事业单位档案管理与档案利用问题研究

都海涛

摘 要：文章简单概述了事业单位档案管理工作，论述档案管理内容，并探讨如何做好档案管理和档案利用工作。

关键词：事业单位;档案管理;档案利用

1 引言

事业单位是我国重要的社会服务组织，带有一定的公益性质，承担的服务项目很多，教育、科技、文化、卫生等，日常工作业务范围十分广泛。因此，事业单位每天产生的档案内容很多，而档案资料是对事业单位工作活动的真实记录，是开展各项工作的依据和标准，这就需要有科学的档案管理工作。本次就对事业单位的档案管理和利用进行简单分析。

2 事业单位档案管理概述

事业单位因为单位本身的社会服务性和公益性特点，其开展的档案管理工作具有公共服务性和保密性特点。事业单位承担为社会提供档案资料查询和借阅的服务，而其保存的档案信息内容涉及各行各业。事业单位坚持为人民服务的宗旨，作为我国的基础机构组织之一，事业单位是我国重要的信息管理机构，服务于国家机关，提供详细的信息和管理。以我单位为例，主要是从事退役军人、离退休老干部、伤病残等退伍军人服务保障工作，所以档案内容主要是人员资料、社保资料等，具有一定保密性。

3 事业单位档案管理的内容

3.1 档案收集工作

事业单位开展档案管理工作的基础和前提就是档案资料额收集，这是为档案管理提供管理对象的工作。档案资料的收集质量直接关系到档案管理的质量，因此要做好最基础的收集工作，为后续档案管理各个环节奠定良好的基础。档案管理人员需要结合事业单位各项事务活动的开展，及时收集资料，保证资料的全面性和完整性，避免出现资料收集过少或者不真实的问题，否则可能带来严重的不良后果。事业单位一般建立有信息化管理系统，借助专门的软件打造数据库，并将单位内部所有部门联系到一起，收集全面的资料信息。而收集之前，需要与各个部门进行沟通，确定好档案资料收集的内容和流程，收集过程中产生的各类文件都需要经责任人处理，及时整理入卷，交给档案室进行妥善保存。

3.2 档案整理工作

档案整理工作是紧接着档案收集工作的下个工作环节，主要是负责对收集到的档案资料进行分类归纳，整理，合并且编制文档等，将档案资料整理。档案整理工作对于档案管理十分重要，需要在这个过程进行查缺补漏，并保证档案资料的有序性和规范性。据此，在进行档案整理时，需要按照一定的标准对资料进行分类，突出每份资料的主题，然后进行归纳和整理，科学进行编目，并做好目录，方便后期查询。

3.3 档案鉴定工作

档案鉴定工作是档案管理人员对档案的价值进行分析，根据其价值含量，界定具体的保存时间。因为事业单位的业务内容很多，工作范围覆盖面广泛，所以档案资料十分多，但其中的资料价值大小不一，为了做到高效保存，需要对其中没有价值或价值含量很低以及超出保存期限的档案资料进行及时销毁处理。档案的价值是由其利用价值决定的，所以档案鉴定工作比较复杂，且具有一定难度。

3.4 档案保管工作

档案保管工作对于档案管理水平有直接影响，因为档案资料来自事业单位的各个部门，所以进行档案保管需要与其他部门密切合作，积极沟通，避免出现档案资料遗漏等问题。在档案整理和利用过程中，需要按规定保护档案，延长使用期限，避免档案资料受损;同时档案管理人员要定期检测保管的档案资料，尤其是纸质档案，避免出现潮湿等问题，影响保管，进而给事业单位带来严重的损失。

4 加强事业单位档案管理与档案利用有效措施

4.1 规范档案管理机制

事业单位要开展档案管理和利用工作，首先需要健全档案管理机制，完善管理制度，细化档案管理流程，推动档案管理工作的规范化进展。事业单位要考虑本单位的档案管理工作实际，建立三合一的档案管理制度，严格按照规定对档案资料进行分类、鉴定和整理;严格档案资料收集、整理、编目和保存的流程，保证资料的全面和真实性;制定完善的制度，包括归档制度、保密制度、利用制度、鉴定与销毁制度等;划分清楚档案管理各项工作的责任，严格按照规章制度办事，提升工作的合法性和合规性;建立档案管理信息化部门，明确各部门责任人，要求每个部门都有档案员，明确各自的责任;建立档案管理监督部门，对所有的工作和活动记录进行监督和管理，借助信息技术实现动态和实时监督，打造一体化的档案管理系统;将档案资料的收集和归档工作列为绩效考核的一部分，严格按照相应标准进行检查和考核，与档案管理人员的绩效挂钩，配合科学的奖惩机制，提高工作人员的积极性。

4.2 强化信息化建设水平

在互联网日趋普及的基础上，事业单位也要积极引进先进的信息技术，实现档案的信息化管理，借助各类软件和系统的应用，进行智能化管理，提高档案管理工作效率。一方面，要加强信息化基础设施建设，事业单位要注意配备先进的计算机系统，搭建高速的网络，并注意信息化设备的保存，避免潮湿，防止雷电等。规划好信息化管理平台的建设，针对档案管理建立专门的网站和数据库，或者在事业单位网站中为档案管理单独开辟一個板块，保证档案管理的独立性。结合事业单位工作实际引进先进的信息化软件和硬件设施，做到信息化录入、管理和查询工作，提升档案管理工作效率。同时借助信息系统的优势，实现对档案信息的实时跟踪，及时收集各个部门的档案资源，借助扫描仪等将纸质资料转变换成电子文件，并使用数据库进行处理，归档保存，同时做好所有档案资料的电子备份。另一方面，因为事业单位档案管理涉及多个部门和单位，所以要积极与这些部门和单位沟通，实现互动式交流和信息共享，提升档案工作效率。利用信息技术科学设计档案数据库的收录程序、目录、查询系统等，方便进行信息录入和检索工作。另外要借助信息技术加强对档案资料的开发工作，合理分析不同资料的价值，扩大利用范围，挖掘潜在的价值，充分进行利用。

4.3 强化人员培训

当前针对事业单位的档案管理和利用工作实际，要定期安排档案管理人员进行培训和学习，事业单位最好引进专职的档案管理人员，专门负责各类档案管理工作，避免兼职情况的出现。事业单位要重视提升档案管理人员的综合素质，打造高水平的人才队伍，引进先进的档案管理理念和模式，提升档案管理水平。定期组织开展档案管理相关知识培训，提高理论知识丰富水平;组织开展思想意识教育，提升责任意识和法律意识，塑造良好的职业道德品质;积极学习信息技术的使用，提升信息化水平，可以熟练操作应用于档案管理的各类软件。定期召开工作会议，针对档案资源进行汇总分析，强调这项工作的重要性;同时强化档案的规范化书写，并将之作为档案管理人员考核的重要指标之一。另外要培养档案管理人员的创新能力，可以对档案管理模式进行创新，提出更加方便快捷先进的模式，提升档案管理效率;同时要培养档案管理人员发现问题的能力，可以在工作期间发现下突出的问题，并能提出有效的解决措施。

5 结语

事业单位进行档案管理和利用工作，关系到事业单位日常事务的开展和社会服务职能的发挥，所以要实现信息化管理和利用，提升档案管理效率，扩大利用范围，充分挖掘档案资料的价值，为单位服务内容的开展奠定资料基础。

参考文献

[1]张育文.浅析事业单位档案规范化管理及优化策略[J].办公室业务，2018，（18）：118-119.

[2]李小红.事业单位档案保存和利用管理方法分析[J].科技与创新，2016，（20）：65-66.