工程项目物资采购管理风险因素与合理防范分析

摘要：本文主要简单介绍了工程项目物资采购管理的相关内容，通过对现阶段工程项目物资采购管理中存在的风险进行分析，探讨合理防范工程项目物资采购管理风险的有效措施，以有效规避工程项目物资采购风险，提高工程项目物资采购管理水平，保障工程项目物资采购管理质量，满足企业的生产需求，选择合适的物资采购方式，从而减少企业的物资采购成本，优化企业资源配置。

关键词：工程项目;物资采购;管理风险;合理防范;有效措施

随着社会经济的高速发展，我国工程项目建设行业也取得了不错的成效，其在发展过程中需要进行多方面的系统化管理，如此才能保障工程项目建设的顺利开展，在此过程中，工程项目物资采购管理是其中的重要组成部分，必须予以高度重视，不容忽视。

一、工程项目物资采购管理的相关内容

工程项目物资采购管理指的是企业购买工程项目生产经营过程中所需要的物资，与一般物资采购管理的区别在于，项目物资采购不仅是购买物资，还要处理采购活动中涉及的各方人员关系，维护各方利益。其任务在于严格按照企业的相关规定，发挥企业的自身优势，提高企业外部资源利用率，根据企业的实际情况来拟定科学的采购计划，并且按照此计划来实施物资采购活动，确保工程项目的顺利进行。

二、现阶段工程项目物资采购管理中存在的风险

现阶段，工程项目物资采购管理中存在的风险主要有：一是具有市场价格风险，包含了政策性价格风险、供求风险、季节性风险和突发价格风险等;二是供应商风险，在选择供应商的时候会面临供应商的信用问题，而且在物资物流运输方面会存在一定的不可控因素;三是质量风险，指的是所采购的物资生产质量是否能够满足工程项目需求;四是合同风险，指的是在签订的物资采购合同中，容易出现条款不清晰、不够完善，合同陷阱、欺诈等问题。

三、合理防范工程项目物资采购管理风险的有效措施

（一）完善制度，提高采购人员素质

要保障工程项目物资采购管理质量，就应当制定完善的物资采购管理制度，以使物资采购工作有据可循。可从以下幾个方面来着手：第一，要明确物资采购目标。采购人员在采购物资的时候，应当将物资的质量放在首位，与此同时还要尽量减少采购成本，提高物资采购的效能;第二，要建立科学的物资采购组织机构。将完善的采购制度公布于众，要求各项目部门的人员，以及供应商对此有所了解，做好相应的准备工作，采购人员应当互相约束和监督，有效规避或是降低物资采购过程中可能遇到的风险，避免给企业带来较大的经济损失;第三，要建立健全的工程项目物资采购体系，规划物资采购工作细则。所制定的工程项目物资采购体系中应当包含多方面内容，如要充分掌握与工程项目物资采购相关的各类信息，要做好相应的物资采购计划，规范物资采购申报流程，制定科学的物资招投标制度，并针对物资采购中可能出现的风险来实施有效的预防措施，为物资采购人员提供正确的方向，避免其盲目采购;第四，各相关部门要加强彼此之间的交流与沟通，协调配合，互相监督。工程项目物资采购的金额比较大，必须严格按照相关规定来执行，项目施工部门要协助采购部门来拟定采购计划;第五，要制定完善的奖惩制度，对于严格按照规定流程，提高物资采购效能和质量的采购人员予以奖励，以作表扬;对于违反采购流程，出现违规操作者，则要予以严惩，以作警示。

除此之外，要加强对采购人员的培养，提升采购人员的专业能力，使其具备良好的职业道德素养，要有良好的采购风险防范意识。采购人员不仅要充分了解企业内部的实际情况，还要掌握市场变化状况。遵循企业所制定的各项采购规章制度，贯彻落实各项采购政策，严格按照相关程序来进行采购。要具备一定的经济知识，了解和熟悉采购环境，具备专业的采购技能，能够在采购过程中灵活处理各类问题，应对突发事件。可加强对采购人员的培训，邀请专业教授来开展讲座和授课，利用案例研究法、角色扮演法等来进行实践训练，实施岗位轮换制。

（二）科学拟定物资采购计划

在进行工程项目物资采购管理工作的时候，一定要根据实际需求来拟定完善的采购计划，加强物资采购管理工作，严格按照计划来进行采购。所编制的物资采购计划，不仅要满足工程项目的施工需求，还要由采购部门和工程项目部门共同审核，确保所编制的计划具有可行性和实用性。采购计划中的内容不可与实际情况存在过大的误差，所制定的预算目标，要与实际目标保持一致。另外，在采购计划中还应当容纳运输方案、使用计划等，要有良好的措施来保障物资采购工作的顺利开展。在进行物资采购计划管理的时候，可遵循以下步骤：首先，工程物资使用部门申请物资采购，采购部门根据其提出的物资采购要求，来制定完善的采购计划;其次，要制定分级审核制度，提交的工程项目物资采购计划表由物资保管部门来进行审查，应当确保所提交的物资采购计划符合实际情况，具有合理性，需要根据现有的库存来核定采购数量，然后将审核通过的采购计划提交给物资采购相关部门;再者，要先对供应市场进行调查，了解物资的市场价格，然后根据采购计划来预算所需要的物资采购金额;最后，将预估的物资采购资金进行上报，以申请资金，再开始执行物资采购计划。

（三）评估供应商

要制定科学的供应商评估机制，充分了解供应商的实际情况，选择适宜的供应商，以此来降低物资采购的供应商风险。可制定供应商准入制度，这指的是与企业所在地区的生产商进行战略性合作，采取厂家直供的方式，以避免中间商差价，减少采购成本。选择优质的、信誉较好的物流厂家，来负责物资的运输工作。要对供应商以及申请单位进行全面的审核和评估，关注其商业信誉、技术水平、服务质量等各方面内容，最终选择合适的供应商来合作。除此之外，还要定期评价供应商，考量其物资的生产质量，是否按照合约履行承诺等。

（四）加强物资采购合同管理工作

要加强对物资采购合同的管理，签订合同的时候必须符合相关法律法规的要求，合同中的各项条款必须双方达成一致，各项条款中的语义要明确，做好合同档案管理工作，有效规避物资采购中的合同风险。可采取以下措施来进行有效的管理：一是要明确物资合同档案管理工作的重要性，相关人员应当具备良好的合同管理意识，明确自身的工作职责，强化管理人员的责任意识，认真地投入合同管理工作中。需要根据实际情况来制定合同档案管理计划，包含长期工作计划和短期工作计划，定期要进行汇报;二是要做好物资采购合同台账工作，汇总合同中的各项信息，并予以及时反馈。将已经签订好的合同进行统一和集中管理，分类编号，并将同类物资采购合同进行汇总，以便日后查询。可创建健全的档案管理信息系统，实现各部门的数据共享，保障所得信息的时效性和准确性;三是合同档案中的各项条款应当完善，包含每一个重要的细节和项目，做好合同归档工作;四是要有专门的人员来负责合同管理工作。

四、结语

物资采购指的是基于规定要求，工程项目于物资供应市场中，购买所需要的质量合格的材料和物资，将其作为工程项目建设中的有效资源，以为工程项目经营管理工作奠定扎实基础。为了提高工程项目物资采购管理水平，应当根据实际需求来拟定科学的采购计划，选择合适的采购方式，从而有效规避采购风险。

参考文献：

[1]曹玉田.国际工程物资采购和管理风险分析与对策研究[J].铁路采购与物流，2018（1）.

[2]刘培.国际工程物资采购和管理风险分析与对策[J].铁路工程造价管理，2014（3）.

[3]于晓刚.工程项目物资采购管理风险因素与合理防范分析[J].建材与装饰，2019，569（8）.

作者简介：胡登宇（1989—），男，湖北荆门人，中级会计师，学士，主要从事物资采购管理研究。