军队医院合同精细化管理研究

王茵

摘 要 在新医改环境下，传统的经济管理模式已经不再适用于现代化医院的管理，现代化医院需要思考如何通过改革传统的财务管理模式来推动医院财务管理水平有效提升。合同管理是医院财务管理的重要内容，首先，医院需要依靠正规的合同来保证经济活动顺利开展;其次，在合同履行过程中，可以通过不断地完善合同财务管理制度和流程，对合同实施精细化管理，为医院的经营管理提供有价值的决策支持。同时，随着社会经济水平不断提升，在医疗改革和军队改革双重背景下，军队医院的改革工作持续有效地同步推进，经济活动日益增多。为促进军队医院实现可持续发展，确保军队医院的资金得到安全、合理的利用，关键措施就是加强合同精细化管理。本文以A医院为典型案例，在分析军队医院合同精细化管理重要性的基础上，深入探讨A医院在合同财务管理方面存在的问题，并分析A医院通过健全合同管理制度、建立合同管理系统、与预算和采购流程相结合等措施，充分利用信息化管理手段，实施合同精细化管理的具体实践。

关键词 军队医院 合同管理 精细化管理

一、引言

军队医院既要完成部队的医疗卫勤保障任务，又要承担起对地方民众救死扶伤的社会负责，因此要求军队医院做到与时俱进，在坚持军队特殊性的原则下，不断适应市场经济的变化。只有通过加强财务管理、完善内控制度，才能维持军队医院的可持续健康发展。

财务管理是医院经济管理的核心环节，其中，随着与地方经济体建立了越来越多的经济往来，合同管理在财务工作中慢慢突显其重要性。合同作为保障当事人双方权利和义务的载体，具有法律约束力，对当事人双方来说，是一把“双刃剑”。医院管理者和财务负责人必须高度重视合同管理，认识到只有通过科学管理日常活动中涉及的各种合同、严格规范各种合同行为，才能有效防范舞弊和腐败行为，减少经济纠纷，维护医院合法权益，促进医院对外经济、技术、医疗、科学研究等活动的开展。

二、A医院合同管理存在的问题

目前，大部分医院重医疗、轻管理，没有意识到经济管理对医院长期可持续发展有重要的保驾护航作用。而近20多年来才频繁参与市场经济活动的军队医院，因为缺乏财务经验，所以管理不完善，操作不规范，合同管理更是运用粗放式管理模式，没有建立完整可行的合同管理制度。

A医院在合同管理方面没有给予足够的重视，产生了巨大的经济风险。以2014年A医院的一起经济犯罪案件为例，事情发生在医院更改名称番号之际，医院党委会通过了一项相关预算支出计划，之后相关部门执一份只盖了医院公章而无法人签字的合同，要求财务科按合同约定支付了全款。后经巡视组查明，第一，医院的上級管理机关在该笔预算列支后第2个月便通知了预算组取消该笔预算计划，但预算组未及时告知财务审核组，造成财务审核组在不知情的情况下支付了全款;第二，此合同为伪造合同;第三，合同对方单位与该部门的负责人存在关联关系;第四，合同标的物入库量只占合同约定的20%;第五，入库商品的质量与合同约定严重不符。本文以此案件为例，分析A医院在合同管理各环节中存在的问题：

（一）缺乏有效的合同管理制度，合同管理流程不规范

合同管理制度是合同洽谈—签订—履行—终止行为的重要依据。而A医院一直以来对合同管理的重视程度不够，缺乏合同管理意识，合同管理只是暂时由成本核算人员兼职处理，在2018年以前都没有出台一整套有针对性、操作性强的管理制度，造成采购部门、管理部门及执行科室各自为政，内控风险较大。

首先，涉案合同项目未经采购部门公开招标及会签审批流程，也未经法律顾问把关，缺乏法律支持，从源头上给不法分子提供了可乘之机。医院与合作方签订的合同是具有法律效应的，受合同法、经济法、刑法等法律约束。但A医院的法务顾问多是在面临诉讼时出面解决问题，而没有在合同订立环节给予全面的把关，导致合同内容不严谨、条款不全面、违约责任不清晰，甚至产生虚假伪造合同，增加了医院的运营风险。

其次，合同管理未参与医院整体预算规划及财务审核的流程，造成无预算或超预算的合同款项支出。如果A医院的经济活动从预算控制到合同管理再到财务审核付款，整个操作流程是一个闭环状态，那么涉案的合同款项就不会在预算已被取消的前提下仍然被支付，继而给A医院带来不可挽回的经济损失。

（二）缺乏科学的组织机构框架，归口管理部门不明确

A医院没有具体可依照执行的合同管理制度，缺乏有力的合同监督管理。在合同签订、履行等阶段，存在“谁需要，谁采购，谁监督，谁报销”的混乱状态，职责分工不明确，不仅导致合同相关原始资料零散分布，同时也给合同日常查询、统计及监察带来了极大的不便。合同的归口管理部门不明确，还会造成需求科室私自签订合同、修改实质性合同条款，或者先执行、事后再补签合同，或者事中不跟踪不监督、事后不审计不验收，出现问题无人追责，财务被动付款等情况频繁发生。

（三）缺乏信息化、全过程、动态化合同管理

A医院的财务信息化仅依赖于“军卫一号”及“军财”两个系统，预算及固定资产管理系统还处于开发阶段，合同管理系统更是没有提上日程。日常的合同管理仅停留在手工登记及简单的EXCEL表格记录上。随着网络时代的高速发展，经济活动越来越频繁，只依靠纸质合同进行信息传递的弊端越来越明显，不仅查询速度较慢、合同修改或进度调整的信息传递不对等，而且人为统计不精准，出错率较高。

三、A医院实施精细化合同管理的具体实践

A医院作为大型三甲综合医院，日常经济业务较多，仅2019年签订的合同就多达上千份，交易金额高达8000多万元，业务范围较广，主要涉及物资采购、工程、服务三大类型的合同。A医院通过采取精细化管理措施，完善合同管理，具体措施如下：

（一）构建合同管理组织架构，明确合同管理岗位职责

由医院党委会研究通过，在财务科下设合同管理办公室（以下简称“合同办”），明确合同办为合同管理的归口部门，并确定了合同办的岗位职责。

合同办的主要职责包括：第一，建立合同管理体系，健全中心合同管理制度，规范优化合同业务流程;第二，审核合同内容，包括合同金额、履行期限、公章等主要合同要素;第三，审核合同管理数据库，做好更新及维护管理工作;第四，制作、审核合同台账，按期统计、汇总合同签订、履行情况并编制报表;第五，监督医院合同的履行情况，执行合同结算及存档风险防范措施;第六，严格遵守保密原则，科学、规范地管理合同档案，确保合同查阅快速方便;第七，协助配合处理合同履行过程中出现的纠纷;第八，组织开展合同履行完毕后的总结、评价工作。

简单来说，A医院设立了合同办，主要是对合同管理的财务环节进行全方位的审核把关，合同其他专业方面的条款则应由业务科室及采购部门协同审核，合同办只针对结算条款进行审核。比如在签订环节，需要审核合同时效、合同金额、付款条件及期限是否清晰，公章及法人签字是否齐备等;在支付环节，需要审核合同款项是否在预算内列支、是否严格按合同约定的期限支付、审核支付相关款项所需的单据是否完整等，协同相关部门保质保量地完成合同项目。

（二）建立合同管理制度，完善预算制度

合同管理制度是财务内控制度的重要组成部分，贯穿了合同项目的整个执行过程。2019年7月，A医院由合同办负责编制，报党委会通过并发布了《中心合同管理暂行办法》。《中心合同管理暂行办法》从“合同签订”“合同履行”“合同变更、违约、解除、终止”“岗位职责”“合同财务管理”“档案管理”“奖励与惩罚”7个方面制定了共计48条规定，为合同管理提供了详细具体的操作指南。合同条约的履行，是经济活动的关键环节，因此该暂行办法主要就合同的履行监督流程方面进行管理，将财务管理手段合理地分布于合同管理的事中及事后环节，从而保证医院经济活动的顺利开展。

预算管理是医院减少开支、提升经济效益的重要渠道，同时也是经济管理的重要内容。预算是合同管理的起点，医院在科学的战略规划、决策以预测的基础上，通过过往数据以及财务报表，能够反映医院资金的预计配置情况和医院整体经营活动的具体安排。编制一套可执行性强的预算，既能加强预算的执行及其与合同管理的无缝衔接，又可以最大限度地保证合同的合理性、合法性，从而达到有效管理控制合同资金的目的。

（三）扩大采购部门的职能范围，将法律顾问归于采购部管理

A医院重新整理了采购制度，按照军队要求，将达到预算采购金额的项目由采购部门全权管理。而未达预算采购金额的项目，采购制度规定交由医院各职能部门采购，如医疗用品及医疗机械维修等由医研部计划科及器械科共同采办，办公用品及信息化设备由信息科统一采办，院内日常维修及应急抢救工程等零星工程由保障部营房办处理。A医院2019年90%以上的合同金额达到了预算采购金额，并全部交由采购部门顺利完成合同签订工作，这样大部分经济活动就可以在招标、谈判及合同签订的环节得到专业的法律保障，在合同签订事前阶段大大减少风险。

（四）建立合同管理平台，健全财务信息化系统

合同管理涉及医院的各个部门，且合同管理是一项动态性很强的管理工作，对各部门的协同要求很高，完善信息管理系统、加强对合同履行情况的监控就成了不可忽视的需求。

目前A医院的财务信息化系统由预算管理平台、合同管理平台、财务审核综合平台等部分组成。根據合同管理制度的要求，将预算控制系统、合同管理系统、财务审核综合对接，其作用体现为：

第一，在合同立项环节就可以确定该项目的预算合法性。第二，在合同款项支付流程中，一旦科室在预算控制和合同管理系统中对应合同条目、申请相关合同款项，预算控制和合同管理系统就会同步动态显示预算总额、已支付金额、未支付金额等信息，使预算工作更透明、更规范，也使业务科室可以及时了解预算执行及合同履行的情况，及时掌握经济活动进度，不仅可以为下一年度预算编制提供依据和参考，也可以方便科室实施财务管理。

A医院与地方软件公司合作开发了一系列财经平台软件，对财务工作中的预算、合同、固定资产管理起到了巨大的提升和完善作用，特别是在合同管理系统中，对流程的细节把控处理很严谨。比如按合同类型或合同约定，设定在支付某一期款项时，必须提供入库单、验收单等合法手续;根据军队最新财务要求，设定在支付工程类合同款项尾款时，必须提供具有合法资质的审计报告;设定按实际发生额支付货款时，必须提供参与科室签字确认的明细单等，保证财务工作的规范化，使医院在各个层面进行风险把控。

（五）规范合同管理流程

首先，从采购项目申请环节入手，经预算管理平台审批后，才可以报采购部门进行招标、洽谈，并由采购部门牵头开展合同会签流程。其次，将会签完毕的合同原件在合同管理平台上进行数据录入，由合同办审核备案。最后，经预算管理平台、合同管理平台审核后，进入财务综合平台进行报销，以加强对合同履行情况的监督，为精细化管理打下坚实的基础。

A医院正处于整体扩建阶段，经济活动频繁，合同数量巨大。这就需要合同管理的流程畅通，才能保证合同的顺利履行，促进医院经济建设迅猛发展。

A医院根据实际情况，合理设计了合同财务管理流程，主要分成3个部分：

第一，新签、变更、解除合同流程。一是由机关、科室在合同管理系统中录入相关合同信息;二是合同办按机关、科室移交的合同原件，对合同管理系统中的合同信息进行审核;三是审核后的合同由合同办建案，立卷归档。第二，续签合同流程。一是合同管理系统会在合同到期前3个月对相关机关、科室发出续签预警，合同办跟进机关、科室续签工作;二是合同签订后，按新签合同流程办理相关手续。第三，合同款项报销流程。一是机关、科室按合同约定在预算控制管理系统中录入合同付款相关信息;二是合同款项经预算综合办审核后，交合同办付款登记，再转财务会计组审核。

（六）合同的归档管理

合同档案管理包括电子档案管理和纸质档案管理。合同签订完毕后，由经办科室将合同原件扫描至合同管理系统中，形成电子版进行存储。同时，将合同原件移交合同办，合同办根据编号规则进行排序，以便备案及查询。需要注意的是，第一，合同如果出现补充、中止、解除等重大情况，应将原始单据扫描并附于合同正本之后，保证一个项目的合同资料完整无缺;第二，合同办只针对需要对供应商支付款项的经济合同进行归档管理，不包含人事劳务合同、体检合同、借款合同等专项合同，经济合同管理范围小于医院全口径合同范围。

四、结语

实践证明，通过建立健全合同管理制度及信息化平台，加强与预算控制和采购流程的对接管理，A医院的财务管理质量整体得到了大幅度提升，规避了医院经济风险。合同管理作为经济管理和内控制度的一个重要部分，为医院实现可持续发展的战略目标提供了有效的依据。

（作者单位为战略支援部队特色医学中心）

参考文献

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