技工院校干部人事档案管理优化研究

仇宏毅

摘 要：本文首先从管理理念片面、管理机制缺陷两个角度出发，分析了技工院校干部人事档案管理的现存问题;其后，围绕加快实现理念变革、全面落实制度完善两个方面，提出了技工院校干部人事档案管理的可行优化建议。

关键词：技工院校;干部人事档案管理;制度体系

干部人事档案管理是技工院校管理体系的核心组成部分，其不仅是考核干部人员工作质量、岗位能力的主要依据，同时也承担着引导技工院校正向发展、优化技工院校资源配置的重要任务。

1 技工院校干部人事档案管理的现存问题

第一，管理理念的片面性问题。在干部人事档案管理的实践过程中，技工院校全体人员应做到通力合作、积极配合，以确保干部人事档案管理职能作用的最大化发挥。但从当前来看，技工院校大部分人员并未意识到干部人事档案管理的重要性。一方面，受到社会因素的影响，一些技工院校领导人员对档案管理抱有一定轻视态度，认识档案文件只要不丢失、不泄露即可。还有一些技工院校领导人员将档案管理视为技术要求低、资源需求小的简单工作，且认为档案管理与学校运行发展间的关联性较小。另一方面，多数基层教职工并未明确自身的岗位责任，仅将干部人事档案管理看作是档案部门的内部工作，进而疏于关注、懒于配合。在这两方面的共同制约下，技工院校的干部人事档案管理工作便很容易出现配置水平低、人员不专业、落实能力弱等负面情况，最终导致干部人事档案管理流于形式，甚至对技工院校的运行发展起到阻碍作用[1]。

第二，管理机制的缺陷性问题。管理理念的片面，势必会导致管理机制的缺乏。现阶段，技工院校领导层中普遍存在轻视甚至忽视档案管理的情况，进而无法制定出全面化、科学化的档案管理制度体系。首先，技工院校档案部门的工作人员多为其他岗位教职工转岗担任，因此专业素养、创新能力都處在较低水平，进而严重制约了干部人事档案管理的质量上限;其次，技工院校档案部门并未从制度上融入学校教学工作的主体运行当中，因此存在档案信息采集的滞后性与模糊性问题;再次，档案问题的内容结构相对简单，仅包括各层教职工人员的个人履历、专业学历、薪资材料、政审材料等，并未将人员细化的工作表现、阶段评价纳入内容体系当中，因此很难反映出人员的真实情况;最后，档案载体以传统的纸质文件为主，不但不利于长期性的查阅、保存与养护，也缺乏严格的证实能力。

2 技工院校干部人事档案管理的优化建议

2.1 加快实现干部人事档案管理理念的优化变革

行为优化，意识先行，只有技工院校全体人员实现理念上的优化变革，才能构建出上下一体、通力合作的工作氛围，促进干部人事档案管理的顺利运行与持续发展。具体来讲：

首先，技工院校领导人员必须要正视和重视干部人事档案管理的价值作用，进而从院校规划、制度支持、资源投入等多个方面入手，为干部人事档案管理工作提供出充足的发挥空间与配置条件。例如，在院校规划方面，领导人员可围绕档案管理设立出“先实践，再改革，后开发”的渐进性、阶段性发展目标，并将发展目标落实到学校的建设项目、会议活动当中;在制度支持方面，领导人员可通过既往成果分析、工作现场考察、人员意见采集等多种手段，了解干部人事档案管理的工作现状与监管水平，并制定出针对性的制度内容;在资源投入方面，领导人员要结合干部人事档案管理具体的工作需求，适当提高其在技工院校财政分配中的比重，进而购入先进的计算机、扫描仪、打印机等设备设施，为干部人事档案管理的质量发展夯实条件基础。同时，领导人员还应从薪资福利、工作环境等角度出发，提升档案部门工作人员的待遇水平，以确保人员具备良好的工作心态与工作状态[2]。

其次，档案部门工作人员作为干部人事档案管理的实施主体，其专业素养、创新能力对档案管理价值具有直接影响。因此，档案部门工作人员一方面要明确自身的岗位责任，全面做好档案文件的采集、核对与编制，严格杜绝文件遗漏、信息偏误、描述模糊、弄虚作假等情况发生，以免降低档案文件对技工院校干部工作的反映水平。另一方面，档案部门工作人员还应做到积极学习、勇于创新，不断将先进档案管理理论、优秀档案管理经验、现代信息技术设备融入到自身的工作实践当中，从而促成档案管理质量与效率的持续提升。

最后，其他岗位教职工也应意识到自身在干部人事档案管理中的参与必要性，保证个人档案填写的准确无误，并积极配合档案部门工作人员的调查、核对、评价等管理行为。同时，为了进一步提升全体教职工的配合质量，技工院校还应加强档案管理相关的宣传与约束力度，主动对教职工提出档案管理相关的工作要求。例如，四川职业技术学院于2017年6月开展了“6·9国际档案日”专项宣传活动，并组织院校各职能部门、教学系负责人召开了档案工作专题会议。在会议中，四川职业技术学院院长黄远新围绕“提高认识”、“加强领导”、“加强学习”、“履行职责”四点内容，对全体教职工人员共同推动档案工作发展提出了指导和要求。

2.2 全面落实干部人事档案管理制度的优化完善

制度是企业机构的运行之本，要想保证干部人事档案管理工作的基础扎实、手段先进、实践顺利，就必须要从多个角度入手建立健全档案管理相关的制度体系。具体来讲：

第一，应建立起科学的人员管理制度。首先，为了改善传统工作中人员素养普遍较低的情况，技工院校应制定出定期化的教育培训机制，从管理理论、相关法律、归档技术、设备操作等多个角度入手，提升专岗人员的专业水平。其次，技工院校应围绕所学专业、执业资质、工作经验、道德素质等方面，抬高档案部门的准入门槛，以此保证后续档案人员均为档案学、图书馆学、信息资源管理学等专业出身的优秀人才，为干部人事档案管理的创新发展夯实动力基础;最后，技工院校还应将岗位晋升制度、薪资福利制度与档案管理人员的工作绩效直接挂钩，从而构建出良性的激励氛围与竞争氛围，真正做到吸引人才、留住人才、发展人才。

第二，应建立起严格的质量管控制度。为了确保干部人事档案管理不走过场、收到成效，技工院校必须要实施出约束力强、内容细化的监督与控制措施。例如，甘肃省庆阳市职业技术学院建立起了名为“干部人事档案重点工作回头看”的专项管控制度，并从信息漏审、审核登记表、材料查缺补漏、认定政策程序、干部档案管理等五个方面入手，对干部人事档案管理的工作质量提出了明晰要求。在“严格核查干部‘三龄两历一身份信息”、“专项审核表格涂改意见”、“检查复印、补制材料标识信息”、“建立独立干部人事档案库房”等制度内容的引导与约束下，干部人事档案管理的滞后性、模糊性问题得到有效治理，档案信息的内容也更加具有实效性和全面性。

第三，应建立起先进的信息化工作制度。在新形势下，档案管理由纸质化向数字化发展已成大势所趋。因此，技工院校必须要建立起信息化的档案管理制度，从设备设施更新、管理手段改革、档案系统开发等多方面出发，推动档案管理的信息化建设。例如，福建水利电力职业技术学院于2019年8月开展了云盘存储、手机门户、廉政档案管理系统等信息化建设的采购项目。

3 总结

综上所述，从目前来看，技工院校的干部人事档案管理仍有较大发展空间。对此，技工院校必须从认识理念、管理制度、人员素养、资源条件等多方面出发，为干部人事档案管理的运行能力提供优化支持。

参考文献

[1]王晓静.技工院校干部人事档案管理存在的问题及对策[J].新西部，2019（08）：132+131.

[2]秦兆玲.新时期技工院校干部人事档案管理工作的几点思考[J].职业，2017（02）：54.