浅谈如何科学管理地方高校招标档案

李诗吟 彭臻

摘 要 地方高校招标档案一直是反映高校建设的第一手资料，招标档案作为高校招标活动的全程记录，对高校招标工作有重要影响。但地方高校招标档案管理工作一直是档案管理中的薄弱环节。本文以在高校招标档案管理工作的经验，提出科学管理招标档案的措施。只有招标档案管理工作顺利开展，才能给高校的教学、课外活动、科研环节提供优质的后勤保障，对于相关部门的审计工作也能给予足够的支撑材料。

关键词 地方高校 招标档案 科学管理

一、引言

我国地方高校是具有独立的法人资格以及能够承担民事活动的个体单位。在高校发展过程中，各类招标活动越来越多，招标已然成为高校基础建设和物资提供的重要来源。随着招标活动的增多，招标档案也随之增加，科学管理招标档案，能够为高校档案管理的规范化起到良好作用。如何科学管理招标档案，是目前急需解决的问题，也对高校发展有重大意义。

二、招标档案管理工作中存在的问题

由于高校招标工作在我国的发展时间较短，档案管理的工作还不够完善，以致高校的档案管理工作开展不顺，重点表现在以下几个方面。

（一）招标档案管理的意识薄弱

在很多地方高校中，招标档案的收集工作往往侧重于招标收尾阶段，忽视了整个招标过程中的档案收集和整理。而管理招标的相关部门往往对招标的前期准备以及招标的过程更加上心，将档案管理的征集工作放在最后进行，体现了其对招标档案管理的重要性认识不足，有可能在招标过程中因为档案的收集不齐全，使招标工作的开展大多比较盲目。

（二）制度缺失致使招标档案管理者的职责不清晰

由于高校招标发展时间短，招标档案的管理制度不健全，导致管理者对档案管理工作的认识不清晰。在招标过程中，部分招标管理人员对招标档案管理的归属认识不足，以为其工作归属于高校的档案机构管理，缺乏有效的沟通，使得在实际工作中档案收集较为困难，项目资料的完整度不高。

（三）招标档案管理人员的专业性不强

高校对招标档案管理的重视度不够，有很大一部分原因是档案管理人员对其工作的重要性认识不足。高校招标档案管理人員有很多都是身兼数职，缺乏固定的专业管理人士，导致招标档案管理的随意性。

三、高校招标档案管理的应对措施

（一）建立严谨的招标管理制度

根据国家相关文件以及有关单位对档案管理的实际要求，结合高校招标特点，制定出一套合理、完善的管理条例，使招标管理工作有条理性。对于档案管理应该做到归档范围确定、立卷标准设定、查询有据可依、复制有限制、保密更严谨等多个方面，有效减少档案管理中的随意性，以此帮助招标档案管理工作有效开展。

第一，招标的档案管理工作应当遵循招标流程进行有序的排列归档，根据招标内容进行划分，对于不同招标项目编写目录，使每一个招标项目都能够一目了然，要清楚标记档案的页号，更要做好档案保密工作。

第二，要重点收集每一个招标项目的原始材料，对于起始材料要做到及时归档、科学分类、立卷清晰。保证招标项目档案的完整性，其使用起来也更加便捷，杜绝出现临时找材料的行为。

第三，招标管理者也应对招标档案进行严格的核查、归档、保存以及管理，将所有招标档案进行分类收藏，并对其存放位置用表格记录下来，使借阅和使用起来更加方便。

（二）科学管理招标档案，做好高校项目归档

招标档案一定要齐全，包括在整个招标过程中产生的图纸、文字、表格、CD等所有载体记录，都应该纳入档案管理中，从而确保招标档案的完整性和真实性。高校招标档案的内容较多，总体归纳起来包括立项报告及学校批复、采购计划下达文件、采购委托文件、相关职能部门的招标申请表、招标公告、评标文件、招标文件、采购人推荐名单、评标报告、中标通知书、成交确认、资料移交表、合同和复件的确认、其他补充（或者改正）的材料。其中有一些问题需要注意：一是立项报告的收集工作，作为整个招标工作中重要的一环，资料收集一定要全面。要对项目进行全方面考量，其中项目的必要性、项目具体时间要求以及项目总体预算都要核对，在所有内容都完整、准确以后才能开展招标具体实施工作。二是招标公告、招标文件、投标文件等多项内容都必须遵守国家的法律法规。三是以上所有14项内容中涉及相关人员签名的有关文件都必须是原始手写文件，复印件只能作为参考依据，并不具备所有的档案价值，不只是文件中的签名，在涉及印章文件时也需要原始印章文件。

（三）提高招标管理人员的专业性

高校招标档案管理工作由于涉及面广，对于管理人员的专业性有很高的要求。高校应当根据招标工作特点，提高档案管理人员的聘请门槛，减少兼职现象的发生。档案管理人员也应提升自身的综合素质，丰富知识面，学习特殊领域的知识，使视野开阔，以此提升专业技能。要有良好的职业操守，还要了解基本法律法规进行，因为在文件管理工作中经常会涉及一些政府采购法规，熟悉这方面知识，能够掌握采购尺度，做到不越雷池，恪守纪律。

四、结语

招标档案管理工作科学化任重道远。如何提高高校招标档案管理水平以及档案管理人员的专业性，是摆在档案管理人员面前的具体问题。根据相关问题，制定一系列针对性措施，是实现科学管理招标档案的重要途径。

（作者单位为山东农业工程学院）

参考文献

[1] 徐晶晶.“大数据”背景下招投标档案数字化管理探析[J].决策与信息旬刊，2015（10）：194.

[2] 徐桂荣.网络环境下高校档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2016（15）：115.