改进办公室档案管理工作分析

韩冰?马冬?齐云

【摘要】伴随经济的快速发展，科技的不断进步和革新，传统的管理方式已经不再适应于现代办公室的档案管理，不再符合现在时代发展的需求。对于行政机关、企事业单位来说，办公室的档案管理是很重要的。而如今的档案资料更多的是采用网络信息来进行管理，采用网络信息化的技术能够让管理变得更加便捷和系统化。在当前阶段，如何提高办公室档案的管理效率是一个很重要的话题，能够帮助相关部门的工作顺利展开和进行。对于该怎么提高办公室档案的管理效率已经成为办公室管理工作的重要环节。笔者对于现代办公室档案管理所暴露出的问题进行有关分析和探讨，并提出改进方案，希望能够促进办公室档案管理效率的提高。

【关键词】办公室;档案管理;提高效率

各个单位工作的顺利进行很大程度上受办公室档案管理工作效率的影响。效率高的话自然能促进工作顺利开展，但相反，如果效率低的话，会严重阻碍工作的进行。在这个信息爆炸的时代，科技不断改革创新，在各行各业得到了广泛的应用，并得到大家一致赞誉。我们很清楚知道，如果在档案管理中依然沿用传统的办公模式，那么会很大程度上被淘汰或者直接落后，拖慢我国的经济发展步伐。为了将办公室档案的效率提高，并为了以后能够将资料迅速掌握，办公室档案的管理工作的加强势在必行。所以我们应该清楚认识到现在办公室档案管理所出现的问题，并且最快地采取一些办法，将办公室档案的管理效率提高，为企业单位的顺利成长开创出一片良好的土壤条件。

一、办公室档案管理存在的问题

（一）管理意识弱，管理方式落后。我国社会已经进入了经济改革开放的新阶段，对于人才的需求量很大，而我国档案管理专业的人才培养与现在社会所需要的水平相差很多。根据调查，我们可以清楚发现，在一些单位中档案管理人员大多是企业单位中的任职人员同时兼任的，很少发现企业专门进行招聘。单位企业这样的做法很容易导致现代办公室档案管理的意识薄弱，档案管理工作只是停留在表面，对日常材料的搜集和保存并不太上心，工作的责任心不强。与此同时，我们还发现很多单位的档案管理方法仍然停留在传统的模式上，与时代的步伐严重脱节，在一些偏远地区，管理模式落后，对档案管理的重要性也是嚴重缺乏认知。

（二）管理人员素质不高。我国现在的教育体制还不能培养出合格的可以满足社会需求的专业档案管理人员。我们也知道，档案管理意识的薄弱，使得许多单位让自己的工作人员兼职从事档案管理工作。而他们的知识并不专业，知识层面也是不够，缺乏相关的专业知识和必要的工作技能，这样是当前办公室档案管理工作急需解决的重要问题。现在是信息快速发展的社会，为了能够跟得上时代的步伐，要求在档案管理工作上要应用上现代的信息技术进行辅助，这相应的要求办公室的档案管理人员要具备相关的现代办公软件操作技能。但是当面对档案管理所出现的问题时，许多办公室档案管理人员就会暴露出专业技能的缺乏，水平相对较低，运用现代办公软件的能力不高。所以，要严格对待办公室档案管理工作人员的素质问题，这也是现代办公室档案能够顺利开展的重要条件。

（三）信息化建设较弱。在当前阶段，现代化档案的不断发展，使得档案的种类比较繁杂，这对于办公室档案管理人员来说也是一个不低的要求。而且又因为现在我国的档案信息化建设还不太成熟，很多的硬件设施不能跟得上现在工作的需求，这样也导致了很多单位的档案管理只能停留在纸的文件管理方式上。而且现在我国的档案机构缺少一些有关无纸质的档案规划战略和相关的制度设计，系统也并不是那么规范，所以我国的档案制度对于纸质文件产生了一定的依赖性。我国的档案在总体上大多时候处在一个随机的状态，数字化信息有多种类型，有些会直接储存到数据库中，有些会被定下一个时间直接销毁， 还有的会被迁移到一个临时载体上，管理模式没有建成一个系统型的模式，这严重影响到我国的现代办公室档案管理工作。

二、如何改进办公室档案管理的工作

当前办公室档案管理工作存在的问题较为多元化，对该方面工作质量水平的提升以及档案的高效合理利用产生了不利影响。而要想提升企事业单位的工作效率，做好办公室档案管理工作是至关重要的。

（一）改善办公室档案管理的体系。当前我国对档案管理工作的地位还没有达到其相应的高度，所以说在工作中要想保证该工作顺利进行，就必须建立严格的规章制度及管理体系。由于档案形式较为多样，具体展现了单位、学校等发展过程，是掌握其发展规律的重要依据，那么日后的工作制度建立过程当中，首先，要严格遵守国家档案管理部门所制定的各种标准，做好档案的收集整理等后续管理工作，充分有效地执行档案管理标准。其次，相关管理人员要承担起自己所负的责任，明确责任范围，依照相关规定要求，从管理工作实际发展情况制定出一系列符合档案管理工作的办法与细则，这是做好档案管理工作的重要基础与保证。与此同时，也可以在不断的实践中，不断发展和改进，确保工作能够良好完成。

（二）管理理念不断更新。由于档案管理工作一直处于不被重视的状态，相关管理工作人员在工作时往往处于一种较为懈怠的工作状态，那么，其在进行工作时通常是处于被动的局面，并没有积极主动地去进行相关的工作，阻碍了档案管理工作质量与水平的提升，对利用相关档案来加强对人们的有效服务的工作也有较为不利的影响。要使我国的办公室档案管理工作不断向着标准化、规范化前进，所以我们需要设定一个合理的目标，坚持“以人为本”的办公室档案管理理念，将办公室档案管理不断完善和改进，使得它更符合现代社会的发展。

（三）提高工作人员的素质。综上对我国单位企业的办公室档案管理工作人员的分析和介绍，我们可以知道大部分的办公室档案管理人员并不是真正的专业化，他们对于档案管理所需要的相关技能严重缺乏。因此，各单位企业要重视办公室档案管理工作人员的专业技能培训，可以通过多种方式进行培训，例如请具有专业技能的导师进行培训和讲座，要做到因材施教。可以适当采取良性的内部奖惩制度，不断提高单位企业办公室档案管理工作人员的工作效率，鼓励他们认真对待工作，为自己的单位谋求更多利益，谋求更远的发展。所以只有将办公室档案的管理工作人员的工作效率进行有效提高，才能真正将整个单位的工作人员效率提高。

（四）加入信息化管理。借助网络技术的优势，对档案管理着手进行建设，并在具有专业能力人员的操作下，在管理上不断融进各项新型技术，推动档案管理工作的顺利进行。

三、结束语

办公室档案管理可以说是单位企业内部重要的工作内容之一，在各行各业，不管是商业领域还是教育领域甚至是行政领域，都将关注的重点放在了该怎样提升办公室档案管理工作效率。因此，为了提高办公室档案管理工作的工作效率和质量，需要不断完善现代办公室档案的管理体系、不断更新办公室档案管理的工作理念、提高工作人员的素质。如果真正将办公室档案管理工作的效率进行提高，质量得到改进，企业其他部门的工作才会得到最好的服务，整个工作的进行才会真正顺顺当当进行下去。改变传统的档案管理方式，引进新的具有现代创新模式的信息网络化管理，让我国的档案管理效率能够真正提高。

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