纪念类博物馆文物档案管理和利用工作存在问题及提升举措

宋晓蕊

摘 要：依托文物藏品建立起来的文物档案，是佐证文物的“身份证”，更是开展文物相关工作，进行研究、发掘、拓展等工作的重要信息来源。但是在目前纪念类博物馆中，由于在最初征集过程中存在的问题，之后文物档案保管中存在的弊端，使得文物档案在日常管理和使用中凸显的问题也越来越多。探讨在实际工作中纪念类博物馆文物档案存在的问题， 旨在提出相应的措施，为开展工作提供便利。

关键词：文物档案;管理和利用;问题;措施;

一、文物与文物档案的关系

1.文物是档案建立的基础。文物藏品是博物馆成立的核心资源，而围绕藏品建立的文物档案是文物藏品相关信息的文字表述。文物档案是记述和反映文物从挖掘、保护、研究、利用及其学者关于此物品相关叙述的资料等历史记录和材料集合。它直接记述以及反映了国家在重要文物活动中形成的原始记录和有价值的相关信息。“文物档案由文物收藏部门负责建立和保管。一般性文物档案，其保管期限与文物实体同寿命;特别珍贵和重要的文物档案应永久保存”。

2.文物档案是一个持续发展的集合体。一件文物从发掘、征集、鉴定、收藏、研究、研究及其开发衍生产品等等，贯穿文物生命的全过程，在此发展过程中形成完备详实记录，就成为了判定文物真伪及其价值的有效凭证。围绕文物藏品背后故事的深入挖掘和研究使用、报道等等，都可以作为藏品信息再次录入文物藏品档案中。藏品档案的相关文献材料“应包括与文物藏品有关的具有保存价值的历史文献、专著、论文、研究报告、文摘、报道等文字资料和录像带、录音带、幻灯片、底片、电影胶片等影像资料”。藏品档案的建立是一个复杂并且是持续的过程，每个单位因工作不同所建立的文物藏品档案的需求也不同，应该灵活的掌握文物藏品档案相关信息的收录，将这个过程持续有效的进行下去。从而使文物藏品档案准确、详细、完整，并持续的将后续相关材料进行补充。

二、文物档案管理存在的问题

1.专业意识不强，填写规范不统一。由于一件文物从发掘到收藏，中间经历的工作人员复杂，专业水准不同，所以在填写文物档案时存在因人而异的状况，可能并没有在一个单位中形成统一的填写规范，因人而异、因专业而异，每个经手者对每份档案都有自己的填写标准，这对以后工作的开展，及后来接手文物档案管理的工作人员必将产生迷惑性影响，不利于文物档案的利用。必定使得相关人员管理意识不强，出现借阅无登记、信息未录入等现象。

2.建档不及时，很多信息缺失。由于很多博物馆、纪念馆出现了一人兼多项工作的现象，或者由于人员调配不合理，存在闲置人员的现象，这势必就会在工作开展中存在不能及时的完成工作，存在没时间完或是拖沓现象，造成建档不及时现象。建档不及时，将造成很多有效信息在经手人脑海中因时间推移而变得模糊或者是模棱两可，使得文物档案信息缺真。

3.借阅档案不规范，造成无据可查。建立文物档案的目的，不仅是为了满足保管和利用的需求，同时也有查询借阅相关信息的作用。如果不建立规范的借阅规范，必定使得文物档案在借出时候没制度，归档后无记录，不能及时掌握档案的借阅情况和完好程度。

4.文物档案利用不充分。建立文物档案的不仅仅是为了保存相关文物的有效信息，更是为了在以后的工作中利用。将文物档案束之高阁，为了保管而保管的档案工作并不能很好的发掘文物档案本身的价值，也就谈不上后续的利用。

三、促进文物档案管理工作提升的举措

1.提高相关管理人员的业务素质和责任意识。高度的责任意识是引导工作的关键。对于一件新挖掘或者新征集的文物，经手的人员包括考古发掘者、征集人员、文物总账管理人员、藏品档案管理人员、文物保管员都要通力协作，保证文物档案信息的及时添加、录入、文物移交手续的交接，直到最后入库。这只是文物入馆后的直接工作，针对文物后期的研究和利用等相关信息，也要做到及时收录到文物藏品档案，做好相关标注，以备后期查阅。如果藏品档案不真实、不规范、不准确，不完整，体现不出文物藏品档案发展的一个持续过程，将会直接影响利用藏品的质量和水平。以平津战役纪念馆（简称平津馆）为例。在日常工作的持续发展和完善中，平津馆逐步建立起一套越来越完备的管理制度，相关人员的意识也越来越高，敏锐度越来越高，及时发现与藏品相关的信息材料，哪怕是一条纪实性新闻，也做到及时添加进藏品档案中，并做好备注。这种意识的提高，也是在与档案和藏品打交道的过程逐渐积累起来的经验所致。加强管理人员的职业素养， 通过业务培训和相互交流学习，提高档案工作人员的综合素质，以适应文物藏品档案管理工作的需求。

2.用法律法规，达到文物档案管理的完整性、规范化。在2009年2月，按照檔案管理工作发展的要求，国家文物局适时颁布了《文物藏品档案规范》，进一步规定了藏品档案相关工作的格式和要求。

随着我国法律制度的不断完善，相关文物档案方面的法律法规也在不断地完善。这些法律法规的颁布实施，对做好文物档案管理这项工作有着具体的指导意义，是档案建设和管理工作的指明灯。因此我们要不断强化全社会档案法律意识。首先通过合理合适的利用颁布的法律法规，使全社会充分认识文物档案管理在工作中的重要作用，用法律的手段使文物档案管理和利用法律化、规范化，增强文物与文物档案管理单位的法律意识，促进文物档案工作健康有序的发展。

3.建立“专人专管”的档案管理制度。藏品档案的管理是一件不容马虎和具有高度责任感的工作。以平津战役纪念馆为例。经过几代人的精心保管和充实，平津馆为全馆馆藏3000多件/套文物建立了相关藏品档案。每代人都兢兢业业，一丝不苟，每一份文物藏品档案都鎸写的工工整整，材料充实的藏品，档案上都是密密麻麻的黑色字迹。正是经过这种专业的保管精神，平津馆的文物藏品档案信息越来越丰富。

管理好文物藏品档案只是日常工作中的普通的差事。为了做到有账可查，必须建立严格的借阅登记制度。《借阅登记簿》可以详细的记录下借阅人的信息、借阅原因、借阅时间、归还时间、档案完缺程度，及其在借阅过程中借阅人发现的问题等等，《借阅登记簿》的建立可以因单位需要而建立相应的内容条目，没有特定的要求。

4.利用新科技，加强藏品档案的数字化建设。随着计算机信息化的发展，全国各革命类博物馆绝大部分都建立起来了文物档案的信息库。不用取出纸质档案，就能第一时间查阅关于某件藏品的相关信息。根据上级的工作要求，在馆领导指示下，平津战役纪念馆已经于2017年完成了关于2900多件/套藏品的电子信息录入，这套文物藏品档案信息数据库的完成，简化了日常工作的程序，方便了文物相关信息的电子检索，能简化不必要的借阅手续，电子系统一目了然，在让使用者第一时间知道相关文物信息，再决定借阅情况和以后对文物的利用情况。

5.加强藏品档案的利用，及时补充相关信息材料。“收藏档案的根本目的，就是满足广大档案用户对档案信息资源的利用需求，使档案所具有的特殊功能与档案用户的利用需求发生一定的关系，才能充分发挥档案的积极作用，为社会创造更多的物质财富和精神财富”。

文物藏品档案是进行学术研究的第一手资料。随着人们精神生活需求的日益增长，博物馆和纪念馆成为满足人们丰富精神需求和精神娱乐的首选去处。纪念类博物馆内容的丰富性、展陈的特殊性、文物展品的吸引力及其媒体和自媒体宣传的大力度，越来越成為党性教育、爱国主义教育、知识研究学习、革命思想及其红色思想弘扬的重要场所。尤其是随着博物馆“研学”热潮的兴起，历史研究学者的不断探索，使得博物馆成为增长知识的重要阵地。为此各纪念类博物馆也奋发图强，加大史实研究，出版系列图书资料。以平津战役纪念馆为例，依据馆藏文物档案，经过多年的研究和资料查询整理，出版了史实性材料《走进最后的决战》、《平津战役故事》等书刊，这些书刊为以后的研究工作提供了重要的依据。

6.加强信息的交流，为做好档案保管和利用提供新思路。各个博物馆都有相关文物档案管理的方法和制度，加强馆际之间的交流学习，不仅能学习到兄弟单位的保管经验，而且能将新的经验和方法用到自己的工作中，并且在相互的交流学习中，还能够扬长避短，极大的提高工作效率。以平津战役纪念馆为例，虽然平津馆开馆时间较短，但是经过几代人的努力日益完善的档案工作，不仅受到了上级单位的认可，更是吸引相关兄弟单位、档案局前来平津馆交流学习。

总之，“文物档案是对文物信息、文物研究的记录，由于文物是一种不可再生资源”，文物档案对纪念类博物馆的发展有着重要的意义，因此，在日常工作中，必须加强和重视文物档案的相关梳理和管理工作，使得文物档案工作在发展中完善、在积累中充实，为以后相关文物工作的开展提供更为详实的信息资源，同时，对促进我国文物工作的可持续发展贡献自己的一份力量。

参考文献：

[1]周爱萍.文物档案的管理[J].湖北档案，1999

[2]程 莺.文物档案的价值[J].浙江档案，2001

[3]邓绍兴、陈智为.档案管理学[M].中国人民大学出版社，2003

（作者单位：平津战役纪念馆）