精细化管理在档案管理中的实践应用

曾令兵

【摘要】精细化管理是一种精益求精的精神态度的表现，目前我国行政单位在飞速改革和发展，因此，把精细化管理运用到行政单位档案管理中，有非同凡响的意义。

【关键词】档案管理;精细化;收集;归档;信息化

一、档案精细化管理概述

行政单位档案管理指的是管理各项工作中产生的视频、文字以及图片等相关资料，属于行政单位落实好各项工作的基础与过程记录。精细化管理不只是一种理念，也属于一种文化，起源于日本企业，服务对象为档案利用者，管理对象则为档案，实质为整理、收集以及统计生产经营过程中产生的各类文件资料，实现系统与集中，以便于落实标准化与有序化管理要求。

二、新时期档案精细化管理影响因素

（一）人员——影响档案精细化管理水平。档案管理的环节众多，参与的人员也较为复杂。从档案资料形成之初到后期的档案资料查询利用，需要各个部门共同参与。此外，全过程档案管理，从档案资料形成、入卷归档，到后期的查询利用等，周期性长。此外，档案管理人员的流动性大，机关部门常将更多的人力、物力和财力投入业务工作中，对于档案精细化管理的意识不强，影响了档案资料收集的完整性、归档的及时性和整理的规范性。

（二）体制——影响档案精细化管理效率。我国在档案领域陆续出台了《档案法》《保密法》《归档文件整理规则》《机关文件材料歸档范围和文书档案保管期限规定》《各级各类档案馆收集档案范围的规定》等，为档案管理提供了较为完善的法律法规和技术标准，但与精细化管理所需的完备的体制机制相比，还存在一定差距。以项目档案管理为例，全过程管理的精细化档案管理应从项目之初的立项、审批，以及后期的设计，包括后期的项目审计等，每个阶段都应将精细化管理理念融入档案管理之中。但从现实来看，由于缺少精细化的档案管理体制机制，导致档案管理存在部门职责不清，人员责任不明确，影响了全过程档案精细化管理目标的实现。

（三）内容——影响档案精细化管理质量。文件资料从成文、移交、收集、整理、归档以及查询利用等，具有全过程周期长、流程环节多、涉及的部门及人员复杂等，增加了档案资料收集、管理的难度。尤其是工程类项目档案，以及一些特色类档案资料，需要档案资料从形成之初就注重其质量管理，与项目开展同步协调推进。但由于精细化管理意识薄弱、重要技术资料处置不及时，使得内容资料缺失甚至是损坏，重要图纸被随意涂改，有的不是原件也被作为档案资料收入归档，这些档案内容上的缺陷和不足，大大降低了档案资料的精细化管理质量。

（四）经费——影响档案精细化管理根基。信息化、网络化时代的到来，使得档案精细化管理从馆舍建设、队伍培育、信息化投入、办公设备采购以及仪器设备维护和安全系统保障等等方面都需要大量的经费保障和投入。全过程控制下的档案精细化管理离不开相应的软硬件基础条件作为支持和保障，如全过程的相应档案管理所需的制度，档案精细化管理所需的装订机、先进的高速档案扫描仪、性能卓著的恒温恒湿机。此外，还需要结合档案管理实际开发档案管理数据库或档案管理软件，拥有一定数量的、高素质的专职档案管理人员队伍，以及先进的档案管理方法和管理模式等等。

三、档案精细化管理在档案管理中的实践应用

（一）加强档案精细化管理的组织管理。提高行政单位的档案管理水平，就必须加强档案精细化管理的组织管理工作，进一步明确档案管理工作的权属，成立专门的档案管理小组，为工程档案的精细化管理奠定基础。在行政单位内部建立起专门档案管理考核机制，将精细化档案管理工作归入评价考核机制中，将其作为年终考核指标之一，以此来规范行政单位内部的档案收集、整理以及交接、保管等各项工作，让行政单位内部工作人员对档案的精细化管理真正重视起来，形成各科室、各部门都重视档案、爱护档案的良好氛围，让档案的精细化管理变成每天工作的常态。

（二）加大收集，丰富档案类别。首先，行政单位档案管理涵盖内容较多，因此需对档案管理人员综合管理能力进行培养，对不同类型的档案进行分开管理，采取划分层次结构、建立层次管理体系的方式，推动基层档案管理工作实现精细化的目的。其次，要想进一步增强行政单位档案管理效率，有关部门领导需建立专门的档案室，以此来协调各部门对档案信息进行规划，详细划分档案类别，设置专门人员对档案进行收集、整理以及移交等相关工作，同时也只有增强收集力度，对现有馆藏类别进行完善，才可以实现行政单位档案的精细化管理，促进档案管理效率的提升，防止产生档案管理分类不明确以及管理制度不清晰等状况，由此可见，增强收集力度、将档案管理进行细致划分是非常有必要的。

（三）归档工作质量精细化。档案精细化关键环节在于文件资料移交至档案管理部门后的归档管理。首先，要注重人员专业素质能力培训。从文件资料的收集、分类、组卷，以至页码编写、编目著录、报表摆放顺序、保管期限划分都应熟练掌握，以过硬专业素质保障归档资料整理质量。其次，明确档案业务规范。根据制定的档案管理制度，从收集、整理、保管、移交、存档以及查询利用等全过程执行精细化档案管理工序流程。再次，严把归档质量。要确保归档资料的完整性、准确性、成套性等。以完整性为例，既要保障资料内容实体的准确，也要确保资料形式上的准确。

（四）档案保管服务精细化。档案资料收进馆（室）后，并不意味着档案工作的结束，从全过程控制理论分析，还需要做好后期馆藏档案资源的安全保管和编研服务等工作。首先，要严格按照“十防”标准，确保档案保管环境的安全。其次，要做好数字档案安全，注重馆藏档案资源的数字化，加强馆藏档案数据资源备份，安装正版档案管理软件，配备系统高级的杀毒软件，防止失泄密情况发生，确保档案的实体安全和信息安全。

（五）精细化档案信息系统平台。精细化管理如果没有好的信息化系统作为支撑，应用效果会大打折扣。通过专门的档案信息系统，可实现档案精细化归档文件动态监控，档案移交留痕追溯等效果，对提升档案管理效率非常有效。1.归档文件动态监控。档案信息系统平台上有文件监控功能，在每个文件清单旁都有状态灯显示不同的文件收集状态，红灯代表没有文件，绿灯代表已有文件。状态灯的加入，让文件收集工作有了非常具体的监控指标，让操作性的文件整理平台变成了工作监控的平台。通过状态监控，让档案检查更精准、更有效、更高效，能对线网档案整理状况进行更好地掌握。2.归档文件移交留痕。移交审核，是档案信息系统平台的重要功能之一，通过把移交过程全留痕，实现责任追溯，加强档案工作管控。一是在线移交。平台上的归档电子文件全部在线移交，各单位各负其责，层层把关，审核通过后才推送到业务部门，业务部门对移交档案进行审核后，推送到档案管理部门。二是精准审批。平台中可对每一个案卷、每一个卷内条码独立填写审核意见，移交人员可直观地根据审核意见进行修改，审核通过的案卷锁定不能修改，不会在修改过程中引起误操作。审核意见准确定位。

（六）提升档案管理人员技能。针对档案管理人员，需要加强培训，养成使用现代化手段进行档案管理的意识，保障企业档案精细化管理要求有效落实。对此，可以通过专职培训的方式，明确档案管理人员的工作能力和技术掌握情况，包括档案收集分类整理能力、信息化软件的学习能力和操作能力、网络安全管理能力、硬件检查与维护能力等，再有针对性地对职业技能深入培训，不断提档案管理人员的业务能力。

四、结语

综上，档案工作和行政单位的发展紧密相关，档案精细化管理可以为行政单位档案管理提供有效保障。对此，需重视对行政单位档案管理人员的技能培训，推动档案管理工作水平的提高。

【参考文献】

[1]卢瑶.探析企业档案精细化管理措施[J].办公室业务，2019（6）.

[2]于淼.论档案管理中精细化管理思想的应用[J].科技经济导刊，2018（30）.