现代人事档案管理存在的问题及对策探讨

何维智

摘要：现代人事档案建设，要适应网络环境下市场经济主体的发展趋势，应积极建立和完善适度透明的人事档案内容体系。以互联网为媒介，开展网络化、数字化管理和服务。如果人事变动通过微博发布，不仅可以提高社会关注度和知名度，还可以提供一个全新的展示平台。创新人事档案管理模式，建立和完善人事档案信息适当披露制度，将更有利于人事档案的规范化管理、网络化服务和现代化建设，从而更好地为社会服务。

关键词：现代;人事档案;管理;对策

1人事档案的特点及重要性

人事档案是档案中一个重要分类，在干部动议、考察、任前公示、综合考核和干部录用、人才引进等工作环节具有重要参考价值。尤其党的十八大以来，人事档案工作受到各级组织的重视，在中组部会议中提出："干部人事档案是党的重要执政资源，也是干部队伍建设的重要基础”。在互联网、大数据、人工智能的时代条件下，推动人事档案管理的制度化信息化建设，科学管理档案、高效利用档案是现阶段重要课题。在总台建立、三台融合的大背景下，建立总台的数字化科技化档案管理系统也是当前重要课题。

2当前人事档案管理存在的问题

2.1重视程度不足

目前档案管理部门对档案管理工作的重要性还没有深刻认知，首先，现代人事档案管理人员的专业能力相对不足，在不具备精深的专业素养的情况下开展人事档案管理工作，很容易导致相关人事档案丢失的现象出现。同时，一些单位的人事档案管理人员并未将把档案管理视为自身主要职业，因此在这方面投入的时间与精力相对较少，这对现代人事档案管理实际功能的发挥形成了较大阻碍，也对人事变动方面造成不良影响。另外，不少人事档案管理人员没有较强的安全意识，无法有效保护各项人事档案材料，从而给人事档案带来较多的火灾、丢失或潮湿等风险。

2.2现代人事档案管理方式不规范

人事档案具有真实性、保密性、严谨性的特点，高质量现代人事档案管理工作，能够为人事档案的利用做好铺垫工作，企业在日常的管理工作当中应当予以高度重视。但是不可忽略的是现阶段企业在现代人事档案管理工作中仍存在很多的疏漏之处。现代人事档案管理理念较落后，比如在管理过程中未做好档案的分类工作，对档案的管理目录设置不合理，在档案使用、借阅的过程中未做好相应的记录，诸多管理方式上的微小漏洞，都可能降低档案得利用率，甚至影响档案存放安全，出现疏漏、丢失现象。其次，管理方式也包括硬件上的支持，档案存放需要适宜的温度环境，部分企业管理方式不够专业，未能做好档案的管理防潮、防水、防火等措施，危机了档案的完整性，一旦发生事故可能造成档案损毁[2]。

2.3 档案管理队伍建设不足

很多单位对于档案管理队伍都缺乏建设，甚至一些单位还割舍掉了专职的管理人员，采用兼职的模式来对档案进行管理，这样一岗多职将会导致档案工作不能顺利和专注。而且兼职情况下，很多管理人员会被频繁的进行更换，这样人员的频繁更换也不利于整体档案工作的开展。因为档案是一类复杂的文件，需要长久的进行保存，如果没有系统的管理模式，将会很快就陷入到混乱。兼职情况很难兼顾完全，就会出现档案管理整体呈现混乱的情况。而且档案的归类和排放也都需要固定的一种模式，才有助于查阅和提取。管理队伍的建设缺失导致根本没有专员来进行管理。

2.4人事档案现代化水平低

随着现代化信息的快速发展，科技信息手段在档案管理工作中得到了广泛运用，但是，实体管理仍然是部分单位人事档案管理工作的重心，还存在着大量纸质档案的管理工作，工作人员对档案电子信息化建设没有得到重视导致信息化水平低，造成工作效率不高，对人事档案的利用带来负面影响。同时，档案管理硬件设施的缺乏也给工作带来了诸多不便。传统纸质档案存在很多缺点，比如不易保存、极易丢失等。人事资料的记录、复印、扫描有难度，各种资料不能常年有效保存。

3现代人事档案管理问题的解决对策

3.1完善人事档案管理制度

正所谓没有规矩不成方圆，构建科学完善的人事档案管理制度，才能够使管理人员的工作有章可循。构建完善的档案管理制度，主要是将管理机制与管理人员进行结合，管理人员必须要有较强的责任心，能够对档案的源头、交接与转移工作进行统一的管理，并且要做好日常维护和人员登记，对于长期借阅档案的必須进行存档，且上报上级人员。要做到对人事档案绝对保密，不向无关紧要的人员透露信息。构建科学完善的奖惩机制与监督机制，对于违反机制的档案管理人员进行严肃处罚，同时结合信息化发展需求，进一步明确档案信息化建设工作流程，构建科学完善的工作机制。

3.2吸引专业人才，建设高效队伍

可以引进高学历与丰富经验并存的专业人才，帮助本单位建立高效的人事档案管理室。而且要对本单位的人事档案的工作人员定期举行业务培训，建立科学的考核制度。对于考核成绩优秀的员工应该进行物质奖励，最大限度的激发员工的学习意识，提升自身的专业素养。企业在进行业务培训时，应该帮助工作人员与时俱进，熟练地操作各现代化的办公设备，加强人事档案管理人员的业务能力。只有这样才能保证本单位的人事档案管理部门的专业性与高效性，给各个部门提供高效的信息查询服务。

3.3建立现代化人事档案管理系统

伴随科学技术的发展，现代企事业单位可以建立一套完善、人性化且符合自身发展的人事档案管理系统，为使单位内部人事档案管理工作更为便捷，可将先进的科学技术以及网络信息技术融入工作中。不断提高人事档案管理的连续性以及可查阅性，进而拓宽人事档案管理的使用范围，以科学化、信息化档案管理模式为基准，建立一套现代化人事档案管理系统，以满足进一步提升人事档案管理实效性的要求。

3.4增强流动人员档案管理

由于事业单位面临的项目较多，在人手不足的情况下，会招聘一些临时工帮助事业单位完成相关事务，事业单位称他们为流动人员。在人事档案管理过程中，流动人员档案的确定成为了档案管理人员的难点，由于流动人员具存在不确定性的因素，因此，人事档案管理人员必须在短时间内完成这类人员的档案收集、归纳工作，使其在有效的时间内能够为相关单位提供优质的服务。在流动人员离开相关单位之后，不得透露该人员的个人信息，不得扣押该人员的档案。国家针对流动人员档案的整理工作提出了“集中统一、归口管理”的体制，为流动人员提供了保障，使相关单位不敢再扣压流动人员的档案。

4结语

改进人事档案管理工作其实最重要的一点就是要与社会的发展同步。社会的发展与人事档案管理工作的发展有着直接的联系。我国社会的发展促进了人事档案管理制度的发展。从商朝的谱牒（类似于人事档案管理）一直到现在。人事档案管理制度越来越健全，而且人事档案管理的内容越来越多，涉及的范围也越来越广。社会的不断进步也促使了人事档案管理的发展。同样，人事管理制度依赖于社会的发展，是社会发展的产物。我们坚信，在不远的将来，我国在人事档案管理工作上也可以做到更加规范，更加全面，更加实用。那时网络化的广泛应用与普及将成为人事档案管理工作中一项重要管理手段。我国人事档案管理制度的改革与发展将向着更高层次的信息化大步迈进。

参考文献：

[1]  赵洋.论现代人事档案管理存在的问题与策略[J].清远职业技术学院学报，2017，10（03）：69-71.

[2]  刘涛.现代人事档案管理存在的问题及解决措施[J].办公室业务，2017（07）：119.

[3]  高薪.现代人事档案管理初探[J].现代经济信息，2017（04）：118.

[4]  陈秀洁.我国人事档案管理改革若干问题的思考[J].办公室业务，2017（03）：157.

（作者单位：淄博市政务服务中心）