新时期烟草企业人事档案管理问题探讨

刘莹

【摘要】在社会与科技不断发展的背景下，我国经济呈现出了新常态，推动了人才流动的增快，进而对烟草企业人事档案管理工作提出了更高的要求，主要表现在提高人事档案管理思想认识、优化人事档案管理模式以及完善人事档案管理制度等方面，注重在人事档案管理的过程中对现代技术予以革新，进而促进新时期烟草企业人事档案管理水平的提高，全面发挥服务与保障作用。

【关键词】烟草企业;人事档案;管理;问题

人事档案和其它档案之间存在一定的差异，我国在历经市场经济體制改革后，企业用人理念以及员工工作理念出现了极大的变化，人事流动更加频繁，传统档案管理方式已无法满足新时期烟草企业对于人事档案管理的相关需求。对此，烟草企业需要认识到现阶段人事档案管理存在的各类问题，对管理方式予以积极优化，确保能够为人事管理提供更好的服务，并为企业发展作出应有的贡献。

一、人事档案管理概述

人事档案管理工作是档案管理的重要部分，人事档案记录个人业务能力以及经历，是立足于个人建立的文件资料。通常在人事、劳资以及组织部门在招聘、培养等相关工作中形成，反映个人学历、社会关系、道德素养、特长优势、人才类型以及工作实绩等信息。随着社会的不断发展，烟草企业内部管理需求与内容产生了极大的变化，人事档案管理内容也出现了许多的改变，对此需要进行适当的优化与创新。

二、企业人事档案管理出现的主要问题

（一）档案管理部门管理意识淡薄。现阶段，部分烟草企业关注生产与实际经济效益，忽略了人事档案管理工作的作用，过分强调重视“管”及强调保密性，忽视了管理的目的是“用”，进而将大量的资金与人力投入到具体的生产过程中去，导致档案管理基础工作薄弱，建设投资与规范较少，在档案管理部门实际生产过程中，部门形同虚设，往往出现粗放管理。

（二）人事档案管理制度欠完善。现阶段，部分烟草企业人事档案管理制度并不完善，能够进行操作的相关制度和程序极少，体现在档案收集、整理、归档以及查阅等环节，使得档案管理工作极易产生一些混乱的状况，进而引发档案转接脱节、资料遗失以及查找困难等相关问题。其次，档案保密工作不严谨，未严格遵守借阅、登记与保密要求，通过自身职务便利对个人档案信息予以篡改，为他人提供晋升以及任用的便利。

（三）队伍建设不足。领导的重视程度与人事队伍管理的稳定性密切相关。随着社会经济的进一步发展，烟草企业人事档案管理工作人员需要不断提高自己所具备的专业技能与素养，部分烟草企业为了节约人力成本，部分工作人员身兼多职，但未经历系统专业的培训，导致人事档案数据存在更新不及时、内容不准确等相关问题，阻碍了档案管理工作的有序进行。

三、解决新时期企业人事档案管理问题的对策

（一）强化档案管理意识。就烟草企业人事档案管理工作而言，日常工作中应确保相关工作人员具备良好的服务理念，保持其积极、向上、乐观的工作态度，确保在日常管理工作的过程中全面整理与收集各类档案资料。同时，对人事鉴别表予以收集时，需立足于具体事实开展各项工作，保证档案质量的可靠性、真实性。在时代持续发展的背景下，信息化逐渐演变成人事档案管理的基本发展方向，对此相关工作者在工作中，需紧跟时代发展的潮流，不断提升自身信息素养，进而推动人事档案的信息化发展。并且，管理人员应对各类信息化技术予以正确使用，促进档案资源运营效率不断提升，确保人事档案的安全性以及保密性。

（二）完善人事档案管理制度。要想提高人事档案管理的工作效率，烟草企业需紧跟时代发展潮流，删减与优化和当前形势不符的管理制度，增强人事档案管理制度的规范化以及科学化，实现对各类档案的及时收集与归档，并给予档案借阅更多的关注。烟草企业在人事档案管理方面，人力资源部门需要和其它部门之间区分开来，确保档案的安全性，同时对档案内容进行及时更新与补充，保证档案的真实性、可靠性以及完整性。对此，烟草企业需根据人事档案管理工作的实际状况，立足于和档案管理相关的法律法规，建立并完善档案管理制度以及安全保密制度等，确保档案管理人员在日常工作的过程中有章可循、有法可依，如此一来，方可解决烟草企业人事档案管理完整性缺失、管理混乱以及档案失真等相关问题。所以，想要真正提高档案管理的效率，日常的档案管理工作必须严格按照该项制度进行执行，保证制度的严肃性及权威性。

（三）改进队伍建设。在新经济常态下，传统思想观念和烟草企业人事档案管理现代化发展脱节，对此应不断增强工作人员所具备的专业素养与技能。作为人事档案管理工作的中坚力量，工作人员和人事档案管理工作的质量与效率之间存在着紧密的联系。对此，需提高工作人员所具备的专业素质，增强人事档案工作队伍建设。在实际工作中，应优化人员招聘工作，对工作人员的个人能力以及专业素质进行细致的筛选，积极引进高素质人才，并采取正确的方式配置人才和定期开展培训工作，紧跟时代发展的潮流。另外，烟草企业需督促人事档案工作人员利用业余时间学习法律法规与时事政治，进而促进其政治素养的提升。

（四）提升信息化管理。现阶段，我国正在发展信息化，烟草企业人事档案管理需要将信息化建设作为主要发展方向，这主要是因为在开展人事档案管理工作时，只有顺应时代发展的潮流，才能有效地满足社会经济发展提出的相关需求。对此，烟草企业在开展人事档案管理工作的过程中，需积极推进信息化进程，保障工作人员在日常工作中可对信息技术予以正确、熟练的运用，并确保财力、物力以及人力在分配方面的均匀性，并积极引进各类先进技术。例如，运用扫描仪计算机等技术，可以将人事档案资料准确迅速录入计算机中，并通过信息技术将其转化为电子数据，如此一来，方可保证员工信息的真实性和可靠性，还能够通过网络化的方式对原始档案予以管理，促进人事档案利用效率的提高，并满足现代技术在发展方面的需求。需设置专业人员对引进的先进设备进行操作，定期培训工作人员的专业技术，使其具有更高的专业素质，能够熟练掌握先进设备，确保相关工作高效完成。

四、结语

综上所述，人事档案属于烟草企业档案的主要构成部分之一，在新经济常态下，烟草企业在人员流动方面的速度不断增快，使得人事档案管理出现了许多问题，影响人事档案管理工作效率的提高。对此，烟草企业在开展人事档案管理工作的过程中，需立足于时代发展潮流，促进档案管理工作效率与质量不断提升，积极对工作经验进行总结，促进档案管理工作效率的提高，提升服务水平。

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