不同的职能。因此，对其分类宜采用职能分类法。可借助构建关系模型等方法，对档案数据进行智能分类，减轻工作人员的负担。

6.创新鉴定电子档案

以用户需求为标准开展电子文件鉴定，既要根据高校的职能来分析其对电子档案保存的需求，又要通过对有关规范的执行来体现对社会应用需求的尊重。借助先进的信息技术实现批量鉴定、自动鉴定，减轻人员的工作负担。

7.努力扩大建设主体

除学校外，高校档案还产生于校外的政府机构、社会组织和个人。高校档案机构在与校内各部门合作的同时，要加强与校外机构、组织和个人的合作，加强与其他高校档案机构的合作，逐步扩大档案信息资源建设主体，确保校内档案材料的及时、完整归档，实现档案信息的共建共享。

(二)高校档案利用服务体系的重构

大数据时代，高校档案管理主体与需求客体均发生了本质改变，高校档案工作人员应树立以用户为中心的理念，开展多形式、多渠道的档案服务，实现档案利用价值的最大化。

1.深入调研用户需求

实现档案增值的根本点在于满足用户需求，应以用户需求为突破口，建立用户数据库和信息反馈平台，通过线上、线下开展用户需求调研。了解用户的职业、习惯和兴趣，为用户精准画像，找到潜在用户，提供个性化服务；发现用户关注度较高的共性问题，建立专题数据库，形成特色创新产品，实现增值服务；对照用户需求，分析档案信息资源构成，及时补充档案数据，科学调整馆藏结构。

2.深层挖掘档案价值

服务意识和服务活动的滞后，造成用户日益增长的利用需求与档案利用服务停滞不前之间的矛盾。提高用户的满意度，仅仅依靠丰富的馆藏资源是不够的，还应重视挖掘隐藏在资源背后的价值，对档案数据资源进行深层次加工、整理和编研。例如，通过分析元数据，将资料库中的照片档案进行聚类，方便开展专题展览，进而将照片元数据与电子文档相关联，挖掘照片背后的故事。

3.深度开展档案宣传

高校具有封闭性，加之档案的神秘色彩，造成社会组织和个人对高校能形成什么档案、提供什么档案知之甚少。因此，高校档案机构应采用多种渠道做好档案宣传工作，尤其要积极利用微信、微博、短视频APP等现阶段公众访问量大、影响力广的新媒体平台，宣传自己的特色档案、优势档案，使更多的社会组织和个人了解高校档案、利用高校档案，进而使他们能积极参与到高校档案资源建设和利用服务中，成为档案数据提供者和档案服务评价者。

(三)高校档案安全保密体系的重构

电子文件的易篡改性和网络的开放性使档案信息比以往任何时期更容易受到安全威胁，档案机构应增强档案意识，在做好实体档案安全工作的同时，积极采取有效措施，防止数据丢失、信息泄密、网络侵权等档案信息安全事故的发生。

1.推行档案安全全过程管理

基于电子文件生命周期理论，档案信息在每一个阶段都将面临着安全威胁，保障档案安全不仅是档案机构的责任，也是所有档案生成者不可推卸的责任。因此应积极推行档案安全全程责任制，构建人防、物防、技防、联防“四位一体”的档案安全防范体系。首先，增强人员的安全意识，加强档案安全知识与技术的教育与培训，充分认识档案安全的重要性与迫切性，熟练掌握相关的安全技术和方法。其次，对处于各阶段的电子文件进行风险评估，根据评估结果，制定高校档案管理制度与规范，包括安全管理制度和应对突发事件的档案应急预案、备份恢复制度等，并将制度落实到人。最后，采用数据迁移、定期备份、数字签名、权限控制等安全技术措施，做好档案信息的整体防御。

2.做到数据开放与保密的平衡

处理好开放与保密之间的关系，对可以开放的档案，在做好鉴定工作的基础上，积极主动地开放；对带有密级和暂未达到开放年限的档案，认真做好保密工作，防止信息泄露。在实际操作中，要注重坚守档案数据伦理底线，制定数据隐私权、开放权等相关规范，达到数据开放与保密之间的平衡。

(四)高校档案行政管理体系的重构

鉴于大数据时代高校档案工作边界拓宽、档案环节屏障破除的趋势，档案机构应摒弃粗放式的管理，建立扁平化、一体化管理体制，实现档案机构与其他部门和组织的互通互联，实现档案全过程精细化管理。

1.增强档案意识，完善顶层设计

高校档案在提供凭证、维护权益、提高决策水平、传承校园文化等方面发挥着巨大的作用。学校领导应着眼于校园文化的弘扬和大学协调发展的全局，真正把档案工作看成是全领域、全过程、同步骤服务学校改革发展的重要载体，把档案工作纳入学校发展规划和工作重点[10]，纳入立卷单位年度目标考核，设置专门的档案机构，制定健全的规章制度。

2.健全配置机制，加大资金投入

完善档案工作与高校各项事业统筹发展的资金投入机制，将档案信息化经费纳入学校总体预算，并逐步加大投入，配置齐全的软硬件设施设备，尽快完成档案数字化工作。逐步开展数据化工作，使高校档案更快速地响应用户多元化、个性化、全天候的利用需求，更好地为用户服务。

3.优化人员结构，打造专业队伍

高校档案工作专业化、复合化、研究化的趋势，对从业人员的专业素养、技术水平、服务能力均提出了更高的要求。首先，应促进队伍年轻化，加大对青年人才的引进力度，增强档案队伍的创造力和时代感；其次，应推动人才差异化，将高校档案工作领域进行专业细分，专业领域配备专门人才，构建复合型档案队伍；再次，应建立档案职业准入制度，明确从业人员的学历、专业、技能条件和标准，严格把控人员入职；最后，要加强对在职人员的培训，定期开展相关业务训练，填补知识空白，提高职业技能。

4.完善激励机制，提高工作效率

高校档案工作的不受重视，造成从业人员缺乏革新动力，习惯按部就班。应建立、健全档案管理人员激励机制，提高人员的业务素质、工作热情和服务质量。完善业务考评机制，定期对人员的专业知识、科研成果进行定性、定量考核，对不合格人员实行待岗甚至淘汰制度；建立用户考核机制，对用户投诉和打分较低的人员，及时进行批评教育并限期整改；实行综合评价机制，按岗制定工作指标及量化标准，年终进行综合考评，并将得分与人员绩效挂钩，实现奖罚分明。

大数据环境下，高校档案机构应以满足用户需求为目的，以档案数据管理为主线，主动转变档案管理观念，积极重构档案管理模式，实现增量档案的智能采集和存量档案的数据转化，实现档案信息资源的安全存储和智慧利用，最大限度地满足用户需求，实现档案价值的最大化。