企业文秘职业素养的养成

何晓莉 付娅莉

摘要：文秘工作是办公室工作中不可缺少的一环，石油企业特殊的工作性要求文秘人员具备较强的沟通能力、熟练的操作能力来提升工作效率。本文将简要阐述石油企业文秘工作人员的工作特点，提供一些文秘工作遇到的问题及培养企业文秘职业素养的方法。

关键词：企业文秘;职业素养;工作特点;培养措施

前言：

文秘工作是企业工作中承上启下的一环，主要服务于企业领导，传达领导指令，协调各部门展开工作，将工作中的问题和信息整合后汇报给领导。文秘的工作比较繁琐，因此需要较高的职业素养、专业能力、沟通技巧，文秘人员的素质和能力是做好企业文秘工作的关键，因此，企业做好对文秘工作人员职业素养的培养十分重要。

一、石油企业文秘的工作特点

作为大型国企，石油企业的利益纠纷较多，更加需要文秘人员行之有效的工作能力。文秘工作最基本的是文字撰写能力、语言表达能力和规范熟练的动手操作能力。文字表述应是秘书人员的基本工作能力和看家本领，在一定程度上文字表述能力决定着秘书的工作能力。在公文的撰写方面，要求篇幅短小精悍，言简意赅;行文行云流水，一目了然。在语言表达上要求观点鲜明，言之有理，内容集中。对领导，当员工对上层提出意见或诉求时，秘书应及时传递这种诉求，以便领导在下达指令或制定政策是考虑周全，使之决策更加合理化;对员工，秘书应及时主动解释清楚领导的意图，传达领导的精神，但对于不能确定的绝不能含糊其辞或推诿敷衍。随着网络的普及，科技化程度越来越高，电子办公设备也进入到企业工作的环节中，办公室中常常用到的计算机、传真机、复印机等设备，文秘工作人员都应该学会使用并熟练操作，此外，网络世界日新月异，更新换代速度极快，文秘工作人员还应发展自身，努力适应电子办公设备的新技术。

二、文秘工作人员的工作问题

（一）自身业务能力较低

一方面是文秘工作人员对自身的要求较低，工作能力仅仅能应付工作，就安于现状、止步不前，放弃对自身能力的探索挖掘，放弃在工作上更高水平的能力提升;另一方面是企业在招聘时没有建立起完善的招聘制度，对招聘的文秘工作人员设置的标准不高，或是对其学历、经验、素质、工作能力考察的不够详细，导致招聘的人员能力没有达到工作岗位的要求，这就容易在工作时影响工作效率、企业形象，损害企业的利益;最后是企业没有对文秘工作人员进行有效的上岗前的培训及工作时及时的学，因此，对自身要求较低的文秘人员放松了学习，逐渐跟不上企业快速发展的步伐。

（二）对工作岗位认识不足

文秘工作人员没有及时充分的了解工作岗位的职能及需要具备的能力与素质。在实际工作中，秘书所处的部门不同，所从事的工作对具体要求也不尽相同，但大多数人对文秘工作存在同一种看法：文秘工作是跑腿和打杂的，难度不高，不需要太高的能力，领导怎么说，工作就怎么做。这种看法致使文秘工作人员对待工作的积极性不高，自身工作能力停滞不前，做了幾年工作，能力和刚入职时一个水平，这会导致自身在工作中没有独特的优势，极易被工作淘汰。

（三）对待工作积极性较差

文秘工作人员对待工作积极性差既有人员自身的因素，也是企业不够合理完善的弊端。文秘工作人员自身素质不过关，导致没有上进心，对待工作敷衍了事、兴趣不强，长此以往，工作彻底沦为打杂跑腿，影响工作能力的提升、团队的建设和企业对外的形象;企业对文秘岗位的管理制度不够完善或脱离实际，认为秘书工作就是写写材料，对团队建设、企业发展贡献不大，因此对文秘工作岗位约束力不强，导致文秘工作人员不被企业重视，大大的影响了文秘团队的工作积极性。

三、培养文秘工作人员职业素养的措施

（一）文秘工作人员要提高自身能力

文秘人员需要积极的提升自己的知识素养和专业水平，现代社会，对知识性人才十分看重，因此要把学习作为一种长期的追求。从自身做起，可以先拿起一本书，从书中的知识学起，加强自己的知识储备，建立自己的资料库，提高思想道德修养，积极学习新知识，了解新时事、适应新时代;向优秀的人或事学习，明确每一次的学习目标以及完成的时间和措施，注重质量、提升效率，在此基础上，追求更高标准的完成任务，让领导放心。

（二）企业要重视岗前培训及后续教育

首先要重视选拔人才这一关，对招聘人员的学历、能力、素质、经验严格要求、详细考核，使招聘人员具备企业工作所要求的基本能力;后续进行岗前培训，让文秘人员快速融入新环境，了解全面的文秘岗位，对文秘工作有着足够的认知，在正式工作前拥有着更多的实践机会，更容易快速的上手工作;上岗后也要继续加强学习自觉性，提升文秘人员的综合素质和工作能力，符合团队发展的需要。

（三）企业要建立完善的考核激励制度

文秘工作人员普遍存在积极性不高等情况，工作效率受到影响，为了改善这种情况，企业应建立起合理的考核激励制度，调动工作积极性。第一，建立全面考核制度、奖惩制度，规范工作要求，对工作全面考核，将薪资待遇与考核结果结合，表现优秀的文秘工作人员将升职加薪，反之，则会受到一定的处罚，使员工学会积极主动提升自己;第二，营造包容温暖的工作氛围，对文秘工作员工进行人文关怀，适当给予精神上的鼓励，让员工对企业有归属感;第三，加强文秘岗位之间的沟通，让不同部门的文秘交流工作，激发文秘工作人员的爱岗敬业精神和工作的热情。

结语：

文秘工作人员上承领导、下接员工，对内协调团队工作的建设与发展，对外彰显企业良好的形象，工作还需要具备较强的实践性、良好的沟通能力、不断攀升的综合素质，实乃企业工作中至关重要的一环，因此，文秘工作人员应加强自身的专业素养，业务能力，企业更应该要加强对文秘工作人员的培养，提高实践的机会，在实践中提升能力，培育综合能力水平突出的文秘工作人员，发挥出文秘工作人员的重要作用，从而提升团队的建设、企业的发展。

参考文献：

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