水文监测系统建设工程的档案管理技术与应用探讨

张忠科 于 鹏 孙振玉

(泰安市水文局，山东 泰安 271000)

“十四五”水文监测系统建设工程规划中，拟对山东省5629座小型水库进行水文监测设施设备规划建设，按照规划要求这些小型水库都需要新建、改扩建水文监测系统工程。这些拟建小型水库的特点是建设站点众多；单一站点建设内容少，投资少；站点建设标准高、设备安装调试要求严；站点与站点高度分散、距离跨度大，建设难度大。由于这些工程建设特点决定了工程建设档案归档项目多，任务繁琐，尤其是工程档案的收集整理，既要按照水利工程建设档案规范执行，又要参照水文监测系统建设规范整理归档。从工程规划设计开始到建设完工整个阶段，档案资料收集整理难度高，工作量大且资料繁琐。因此，亟需对原始收集档案资料方式进行改革，实现水文监测系统建设档案管理的现代化、信息化和数字化，尽快实现档案管理的全程电子化，从而减轻工作量，满足快速查询工程建设过程中的施工情况要求，为水文监测系统建设工程提供快速准确的决策依据，为将来水文监测系统建设工程收集整理归档提供借鉴。

1 现状分析

水文监测系统工程建设档案收集整理流程、内容及形式与普通的工民建工程基本相同。由于水文监测系统建设工程具有其自身行业特点，因此其档案资料的收集整理既要服从于国家建设工程文件归档整理规范要求，又要遵从水利水电工程建设项目档案管理规定的要求。水文监测系统工程建设主要以河道、水库监测工程为主，按照这些建设工程的设施设备建设内容及建设流程中档案资料归档管理，水文监测系统建设工程档案收集整理要求和工民建工程档案是截然不同的。

水文监测系统工程建设过程中档案收集的管理主要为：建设单位资料由工程建设单位具体项目档案管理人负责收集整理；中标的施工项目由施工建设单位收集整理；中标的设计项目由水利勘察设计单位收集整理；中标的监理项目由监理公司负责收集整理；中标的遥测设备项目由设备单位负责收集整理设备的安装调试、培训等资料；施工过程中资料由监理公司负责审核，报建设单位审批。整个工程结束后，所有工程的档案资料由工程建设单位档案管理人员负责审核，按照省级指定的监理公司负责整体审核、装订等工作，达到档案管理要求后，送交省级工程建设单位统一按照水文监测系统的档案归档要求整理成纸质版存档管理。

目前，整个档案收集管理流程为工程规划、设计、工程开工、施工过程及工程验收，水文监测系统工程一般情况下都是按照这个流程开展工作的。多数情况却是工程档案资料始终不能和工程建设同步，工程档案收集整理落后于工程建设进度；设计单位、监理单位、施工单位档案收集资料过程中不能相互配合、未及时协调沟通，也没有统一标准；建设单位负责人对档案收集整理资料不重视，甚至部分档案资料到了工程验收阶段都没有整理成册，有些单位临时招聘档案管理人员进行整理，致使诸如隐蔽工程和重要施工环节过程档案缺失，甚至到工程验收后档案也无法收集完善。

2 存在问题

2.1 对工程档案管理重视度不够

水文监测系统工程建设单位在工程的规划、设计、施工及工程验收整个流程中，对工程的建设质量、建设进度、资金拨付控制、工程安全、工程协调等方面比较重视，但对工程建设过程中的档案收集整理工作重视度不够。很多建设单位都是工程结束后才开始统一整理档案，甚至有些建设单位工程结束后还未安排档案管理人员，违背了工程建设过程中建设与档案同步进行的要求，导致工程完工后资料无法收集齐全，无法完善整个工程建设过程中的资料档案。尤其是最基本的施工图像资料和隐蔽工程及重要施工节点的影像资料缺失后无法补全，对工程的验收及后期工作极为不利。

2.2 档案管理人员业务能力有待加强

水文监测系统建设工程单位指派的档案管理人员大部分不具备专业档案管理能力，他们往往既缺少档案管理的基本能力，又缺乏对水文监测系统工程建设档案的相关了解。虽然经过培训，但也需要经过很长时间才能胜任审核设计单位、监理公司、施工单位建设档案的工作标准。

2.3 对水文档案管理要求不统一

水文监测系统建设单位由建设单位、设计单位、监理单位、施工单位、仪器设备供应单位等组成。这些单位对水文监测系统档案管理的要求理解程度不同，有些甚至没有接触过水文监测系统工程，因此在平时的归档整理工作中，对工程建设档案的整理要求和验收标准不统一。此外，有些单位档案管理人员不固定，一旦出现人事变动，就容易使档案资料出现丢失或混乱等问题，影响了资料的整体性和连贯性。水文档案没有统一的行业标准，导致收集的档案资料五花八门，缺失比较严重。

3 研究目标

充分运用现代化高科技管理手段，研发形成一套先进实用的数字化、网络化构建理论和技术体系。通过模型研究，结合工程建设过程中档案管理整个流程，对电子化档案的管理技术和查询服务的各种方案进行模拟与实践应用，利用现代计算机网络化等技术手段，虚拟现实技术和信息化技术，实现档案电子化管理。针对水文监测系统建设档案管理的特点，开发出数字化管理平台及档案视频会商平台，同时建立山东省级、市级水文监测系统建设整个过程及其相关区域的数字化研究环境，实现全程电子化建档管理、查询服务一体化的专业信息化平台，运用通信技术实现整个流程及会商沟通技术支持。

4 档案管理技术

水文监测系统建设档案管理技术是以数据、图像为关键要素的数字档案管理技术。建设现代化档案管理技术平台离不开大数据发展和应用：以省级核心服务器为主要存储对象，地市级核心服务器为辅助存储设备；以专用网络化为主要传输对象，省、市级管理员权限身份为登录访问方式；设计AO数字化管理平台及软件；加快发展数字档案管理技术平台及档案视频会商技术平台建设，推动工程建设整个过程中和竣工验收后的数字档案管理技术平台融合发展。推动互联网、大数据、智能化同水文监测系统建设档案管理技术深度融合，做好信息化和档案管理技术深度融合技术平台，推动纸质版档案管理加速向数字化、网络化、信息化发展，实现水文监测系统档案管理技术创新发展，推进水文监测系统工程基础设备建设和档案整理收集工作同步进行、同步推进。

对已有的纸质版水文监测系统建设档案资料及部分音像图表等资料全部进行归类扫描成电子版，按照档案管理目录存放在工程档案管理服务器中。将设计单位、监理单位、施工单位及各种遥测设施设备单位的档案电子流程、技术表格及管理目录都录入管理技术平台，各单位按照管理权限访问服务器，按照本单位的要求收集整理档案资料。

省、市级建设管理单位的档案管理技术原理见图1。

图1 档案管理技术原理

根据以上档案管理技术平台设计要求，基本能够实现水文监测系统建设工程的档案管理目标，实现工程建设的全程电子化档案目标要求，快捷、高效运转档案资料的收集整理工作。在推广该管理技术平台过程中，为了能顺利实现档案技术培训、交流及沟通协调等办公职能，可以利用网络化视频会商会议的模式，建立省、市两级视频档案会商平台。

档案管理交流、沟通的视频会商网络原理图见图2。

图2 视频会商网络原理

通过以上档案管理视频会议网络化传播模式，实现了省级主管单位管理档案的管理目标要求、会议要求及档案培训，实现了市级主抓单位的档案管理落实及沟通协调。通过视频档案会商平台，为水文监测系统建设工程档案管理准确、可靠、高效的办理流程打下坚实基础。

5 技术平台的使用分析

该水文监测系统建设工程的档案管理技术平台建设与档案视频会商平台技术建设，弥补了省、市两级技术平台由纸质化向全程电子化转变的空白，满足了水文监测系统建设档案管理技术的需要。从根本上解决了水文监测系统建设工程的档案管理资料收集不全及不同步的问题；工程建设单位管理人员可以及时调取施工单位、监理单位、设计单位及遥测设备单位的资料收集情况，发现问题后可以及时督促落实整改，时刻监督水文监测系统工程的建设进度与档案资料收集的同步性；建设单位时刻监督水文监测系统工程的建设进度与档案资料收集的缺失性，及时纠正档案资料的漏项。该技术管理平台的建成，将实现水文监测工程建设档案资料的信息采集、传输、存储的自动化，大大提高水文监测系统建设工程档案资料信息的时效性和利用率，为实现水文监测工程的全面优质服务提供技术保证。

通过水文监测系统建设工程的档案管理技术平台建设与档案视频会商技术平台的实时数据信息，满足了设计单位、监理单位、施工单位及遥测设备等单位的档案资料信息需求。相关单位可以根据工程进度情况及时快捷地按照电子化程序进行档案收集整理，对于有疑问的问题，可以通过视频会商系统对档案中的问题进行咨询，也可以通过电话等传统技术手段进行沟通交流。档案管理技术平台为各建设单位提供可靠、准确的档案收集、整理依据，解决了工程建设过程中档案资料不会整理、有疑问不及时解决的弊端。该水文监测系统建设工程的档案管理技术平台建设与档案视频会商平台技术的建成及运行，为水文档案管理形成更加准确、可靠的工程档案管理流程做保障，为水文工程档案管理节省了大量的时间和管理经费。

6 档案管理技术的展望

水文监测系统建设工程的档案管理技术平台和档案视频会商平台建设，将为工程建设单位、设计单位、施工单位、设备供应商等单位节省大量的人力、物力、财力，使传统的纸质版档案资料向全程电子化档案迈出了重要一步。在具体的运行实践过程中，这两个平台可能会出现各种疑难问题，需要管理人员根据工作实际情况具体问题具体分析。对建设内容继续补充完善；对规范要求类的表格及音像资料及时填充；对平台技术方面的维护维修及时进行升级改进，最后逐步完善平台的各项功能。随着网络化、信息化、智能化、科技化的发展，将会开发出更加完善的水文监测系统档案管理技术平台，从而实现档案管理技术平台和视频会商平台的合二为一，使其操作更加简单化、智能化，为实现水文监测系统建设工程档案管理的电子化做出贡献。

7 结 语

水文监测系统建设工程的档案管理技术平台与档案视频会商平台的建设，成功解决了水文档案管理由纸质版向现代化的全程电子化过渡的技术难题，缩短了收集整理时间，提高了工作效率，节能环保；成功解决了水文档案管理的标准化、程序化、统一化、规范化，提高了档案管理的高效性，减轻了档案管理者的劳动强度，为单位节约了管理经费，真正实现了工程建设与档案资料的同步性，取得了良好的社会效益和经济效益。