微信在档案信息服务中的应用研究

孙欣欣

摘 要：随着信息化快速发展，档案信息服务也呈现多样化，微信是一种常见的社交软件，在当前信息传输中具有加大的应用价值，探讨微信在档案信息服务中的应用，能够推动档案管理事业的进一步发展。

关键词：微信;信息服务;档案信息;档案服务

从计算机的诞生到智能手机、平板电脑等移动终端设备的普及，从互联网技术的实现到移动通信和移动互联技术的更新，当今社会正经历着信息产品的不断革新和信息技术的迅猛发展。与此相对，信息媒体也发生了翻天覆地的变化，历经报纸刊物、广播、电视、互联网后，进入到第五媒体，即移动网络。人类也由此进入了微媒体时代，即主要以微博、微信等新兴媒体的崛起为标志的微小型媒介传播时代。微媒体时代的到来，改变的不仅是信息的传播媒介，还包含信息传播的主要内容、结构，受众的习惯以及心理等，这些内容都发生了很大的变化。

1 档案微信服务现状

腾讯在2011年推出微信，自那时起已经出现了数千万的品牌公共账户。省、市综合档案馆以及基层档案馆纷纷开设微信公众号，方便档案知识的普及以及宣传。一些档案馆虽然开设了微信公众号，但是存在信息更新缓慢，内容单调以及文本交付时间不符等问题。纵观当前情况，虽然档案界已经开设微信服务模式，但是需要对其加强利用的深度以及广度。所以，档案馆应使用世界上最大的服务平台为用户提供更加优质的服务。各级档案馆以及档案馆内的每个档案管理人员都应该深思：如何保障档案发挥最大的价值，为人们提供更加方便以及快捷的服务？自从微信applet出现以后，用户的服务内容变得更加详细化，因此，档案自媒体服务模式具备非常重要的现实意义。

2 微信档案服务的迫切性

在我国档案工作当中，档案信息化建设属于非常重要的主题，也属于今后档案工作进展中的必由之路，在档案信息化建设过程中，要顺应社会潮流以及信息时代的新要求。目前，各地档案网站提供的档案信息资源丰富多彩，社会各界对于档案网站更加的关注。关注的人群中不仅包含档案界的学者以及相关人员，还包含对档案感兴趣的众多普通大众，人们希望利用档案网站平台，了解到更多关于档案的知识以及有价值的信息资源。但是，档案网站在飞速发展的过程中，同样存在一些问题，严重制约档案网站的发展。第一，用户数量逐渐增多。关于用户数量，传统档案馆存在三大限制，即距离，空间以及时间限制。网络时代的到来使这一状况得到改变，档案馆增加了非常多的用户数量，这样一来，一方面档案馆需要提高自身服务水平，进一步争取到社会公众的认可，另一方面对工作提出了更高的要求，如何更加及时以及高效地满足用户的具体档案需求属于新时代档案部门应该重点思考以及研究的问题。第二，固有的工作效率和社会需求不相适应。社会化进程一直在不断地加快，各行各业都需要提升工作效率。传统档案馆拥有比较缓慢的工作效率，而目前，人们凡事都追求效率，面对这种大背景，各行各业都在进行技术革新以及引进先进工作理念，进一步提高自身工作效率，因此，档案部门也需要及时做出调整[1]。

3 微信在档案信息服务中的应用策略

3.1 从用户需求出发

转变服务观念。移动互联网技术的迅猛发展和用户需求的个性化、多元化，不仅使档案服务从被动转向主动，而且使其向更广阔的微服务领域拓展。这是公众档案利用需求和基层档案事业发展博弈的必然结果。首先，在微媒体的大背景下，用户对档案信息有更高的要求，其中包含方便性以及快捷性等，如果无法满足这种要求，相应的基层档案服务方式将会变得边缘化;其次，应该顺应国家号召将服务对象从基层内部延伸到社会，微服务模式将有助于基层档案机构与社会用户的快速、高效、无缝隙衔接，有助于实现基层档案社会化。因此，基层档案机构应充分认识到档案微  服务的重要性和必要性，尽快转变服务观念，尽早开通服务平台，创新服务方式，拓展服务领域，提升服务质量。基层档案机构还应树立事前服务和事后服务的观念，要树立事前服务观念，注重利用微媒体来宣传基层档案，使基层公众知晓其内容和作用，提高其影响力和吸引力，使更多的用户积极、主动地访问基层档案微服务平台，避免基层档案微服务自娱自乐的尴尬局面。事后服务强调基层档案机构对用户体验度的调研，档案机构应在平台设立意见栏，用于收集用户对服务的意见、建议等相关信息，并对其进行深入剖析，寻找问题根源，总结发展规律，预测发展趋势，不断整改创新，以提升服务质量[2]。

3.2 注重互动交流，提升档案公共服务能力

开设档案微信公众号不只是进行单方面的宣传，互动交流以及档案服务也属于重要的内容。当前，较多数的档案微信公众号把档案基础知识的普及作为主要内容，把公众号当作档案信息发布的平台。把用户当作中心以及与用户进行及时的双向交流的公众号非常少见。对于档案被动保守的形象要进行改变，保障档案服务的多元化也是十分重要的。提供档案服务的双向化，就需要双方进行互动以及交流，设置微信公众号就是为了实现这一目的。利用人性化以及个性化的交互环节使得用户体验得到提升;同时利用语音、文字以及视频等具体形式，完成全方位的沟通以及互动。

3.3 档案馆要利用小程序的优势管理好目标用户群

档案馆要充分利用微信小程序来服务用户。随着全社会各行各业不断对小程序进行推广，小程序就会积累越来越多的用户，最开始这些用户都是分散开的，这样也就不利于单位对用户开展服务。这就需要档案馆充分利用微信小程序的优势，将小程序当中的用户积累到微信群当中，这样档案馆就能更好地管理用户。并且小程序当中有新的消息活动，也可以直接分享在微信群当中，这样所有用户就能在第一时间知晓，既能服务好用户，又能省时省力，还能很好地推广小程序。当然，我们不能排除，随着方式的改进，用户被转移，小程序成为大型档案馆独立提供解决方案的有效平台。档案馆要应用更多渠道多入口来引流。虽然微信小程序的入口很多，但这还远远不够，这也恰恰是小程序需要推广的主要原因。毕竟档案馆在缺少用户支持的情况下，小程序就无法获取更多流量和更好的效果，唯有通过引流的方式，不断提高小程序的用户基数，这样才会起到更好的效果[3]。

3.4 创新服务理念，加强人才队伍建设

档案部门在开展远程服务的工作中对于微信以及微博等新媒体平台的使用率并不高，主要是由于档案部门没有实时更新服务理念，因此，必须利用具体的活动使得工作人员的创新意识得到增强，保障对新媒体平台加强利用，与此同时要积极培养专业人才，更好的服务于档案远程工作。

除此之外，档案部门需要和杂志社以及图书馆等机构进行合作，把自身的账号以二维码的形式发送到他们的杂志上以及宣传页上，让用户更多的了解这种档案远程的具体利用方式，既可以对档案部门工作的效果进行宣传，还可以树立更加良好的口碑，为开展其他工作奠定坚实的基础。

总之，当前还有较多档案部门不够重视公众号的具体运营管理。微信档案公众号存在内容形式匮乏、人员匮乏以及技术支持匮乏的局面。在后續的发展过程中，应该注重服务理念的创新以及人才队伍的建设，结合实际要求挖掘出关于微信档案的更多价值。

参考文献

[1]逄通，肖文.依托移动通信平台提升高校档案服务力---以微信、微博公众平台为例[J].山西档案，2014（4）：45-47.

[2]詹逸珂.以后现代视角分析国外档案利用服务若干典型案例[J].山东档案，2018（1）：17-20.

[3]刘春年，陈通.基于微信架构的档案信息服务创新研究[J].档案与建设，2016（1）：22-25.