当前声像档案管理存在的问题及对策

王海燕

【摘要】声像档案是相当重要的一类档案，和其他档案有着巨大的差别，在管理过程之中需要对其进行重视。本文对当前声像档案管理存在的主要问题进行了分析，并在此基础上突出了改进的措施，以期更好地对声像档案进行管理。

【关键词】声像档案;档案管理;归档

声像档案是档案工作的一个重要门类，属于专门档案的一种。是立档单位在其工作活动中直接形成的重要的声像历史记录。当前，随着机关办公现代化、信息化的快速发展，机关工作形成的各类档案中，声像档案越来越多，必须加以重视和加强管理。笔者通过对全市96个镇（街道）和市直部门的档案工作情况调查分析发现，声像档案的管理情况明显滞后于文书档案，普遍存在很多问题和不足，直接影响了档案的齐全完整和保管利用。为此，结合实际情况就如何做好声像档案管理工作谈几点粗浅的认识。

一、当前声像档案管理存在的主要问题

与机关文书、科技等重要门类档案相比，声像档案明显没有引起立档单位足够的重视，许多单位实际工作中明明形成很多声像档案材料，但实际能够立卷归档的并不多。问题主要有以下三方面：

（一）声像设备利用率不高。数字化普及大大加快了机关办公自动化，与以前相比，机关事业单位声像设备有了很大改善。在调查的96个单位中，95%以上的单位配备了多台数码相机和数码摄像机，声像设备无论是在数量还是质量上可以说比以前有质的飞跃，这为机关档案工作的有效开展奠定了坚实的基础。但由于多方面的原因，很多单位对声像设备管理比较混乱。如有的单位统一放在办公室，由办公室统一管理、调配、使用、保管，有的放在有关领导和相关人员手中，有的则分散放在各科室或相关科室，没有一套健全的管理使用制度，常常出现因有关科室或人员请假、外出等而不能利用相关设备的情况，给工作带来很大不便。总之，没有统一的管理制度，设备的利用率普遍不高。

（二）档案意识淡薄，归档职责不清。声像档案产生的前期基本由單位负责宣传或摄录的人员承担，并直接决定着声像档案的数量和质量。调查中发现，他们存在两种思想认识上的误区：其一，档案概念不清。受传统思想影响，机关大多数人认为档案很神秘，只有那些政策规定、红头文件、会议材料等才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、声像、光盘等，主要作用是为了新闻宣传报道，只要拍完、录完、上报就算完成任务了，不属于单位的归档内容。其二，档案归属不清。误以为谁拍的照片就归谁，哪个科室负责宣传工作就归哪个部门，由分工负责的相关科室或人员负责保管保存，留待以后工作查阅利用就行了，没有按照国家档案法律法规的要求，及时将这部分声像档案材料整理归档，或是及时移交给单位的文书处理部门统一立卷归档。

（三）归档的声像档案材料重点不突出，质量不高。负责此项工作的同志由于对归档声像档案材料的标准不甚了解，因而在具体拍摄中往往只为了达到宣传目的，片面追求艺术性、特效性，而没有考虑到档案的系统性、准确性、完整性，导致归档的声像档案重点不突出、质量不高等。

二、造成声像档案管理混乱的主要原因分析

主要有以下几点：一是管理制度不健全。声像档案没有作为单位档案工作的重要门类实行集中统一管理。二是档案法制观念不强。贯彻落实国家相关档案业务规范不到位，声像档案不能及时完整归档。三是安全保管条件较差。由于缺少必要的经费保障，致使保管声像档案所必需的专业设施设备很难达到国家标准要求。四是声像档案收集起来困难较大。相关科室与档案人员归档欠协调。五是重要档案难收集。单位重大活动、重大项目的声像档案资料收集难度大。

三、加强声像档案管理工作的对策

（一）从提高档案意识入手，实行依法治档。实际中要做好以下两方面工作：一是深入学习贯彻《档案法》《档案法实施办法》《山东省档案工作条例》等档案法律法规，不断提高全社会的档案意识和各级领导依法治档的自觉性，为档案工作的健康发展营造良好的社会环境。二是提高全员档案意识，形成良好的齐抓共管局面。通过宣传，让全体机关工作人员人人明白，档案工作是保障和服务机关各项工作正常顺利开展的重要基础工作，档案是一个单位的重要历史发展记录和宝贵文化财富，做好档案工作功在当代，利在千秋，人人必须关心支持档案工作，工作中只要涉及应归档的、应移交的声像档案，都应该主动担当尽责，积极配合文秘主管部门或档案部门及档案人员自觉做好这项工作。

（二）在完善制度建设上下功夫，狠抓贯彻落实。没有规矩不成方圆。要促使声像档案同机关文书档案等一同走上制度化、规范化的轨道，健全制度、规范管理至关重要。各立档单位要依据国家档案局8号令和有关声像档案管理的规范标准，结合本单位实际，制定出本单位、本部门的《声像档案归档范围和保管期限表》，并以红头文件的形式下发各科室贯彻执行。对机关工作中产生的声像材料，要从形成、收集、归档到移交等各个环节都作出明确的规定，提出具体的要求，确保声像档案应收尽收，应归尽归，应交及时移交。

（三）把加强监督指导作为抓手，注重业务培训。档案行政管理部门要改变重文书档案而轻专门档案的片面做法，不断加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理年度执法检查的重点内容，依法将其列入档案进馆范围，定期接收。同时，要运用和采取发文件、召开会议、档案工作年度检查、案卷质量评比、档案执法检查等方式方法，依法对各单位各部门的档案工作进行监督指导，要把声像档案等专门档案一同列入检查范围，加以监管和指导，对存在的问题和不足要及时指出，并提出建议，督促其限期整改。同时，注重业务培训，采取上岗培训、专业培训、继续教育培训、学术讨论会等形式，全面加强对专兼职档案人员专业知识和技能的培训，以满足和适应新形势下档案工作持续健康发展的要求。 

（四）加大投入，改善条件，确保档案安全保管。要积极争取领导支持，不断加大资金投入，配备必需的空调、去湿机、防磁柜、刻录机等现代化档案设施设备，建立起能达到“九防”要求的档案室、库。声像档案的保管条件不同于文书等其它门类载体档案的保管要求，尤其对温湿度、防磁等都有特殊的要求，为此，有条件的单位必须按照国家有关标准健全和改善声像档案保管条件，对没条件或一时达不到安全保管条件的部门、单位也要积极采取委托代管、移交国家综合档案馆等有效措施，确保声像档案的安全保存。

（五）主动作为，大力拓宽声像档案收集渠道。要实现声像档案收集齐全完整的目标，就必须广开渠道，多措并举，狠抓落实。就全市层面而言，国家综合档案馆要依法对列入进馆范围的各单位声像档案与文书档案一并接收进馆，不断丰富馆藏，改善门类。就机关单位而言，办公室或文秘主管部门要依法监督指导各相关科室做好声像档案及其他专门档案的归档工作，按照国家规定及时向单位档案室移交，统一保管利用。对全市的重大活动、重点项目等档案资料，要坚持谁主办、谁负责的原则，采取主办部门单独或是档案部门协同参与的形式，负责声像档案的收集整理归档。另外，还要广泛征集散存在社会或是个人手中有价值的声像档案，以丰富和弥补声像档案的不足。

声像档案不同于其他门类档案，具有其他档案所不能替代的更直接、更形象、更立体的记录特性。因此，收集好、整理好、保管好、利用好声像档案，对一个单位、一个部门、一个地区各项工作的健康开展有着十分重要的历史价值和现实意义，望能引起全社会和各级领导的高度重视和大力支持。