企业档案创新管理探讨

贾天凤

摘 要：档案创新管理不仅可对企业的发展历史进行全面记录，且对于其今后的发展也具有重要的利用价值。基于此，本文对企业档案创新管理的作用作了总结，重点对管理手段创新、机制创新、载体创新作了介绍，通过加强企业档案创新管理，可提升企业管理效率，保证管理工作的有效进行。

关键词：企业;档案;创新管理

加强企业档案创新管理工作的创新与改进，是企业内部解放思想，提高工作效率的重要内容。由于我国绝大多数企业对于档案管理工作不具备深厚基础，相应的管理手段也比较单一，很难开发出档案管理的全部价值，由此只有敢于创新，才能使企业档案创新管理工作服务性质得以突显，使档案的使用价值得到发挥。

1 企业档案创新管理的作用

1.1 可提前防患企业安全问题

企业档案管理中很大的一部分是文字材料的管理，从计划建设到全面施工，再到后期的维护，档案中都做了详细的记录。以工程单位为例，具体表现为：施工的具体方案、材料的选购、人员的分配施工等。同时由于记录详细，有关责任部门在监察工程安全时，很容易发现建设中留下的安全隐患，并能得到及时处理，保证了工程建设时的安全。

1.2 提供了良好的资料参考

企业的档案管理，可以将企业的发展过程进行存档记录，对于一些走过弯路的经验也可以进行总结，从而更好的为企业的发展提供资料参考。

1.3 为责任划分提供有利的依据

近年来、关于道路和桥梁的坍塌相关报道较以前多，可能是在最初建设时出现了安全隐患，可能在建设后期道路出现裂纹、下沉现象时没有及时维护，也可能是在相关部门检查时没有尽到自身的责任，而此时在档案取证查实后，即可判定相关人员的责任划分，所以完整、详细、真实的档案在企业发展过程中起着重要的作用。

2 企业档案创新管理措施

2.1 加强企业档案管理手段创新

管理手段对于档案管理工作的效率与质量有着直接的影响，因此在社会与企业发展的新形势之下，企业档案管理工作的手段需进行深入的升级与更新。具体内容为以下几点：

1）档案管理部门要与时代同步，学会利用科学技术来改革与支撑现代化的企业档案管理工作。比如电子档案管理系统的建立必须标准化，且要规范计算机的应用，建设完善的数据库，从而实现电子档案信息的共享，保证档案的监管质量。

2）企业档案管理工作还要与相关的企业进行联系，成立一个专业的管理中心，以将所有的档案电子数据融入其中，便于相关合作单位进行查询与利用，同时收集与整理不同的电子档案信息是电子数据管理中心的主要功能，也是实现信息共享与有效使用的最终目的。

3）想要提升企业的档案管理水平，加强管理人员的专业素质是其重中之重，加之企业档案管理是一项系统性、综合性的工作，由此对于工作人员的专业水平和专业素质的要求较高。首先，需明确企业档案管理工作中的各个岗位，根据具体的岗位来积极选拔先进的管理人才，并对上岗人员进行培训，保证企业档案管理工作的专业化。其次，企业应加强与企业档案管理水平较高的企业进行交流沟通，以让本企业档案管理人员认识到自己的不足，积极借鉴经验，完善自身，也只有这样才能够促进整个企业档案管理人才队伍的不断优化。

2.2 加强企业档案管理机制的创新

由于部分企业的档案管理工作与其它部门的工作不相协调，致使档案管理机制不合理，因此在进行日常管理工作之时，要对档案管理机制进行创新，并通过改变传统的聘任制方法，使档案管理工作获得创新的动力。首先，企业管理层与档案管理者需认识到档案管理工作的服务性质，加强档案管理服务的建立，同时领导的决策应当成为档案管理服务机制建立的核心，并从企业自身的能力出发，尽全力为社会发展与企业的发展做出全方位的服务。其次，档案管理服务机制的主要内容可包括文件阅览中心的成立、专题档案展览会的召开、网络档案目录的建立，以及档案业务咨询台的动作等。这样不仅可更加清晰地了解企业档案存在的意义，还能针对社会热点问题做出信息服务工作，提高自身的社会效益与经济效益。另外要想形成完善的工作机制，就需单独放置企业档案，保证档案管理工作的安全有序进行、有章可循，同时在管理档案时有意识的分门别类，对于重要的文件档案要特别放置，确保资料信息的安全性。此外要定期更改档案的保密期限，这样才能根据时间的变化，提高或降低档案的保密等级，而对于过期的档案要及时整理存放，相应的监督工作也要做到位，以便于今后对档案的查阅。

2.3 加强企业档案管理的载体创新

1）创新档案信息。“以前档案工作整理100卷档案，也许有99卷都在沉睡。”这样的原始工作方式会致使档案的利用率降低，发挥不出档案的作用。因此档案管理工作者不应该只是被动的提供者，更应该是内容设计的编排者，同时在管理過程中将档案按规范整理后，还需根据档案的内容整编出新的特色档案。

2）创新档案服务平台。随着信息化的发展，档案载体己呈现出多样性的趋势，而传统纯手工查阅的服务方式，已跟不上现代化信息发展的步伐，因此企业需建立有效的档案管理局域网，实现企业内部的档案管理网站的制作，使档案信息与资料可在互联网上实现内部共享，同时档案信息也可为企业发展决策的制定提供数据与信息力量，促进企业的健康发展。

3）企业可设定档案服务日，实施一站式服务，并以公开信息与现行文件查阅、档案利用、人事档案、咨询服务为主要内容。

3 总结

总之，企业档案管理工作水平能够在一定程度上显示出内部工作效率和整体的经营管理状况。因此相关企业需创新管理制度，提升工作人员专业素质，加强企业档案管理工作信息化，以为企业档案管理提供基础保证。

参考文献

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