如何促进学校综合档案室规范管理

摘 要：促进学校综合档案室的规范管理，将会成为新时期各级学校重要的工作内容之一。本文阐述了当代学校标准化综合档案室的建设要求，结合当前管理存在的问题，认为提高全校师生对档案室规范管理重要性的认知、定期对管理人员开展培训工作、充分开发与利用档案资源等方式能够切实增强综合档案室的管理水平。

关键词：学校综合档案室;规范管理;资源开发

学校综合档案室，是储存众多珍贵档案资料的重要场所，涉及的内容包括师生信息、学术文献、科研规划材料等内容，一旦发生意外，后果将会是灾难性的。总体来看，虽然各级学校的整体发展速度取得了令人满意的结果，但在综合档案室规范管理方面仍然存在较大的提升空间。

1 当代学校标准化综合档案室的建设要求

近年来，各级学校为实现智能化建设投入了大量人力、物力，各类设施和机构均达到了理想的状态。相比之下，档案室的“待遇”长期停滯不前，学校管理者和广大师生对其的认知依然停留在过去。而在当代教育理念下，校内的标准化综合档案室建设应该符合如下要求：第一，实现传统档案室与数字化档案室的有机结合。既要保留传统档案室中档案柜、目录柜、阅档桌椅等设施，又要引入信息、数字、通信、网络、虚拟等技术，如计算机设备、通信网络等必不可少，同时，还需使二者充分发挥各自的优势，满足不同的需求。第二，实现收藏内容的有机结合。档案室与图书馆不同，许多特定的档案资料具备特殊的证明功能及法律效用，因此无法同书籍一样，通过录入的形式转化为电子版。基于此，标准化综合档案室应该既有存放传统档案的区域，又可以采用新的档案收藏技术，运用智能化数字技术，收集、存储新的档案。第三，实现人员的有机结合。即标准化综合档案室的管理人员，除了对档案存储、日常管理如数家珍之外，还必须掌握最新的计算机电子档案维护管理技术，从而高质量地完成档案室管理工作。

2 当前学校综合档案室管理存在的问题

当前部分学校综合档案室管理存在如下问题：第一，缺乏对档案室规范管理重要性的认知。在很多人看来，档案管理工作仅仅是资料的入库、保管、出库，工作强度低且缺乏技术含量，是一项“人人均可胜任”的工作，导致管理人员综合素质普遍较低。第二，很多档案长时间“只进不出”，档案的种类较为繁琐，如人事档案、资料档案等。在每年的毕业季和开学季，学生更迭数量较多，一些失去效用的档案没有得到及时处理，长时间处于“尘封状态”，不仅占据大量空间，且随着时间的积累，会发生一定程度的损坏（纸质档案：纸张变黄、字迹模糊;电子档案：存储芯片磨损、数据丢失等）。第三，档案入库、出库缺乏规范制度，拥有何种级别的授权方可存入、调取档案缺乏明确规定。

3 促进学校综合档案室规范管理的有效方式

3.1 提高全校师生对档案室规范管理重要性的认知

促进学校综合档案室规范管理，必须提高全校师生对档案室规范管理重要性的认知。首先，组织广大师生和各级管理人员，统一思想：综合档案室负责保存学校的全部档案资料。既然是档案，重要程度不言而喻。在日常工作、生活中不可或缺，一旦出现损坏或者失窃等情况，无论对个人还是学校整体，均会造成极为严重的损失，因此需要采用严格的制度规范综合档案室管理工作。其次，该制度面向广大师生及全体工作人员，全面施行之后，必须一视同仁，所有希望存入或调取相关档案的人员必须取得相应的授权，不允许任何人以任何理由私自调取。如果在无授权的情况下，以“特事特办、稍后补上、一会儿打电话”等为借口，档案管理人员应该如实记录并上报。再次，当代标准化综合档案室，传统的纸质档案与现代电子化档案数量较多，只有管理人员才能准确找到相关资料的存放位置，一些年代久远的档案，其内容很可能已经模糊不清，如果有人擅自进入，一旦出现档案丢失或损坏等情况，该人员需要承担责任。最后，档案管理是现代学校工作内容的重要组成部分，提高综合档案室管理质量，在很大程度上彰显学校的综合管理能力，同时还可以培养学生形成“按照规则办事”、“遵守公共秩序”的道德品格，从而对学生产生深远影响[1]。

3.2 以人为本，定期对管理人员开展培训工作

不断提高综合档案室规范管理工作质量，应该在“以人为本”思想指导下，定期对管理人员开展培训工作。首先，对于年龄较大的管理人员，应该交与其一项重要的工作——将传统纸质档案的存放位置生成目录，务必保证精确程度，使新加入的管理人员能够“按图索骥”，根据需要在短时间内即可找到目标档案。对于部分年龄大但却具备继续学习、工作意愿的管理人员，可以将之编入培训小组，随年轻人一起进行下一步的培训工作。其次，现代档案管理工作注重信息化，除了运用计算机、互联网等设备和技术将文字档案转化为电子版之外，还必须掌握相应的电子设备维护技术。比如智能化电子档案管理系统，除了档案室，校内的图书馆管理系统与中高层管理人员均可在远端与之相连，因此管理人员应该具备一定的互联网异常信号监测能力，发现疑似信号时，可以迅速启动防护机制，并对该信号做出警告、驱逐、灭杀处理，从而有效保护档案管理系统的安全。最后，培训工作需要定期开展，只有不断提高管理人员的综合能力，才能使档案管理工作长期处于高水平。

3.3 创新服务形式，充分开发与利用档案资源

实现综合档案室的高质量管理之后，还应该创新服务形式，充分开发与利用档案管理资源，从另一个角度加以促进。第一，推进档案信息化建设，是实现档案管理现代化的客观要求，也是提高档案服务水平的必由之路。该“信息化建设”，并不是狭义的纸质档案电子化，而是通过信息化手段，运用线上操作方式，完成档案生成的全过程，使其具备法律效益。比如一些毕业生已经走向工作岗位，无法妥善安排返校时间，对于一些档案的处理工作，如果无法延期，应该联系相关学生在远端通过智能设备，对相关资料进行审核及签名。如何保证此类档案的真实有效，需要将视频、笔迹鉴定等技术互相结合，在线上完成操作，在条件允许的情况下，还可以将相关视频完整录制，以备不时之需。第二，主动服务，做好档案的编、研、加工等服务。现代社会提倡服务，即综合档案室管理人员，想师生之所想，急师生之所急，在档案管理过程中，如果发现相对重要的问题，在规定允许的情况下，可以与相关人员取得联系，将错误之处及时修改。此外，一些学校的某些政策、制度变化较为频繁，如何保证师生的合法权益不受损失，需要档案管理人员进行充分研究，总结出客观规律，从而为学校管理者提供完整的解决方案[2]。

4 结语

综上所述，新时期提高学校综合档案室的管理质量，从认知、模式、服务三个方面逐级开展的同时，还应该切实发挥档案室在学校日常工作中的作用，配合其他部门，将学校营造成符合现代教育理念要求的示范性场所，进而能够吸引更多优质的社会资源，让广大师生身处更加良好的学习、工作环境。

参考文献

[1]田丽慧.论学校传统档案室与数字档案室的有机融合[J].档案管理，2019（05）：89-90.

[2]凌佳慧.职业学校档案室星级建设问题及策略研究[J].办公室业务，2019（09）：184.

作者简介

洪梅（1968-），女，汉族，广西容县人，本科，助理馆员，研究方向：学校综合档案室管理。