加强档案安全管理工作的意义

摘 要：档案管理工作在社会组织机构和企业事业单位发展中发挥着重要作用，是部门或单位的全面、完整历史发展记录和数据资料，具有长期性，复杂性，完整性，对档案管理的安全性提出了严格的要求。随着互联网和计算机技术的发展和应用，档案安全管理也面临着巨大的挑战，确保档案安全是管理中至关重要的环节，因此首先要对其重要性加强认知，通过相应的应急机制和防范措施的制定，使突发事件以及自然灾害等所造成的损失最大限度地减少，使档案的安全性得到有效保证。本文就档案安全管理工作中存在的问题以及加强管理的有效措施进行分析和探讨。

关键词：档案安全;管理;措施

在社会组织机构和企业单位中，档案管理作为记录各项经营和生产活动的信息资源，有着重要的利用和开发价值，同时也是宝贵的经验总结和积累，对于社会组织机构和企业单位的建设发展有着不可或缺的作用。因此对于档案管理工作应加强重视，确保档案管理的安全性，避免因工作失误等造成档案资料的破坏和遗失，因此加强档案安全管理工作至关重要。

一、档案安全管理工作的意义

在档案管理工作中，档案的安全管理对于档案事业的发展以及群众切身利益的保障有着密不可分的联系。

1.战略意义。企事业单位以及社会组织机构的安全生产政策与档案安全管理工作的贯彻和落实相契合，作为科学发展观践行的重要手段，能够对企事业单位以及社会组织机构的根本利益进行有效融合，并在和谐社会的构建方面具有积极的战略意义。

2.重要基础的奠定。作为重要工作基础，档案安全管理工作在档案工作发展顺利开展中发挥着重要的作用，能够对相关的历史事件、经营建设等内容进行全面、真实地记录，同时其中还包括不少重要的信息资料，甚至涉及高度机密的资料和文件，如果出现资料遗失或泄漏的情况，将会造成巨大的损失。因此加强档案安全管理工作，是其他工作顺利开展的重要基础。

二、档案安全管理工作中存在的问题

1.档案保管不当。目前在不少档案安全管理工作中，因档案管理不到位，保管不当等诸多因素造成档案损毁的情况。在档案管理中，不少管理人员在档案柜中放置其他杂物，造成档案放置程序混乱的同时，也使档案柜日常管理工作无法有效落实，相关的防火、防虫、防盗、防光、防尘、防潮、防污染、防暑等方面的安全措施不到位;甚至档案管理库放窗户等未关闭等，一旦遭遇雷雨天气，会造成档案资料的极大损失;另外对于档案柜温湿度也未进行定期检查，使档案安全无法有效保障。

2.信息管理不当。相关档案管理人员在进行档案安全管理时，常会因工作疏忽等原因，在档案排列编号、信息分类等工作中出现错误，对日常的档案管理和信息查询带来不利，另外在档案中的不少照片、底片等资料，如未进行定期检查和处理，极容易出现发霉、发黄等现象，严重影响资料的使用;另外对于声音、录像等档案未进行及时复制和刻录，一旦出现损坏的情况，将造成无法补救的损失。

3.安全保管条件不足。档案安全管理的硬性条件对于档案安全管理的顺利实施有着重要的保障作用。然而由于各地区经济发展存在不均衡的情况，各地档案资料的管理条件也存在差异。因此通常经济条件较好的地区，设有专门的档案存放库房，对档案安全保护措施落实到位，在经济条件比较落后的地区，就存在着管理硬 性条件不足，档案安全管理水平较差，使档案安全管理无法有效保证。

三、档案安全管理加强的有效措施

1.档案安全管理制度体系完善。档案安全管理制度体系的完善对档案管理安全性的提高发挥着重要作用，因此首先需要对档案安全管理工作提高重视，对加强档案管理工作的意义加深理解，从而进一步对相关档案安全管理制度体系进行健全和完善。将档案管理考察制度与管理人员的工作绩效考核相挂钩，对档案安全管理具体制度的落实与相关人员的工作职责相联系，使相关管理人员对自身工作内容和责任加以明确，有利于安全管理工作落实到位。另外具体负责人员需要加强档案资料管理的定期安全性检查，能够对档案保管中存在的问题及时发现和解决，使档案安全管理工作有效性得以保证。

为了有效提高档案安全的日常管理水平，需要对档案安全日常管理制度进行健全，其中涉及值班制度、库房保管制度、档案安全管理责任制、档案出入库制度、库房温湿度管理制度、档案保密制度、档案利用制度等，相关管理人员需要严格按照上述制度规定执行。另外还需要对档案安全管理工作台账进行建立和完善，其中原始台账主要有：值班记录、保管情况检查记录、防火安全检查记录、出入库记录、移交登记档案、环境安全检查记录、档案查阅登记、库内外温湿度记录档案等，并对其进行统计和分析，对其中的安全管理规律进行有效总结，并对档案安全管理工作进行有效指导，使档案安全管理工作水平提高。另外档案安全管理过程应从档案保管环节进行不断拓展，涵盖档案收集、积累、鉴定、整理、利用等全過程，使档案安全管理工作在各个环节中得到有效落实。

为了更好地实现档案安全管理，作为档案工作的基础原和根本措施， 根据相关法律规定，档案的集中管理能够通过将各类应归档和保存的文件材料向指定的档案室或档案馆定期进行移交的方式，使档案管理的安全性进一步提高。其中包括各单位档案需要定期移交至国家档案馆，依照国家相关法律法规的要求，对单位文件、材料的归档制度以及档案馆接收范围等予以明确和制定，以及各部门文件材料归档范围和各档案馆接收范围等，使应归档文件材料的完整性、有效性得以保证。

2.管理人员综合素质和能力提高。确保档案的完整性和安全性是相关档案管理人员的主要职责和工作内容。在档案安全管理工作中，管理的重要目标为确保档案无遗失、无损坏、整齐有序等。一旦出现档案资料损坏的情况，相关管理人员需要及时进行相应的补救处理。为了确保档案无遗失等情况，还需要及时对档案进行完整安全备份处理，同时加强安全备份档案的管理，避免出现档案混乱的情况。因此在档案安全管理中，需要档案管理人员保持高度责任心和认真的工作态度。目前随着档案安全管理重要性的日益凸现，对档案管理人员的要求也越来越高，不仅需要档案管理人员具备较高的综合素质，同时还需要具有较强的业务能力和管理水平。另外管理人员还需要对档案保管的相关法律法规熟悉和了解，确保管理人员在实际档案安全管理工作中，能够及时发现工作中存在的问题，并能进行有效分析和解决，使档案的安全性得到有效保证。

3.管理工作保密性加强。目前信息技术的飞速发展，也对档案安全管理提出了更高的要求。各种先进技术手段在档案安全管理中得到应用的同时，也加大了档案安全风险，对档案保管的安全性造成极大的威胁。档案保管的完整性、有效性、安全性对于档案资源的有效利用起着决定性的作用，因此在实际管理工作中，需要针对档案加强安全保密工作，对档案的保密等级进行明确划分，做好相应的档案管理保密工作，在对档案实体加强安全管理的同时，还需要对管理的保密性予以保证。对于保管的档案需要相关管理人员定期进行严格清点，针对日益网络化的各类档案资料，随着数学化档案库的运用，需要加强相应防火墙等安全防护手段，针对不同的防问权限设置相应的密码保护，建立备份数据以及安装保护隔离卡等，使电子档案安全管理措施得以不断完善。

4.档案库房安全性提高。在不少单位中，仍采用废弃厂房或临时库房作为档案管理的档案库房，而保密档案的库房不具备良好的防盗、防火等功能，使档案安全管理无法得到有效保障，因此库房管理是提高档案管理安全性至关重要的环节。首先档案库房应配备整套的防火、防盗设施、库房温度測量装置以及各类防虫药物等;日常管理工作中要注意对档案库房进行维护，定期对库房内进行温湿度检测以及防火、防盗措施的有效性检查，以及档案库房内的电器线路的安全性等各项检查，最大限度地避免火灾等事故的发生，使档案库房日常管理力度加强;另外还需要做好日常检查记录，包括上述的开关设备、电源路线、电源门窗、防虫药品消防器材等，并对库内外环境清洁予以保证，使档案安全隐患能够及时得到消除。

四、结束语

随着信息化技术的广泛应用，档案资料数据在各行业领域的生产发展中的重要性也日益凸现，其巨大的开发利用价值也备受关注，因此加强档案安全管理工作有着重要的现实意义。目前档案安全管理中还普遍存在着档案保管不当、档案安全管理不到位等问题，因此需要提高档案安全管理意识，对相应的安全管理制度体系进行完善，加强档案管理人员的综合素质和专业能力的培养，使档案安全工作的保密性以及档案库房的安全性有效提高。

参考文献：

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[2]于宗华.浅议加强房产档案安全管理的重要性[J].办公室业务，2018

[3]张学勇，张佳迪. 加强档案安全管理工作的探讨[J].兰台内外，2015

[4]唐昭春，潘丽娜.浅谈加强高校档案管理中保密工作的重要性[J].办公室业务，2015

（作者单位：陕西广播电视大学商洛分校）

作者简介：张慧林（1973-），女，汉族，陕西佳县人，陕西电大商洛分校，档案馆员，本科，研究方向;档案管理。