新时期行政事业单位人事档案整理工作对策研究

张鹏

【摘要】行政事业单位人事档案整理工作质量对于国家发展和决策具有关键作用，因而行政事业单位在进行档案管理工作时需要保持高度的严谨性，以此更好地对党的政策性文件或政府内部的公文进行保密。即使档案管理工作在近年来得到了相应策略的规范，但其中仍然存在着众多问题，由此给行政事业单位人事档案整理工作带来了很大的安全隐患。本文主要根据当前的行政事业单位人事档案整理工作的实际情况，给予相关的优化策略，以此推动机关档案工作整体水平的提升。

【关键词】新时期;行政事业单位;人事档案;整理工作;对策

行政事业单位档案管理部门是对文件进行整理、归档的重要执行者，其工作质量将直接关系到国家干部的正常任用，尤其对于机关内部的重要文件，更需要对其进行分类整理，并做好登记工作，以便在后续工作中方便查找、翻阅，提高工作效率。然而，调查发现，有部分行政事业单位档案管理者往往抱着消极的态度对档案进行管理，由此造成档案遗失、混乱的现象。对档案进行无序的管理不仅会影响后续的工作进程，同时也可能导致重要文件出现丢失现象，影响档案工作的保密性。

一、人事档案整理工作中常见的问题

（一）工作程序复杂，整理效率不高。人事档案整理工作的文件是相對繁杂的，其不仅需要进行资料的收集和审核，同时还需要进行分类和归档。人事档案是历史地、全面地考察了解和正确使用相关人员的重要资料，因而在进行人事档案管理工作时，更需要秉承认真严谨的态度，以此降低信息的错误率。而在当前情况下，尽管管理方法已得到了相应的改进，但由于工作程序步骤的复杂性，其整体效率仍然处于低下水平。在进行人事档案管理过程中，需要进行单独的表格制作，最终汇总成《人事档案专项审核统计表》，便于后期调查核实、组织认定和材料收集。由此可见工作量之大，将直接影响工作效率。

（二）档案资源缺乏，影响材料完整。由于对相关人员的档案进行管理需要相关的资料作为支撑，但在当前情况下，在进行档案资源收集时往往出现不完整状态，由此影响人事档案管理工作的完整性。例如在进行档案材料核对时，需要相关的证明材料进行校对，而由于档案资源的不完整性，将影响每一份档案材料的正确性和清晰性。

（三）整理深度不够，信息管理混乱。在现代电子信息技术不断发展的情况下，尽管现如今越来越多的人事档案管理处将计算机引入到档案管理中，但仍有许多先进的技术手段还尚未开发和引用，甚至有些行政事业单位还采用手输档案信息的方式进行资源库的建立，由此在很大程度上增加了档案存储的正确性，影响实际的工作效率。

二、人事档案材料整理的新要求

（一）掌握排序方法。1.按材料形成的时间先后顺序排列。干部人事档案是记载干部整体行为作风的重要文件，因而在进行材料的整理上，就需要对其进行时间的排序，应从入学直至退休的顺序进行。时间性是干部人事档案材料分类、排序的最容易实施的原则之一，同时为提高档案资料管理的有序性也提供了良好的基础保障。在《干部档案工作条例》中，还要求将干部人事档案按照时间的顺序分为履历、自传等十大类。再者，公务员（含参公人员）、机关单位人员还需要对档案资料进行定期的审核，因而在进行排序时往往运用时间性原则，以此提高干部档案管理的实际效率。而对于三类年度考核、九类工资材料等时间顺序性较强的材料而言，从时间顺序中也将对资料的完整性进行检测，降低资料遗失的风险。2.按材料内容主次关系排序。干部人事档案中是对干部本人整体生活的综合记录，因而在进行排序时，就可以按材料内容主次关系进行排序。按照内容主次进行排序能够更好地保障每一份档案材料都可以正确呈现干部的各项信息。例如《山东省高中毕业生登记表》是山东籍干部人事档案四类学历材料中频繁出现并且具有重要性的文件，这类学历资料是其他十余份材料的合集。因而需要对其进行主次内容的排序，让后续十余份文件《高中毕业生登记表》《学年评语表》《体质测试表》等材料作为辅佐文件附于其后，由此提高档案资料的完整性。3.特殊排序规则。通常情况下，档案材料都以时间作为排序顺序，而对于特殊的材料则需要按照特殊排序规则进行。例如在对干部有直接影响的资料就需要按照资料的类别进行放置，而对于与干部行为作风没有直接关系的体检报告等则不归档处理，因而在进行特殊材料管理时，依然要根据其重要性进行归类排序，以此更好地提高档案管理工作的有序性，同时也能为岗位对人才的应用更具有针对性。

（二）规范收集材料。1.要按时收集、整理材料。实效性是提高档案质量的重要因素，唯有按时收集、整理材料，才能为后续的材料审核以及档案建立提供基础保障。其次，则是要对人事档案材料进行及时的整理，在整理的过程中，要根据档案材料形成的时间以及重要性进行整理。对于不同材质的资料需要进行优化处理，以此确保资料的完整性。最后在装订的过程中，也要做到方便后期查阅，呈现美观大方的状态。2.所收集的材料应规范。所收集的资料不规范，将会加重档案管理人员的负担。因而在进行收集过程中就需要对相关的资料文件进行及时的审查，以此减少其中来回修改错误所耽误的时间，提高档案文件管理的整体效率。其次，在不同单位之间流转的干部档案材料规范性也会有所不同，由此在进行资料收集时就需要对其进行认真辨别，从而降低后续的工作繁杂性，更好地执行档案传递的程序和规则。3.所收集的材料应完整。干部档案属于十分重要的机密文件，因而在具体的操作过程中需要增强其管理的严谨性，对其工作流程进行规范化管理，对同类型的档案进行分类整理、归档，以此提高后续工作的便利性。因而机关档案管理人员需要严格按照《档案法》中的相关规定对档案进行管理及存放，并对其整理后的档案进行再次检查，对于档案管理工作人员胡乱堆放档案的行为要及时制止，同时要求其进行分类存放的同时贴好标签，以便于后续登记工作的进行，以此实现干部档案材料的有序性和完整性。

（三）加强材料鉴别。由于在进行人事档案材料收集时往往会出现姓名相同或者经历相似等问题，由此提高了档案文件的错误率，因而在档案资料收集完毕后，就需要对材料进行鉴别。首先，看内容，即审核材料的内容是否与人员的岗位以及学历有直接关系，比如政审材料中所反映的内容与该人员实际的工作有直接联系。其次，看用途，比如对于证明材料，要详细审查此材料所证明的是否为干部本人，如果不是，则不能归入到该人员档案中。

三、新时期干部人事档案整理工作的对策

（一）加大干部人事档案新政策宣传力度，提升依法管档意识。为了更好地提高管理档案的意识，就需要加大干部人事档案新政策宣传力度。对干部人事档案进行新政策的专业知识学习，以此更切实地提高档案管理队伍的实践能力。档案管理事业的发展需要档案管理人员积极地将新政策与旧政策进行比较，进而不断地采用优化策略，创新档案管理工作方法，以此更好地提升整体的档案管理效率。干部人事档案新政策的宣传能够在认知层面对档案管理队伍素质水平产生潜移默化的影响，让其通过理论层面的知识学习，不断将工作实际同专业理论进行对比碰撞，提高自身的档案管理技能。

（二）健全干部人事档案整理工作机制，提升档案整理效率。由于干部人事档案整理工作的程序是相对繁杂的，因而就需要结合建立干部人事档案沟通机制，通过沟通交流减少其中的材料遗漏以及错误出现概率，进而切实提高材料整理归档效率。由于干部人事档案管理工作流程往往涉及多个部门，而建立档案整理工作机制可以有效地提高其中存在的沟通难题，干部人事档案管理部门应及时地将干部档案在一个月内形成档案材料，并在整理完成后快速移交档案管理部门，降低档案材料遗失的风险。干部人事档案管理部门还需要对档案材料进行催交，并将符合规定的档案材料在1年内归入到档案中，并在2年内打孔，装订入册。

（三）积极推动干部人事档案精细化管理，提高档案整理水平。1.细化整理流程。在进行档案整理的过程，资料的收集、审核和归档是必不可少的重要環节，而为了更好地提高档案管理的效率，需要细化整理的流程。首先，管理人员要认真、仔细研读《干部档案工作条例》等相关的规范文件，在进行资料整理时还要细致辨别每一份材料的形成时间、形成原因、形成背景等信息，并将其进行归类总结。例如有些干部的工作岗位经常发生变动，还会分别产生不同层次的人员变动、入党情况等材料。在如此繁重的工作量下，为了更大程度地提升档案管理的实际效率，并降低档案资料中的错误率，不断细化其中地整理流程是具有重要意义的。2.细化制度执行。在进行干部人事档案材料收集、审核以及归档工作中，需要细化制度的执行程序，尤其是对干部个人档案中存在的错误材料，需要对干部的入党资料以及工作时间进行认真核对，对于其中存在的错误，要让其进行手续的登记，并要退回材料形成部门重新制作。再者，则是要对材料进行本人的核对以及签字，并要盖上相关印章，从而使档案材料更加准确以及完整。3.细化信息管理。对干部人事档案进行数字化的管理，是与新时代科技相结合的重要体现。在现代社会中，计算机技术在档案管理中发挥着不可替代的作用，因而在实际的操作中，就需要通过电子扫描等科技手段将干部的入党时间以及从业情况录入到电脑中，由此便于后期的查询，同时也能建立先进的电子档案资源库，降低干部伪造虚假信息的可能性。将传统的干部人事档案工作与现代科技相结合，能够更加有效地对文件进行保护，因而细化档案的信息管理具有实际性意义。

四、总结

总而言之，行政事业单位人事档案属于政府内部重要的政策性文件，因而在其管理上需要投入更多的精力，从而使重要机密得到有效保护。唯有做好相应的档案管理工作，才能让干部人才得到更合理的任用。而我国行政事业单位在档案管理工作上仍然有进步的空间。近年来，在档案工作上仍然存在着重视意识不强的现象，从而致使档案管理工作质量得不到保障。尤其在新形势背景下，更需要利用现代信息技术优化基础建设，优化整理顺序，细化其中的材料管理流程，进而从根本上推动机关档案工作整体水平的提升。

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