浅析企业基建档案的管理与创新

赵立业

摘 要：众所周知，基建档案是企业档案中非常关键的部分，对企业建设的状况和过程进行研究，提升企业的核心竞争力。尤其在当前的市场经济发展下，对建设项目进行深入开展，企业基建档案管理工作也面临着新的挑战和机遇，要对基建档案管理的规章制度进行健全，提高基建档案管理人员的知识与能力。因此，本文阐述了基建档案管理过程中所存在的问题，了解企业基建档案管理的具体方法，加强对归档范围的明确，促进验收规定的完善，建立职业档案管理制度，提升人员的素质;档案管理人员要结合基建档案的利用特点和效果，满足用户的需求，为其提供优质的服务，促进企业的不断发展，同时，加强对基建工程档案的收集管理与利用。

关键词：企业基建档案;管理策略;问题分析;创新路径

在企业基建工程项目开展过程中，对档案管理工作效果进行提升，要加强对基建工程的检查改进与验收，该程序涉及多个方面，存在着大量的信息资料。要对信息资料进行整理，体现企业基建工程管理的整体水平，为工程进一步的质量控制提供依据。因此，结合基建工程档案的收集、管理、利用、规范等方面进行具体策略的探讨，使得企业的资产能够增值，促进档案管理工作的优化。除此之外，对基建档案所存在的问题进行有效的解决，加强对问题的分析，实现自建档案工作全过程的管理，对前端、过程、后期等开展控制研究。

1 企业基建档案管理过程中所存在的具体问题

在当前的基建管理过程中，要了解所存在的问题，从档案管理、档案制度、监管等方面进行具体探讨，促进基建档案管理效果的提升。

1.1 忽略档案管理，过于重视工程项目

在当前的企业工程项目开展过程中，往往缺失档案管理，负责工程项目的管理人员没有树立档案管理的意识，认识不到位，导致只注重工程质量进度，而忽略对资料的收集、整理与分析。发现原因主要是由于企业档案的工作效益相比于公司项目的效率降低，导致企业在追求利益时忽略档案工作;其次，档案的管理没有纳入人员的绩效考核工作模式，沿用传统的模式，没有对理念进行创新，使得檔案服务功能没有得到有效发挥。

1.2 缺乏健全的档案制度，职责不明确

基建档案所涉及的范围较广，需要专业的人员进行收集。同时，企业在基建项目开展过程中，往往需要加强管理，对大量的文件材料进行收集，要对档案制度进行建议与分析。尤其针对人员变动，档案递交不及时，导致缺乏统一的整编标准，没有对施工档案资料进行有效的征收及整理。因此，要对归档范围进行明确，结合建设设计施工监理的不同部门进行明确职责，对功能进行严格划分，提高档案归档的质量，使得企业在工作项目验收后，能够对档案管理效果进行提升，保证档案资料的完整性。

1.3 工程资料收集缺乏有效监管

在基建档案管理的过程中，要结合前期资料的收集进行有效的监管，但是，由于部分企业在建设前期没有对档案管理部门进行成立，使得档案管理人员的素质降低，在对项目建议书、征地批文、勘查记录等资料进行收集的过程中，缺乏有效的监管，收集难度较大，使得企业产生重大的经济损失。

2 企业基建档案管理效果提升的具体策略探讨

在企业档案的管理过程中，要针对具体的问题提出有效的措施，增强档案意识，对全过程进行有效的管理，确保档案的完整性、准确性。

2.1 促进对基建档案的收集

企业在基建档案管理的过程中，首先要对资料进行收集，对档案进行超前控制，结合工程开展的实际状况，对基建档案管理方法和范围进行明确，协助工程基建部门对档案的完整性进行核查。

其次，提高基建部门档案人员的自身业务素质，使得收集的档案更加真实。一方面，引导人员学习档案管理的相关政策法规，了解业务知识;另一方面，与工程项目管理施工部门进行沟通，在档案室内部分工程的开展过程中，了解工程建设的动态，与直接部门获取联系，参与工程的验收评审，对所收集的资料进行分析，按照档案的要求对资料进行把关，发现问题及时提出了整改的要求。

2.2 基建档案的日常管理

在企业纪检档案资料日常管理的过程中，要保证档案的安全，由于部分企业保管不善导致案件丢失，对于企业造成经济损失。因此，档案库房在合理设计时，要保证设备的安全，对于温湿度调控、消毒、门禁等设备进行优化，促进设备的安全运转。同时，在日常管理工作，要应用档案的安全方式，按照规范执行的制度，对档案进行合理的接收力度，明确档案案卷、时间、交接人员的相关信息。

2.3 基建档案的合理利用

在档案资料收集后，要加强日常管理，同时，提高档案的利用效率，通常企业会对档案进行查询。因此，建立信息管理系统，借助网页版的档案管理，有利于单位员工进行查询，结合设备、说明书、图纸来形成电子版文件，在查询和下载的过程中，为现场作业提供参考，促进对基建工程利用效率的最大化提升。

2.4 促进档案管理规范性的提升

针对企业基建工程的管理工作，首先，要建立相应的档案管理规范，利用制度来对管理工作的内容进行明确，加强对资料的整理、信息的筛选以及档案的归档，使得各个环节能够按照规范化的要求开展;其次，为了保证各环节工作的高效运行，要建立管理制度，进行有效的监督，使得企业基建档案管理工作能够在监督之下进行有效运行;再者，对档案信息管理系统进行建设，符合当前信息时代的发展方向，提高档案管理工作的效率。将传统的档案资料以数据信息的形式进行保存，通过系统的智能化功能进行分类，确保档案信息的安全，有利于防止信息丢失。

2.5 基建档案工作全过程的管理

在档案管理的过程中，要针对不同的环节进行部署，确保档案的完整性。首先，针对前端控制，要对档案收集的源头进行控制，加强协同管理，确保各单位的有效控制，明确各职能部门的责任，对过程进行控制，要涉及全项目的档案管理网络。根据各项制度和标准了解参见单位的情况，掌握动态的信息，对建设进度进行质量把关，根据问题进行全面检查，有利于为工程整体质量提升奠定基础。最后，在后期控制，要根据实物交接的规定时间，结合施工文件和竣工图对相关生产单位进行复核，档案管理部门对资料进行收集，加强对档案的归档，使得建设部门的监理部门，能够共同发现问题进行有效整改，促进企业整体管理水平的提升。

3 结束语

综上所述，基建档案涉及建设过程中的各个环节，从立项、审批、设计、施工、竣工验收等各个过程，产生大量的文件资料，借助图纸、数据等不同的形式进行展现。基建档案是工程的真实反映，在基建档案管理的过程中，要对现实情况进行记录，为未来提供服务，有利于促进企业的发展，为生产建设提供服务。因此，在具体的基建档案管理过程中，要提升人员的管理素质，主动参与进行工程项目，提高自身技能。还需要具备较强的管理能力，才能使得档案管理更加规范标准。其次，要完善制度，对相关规范范围、验收规定进行明确，解决其中所存在的问题，促进企业的不断发展。

参考文献

[1]张智丽.企业基建项目档案管理工作中存在问题及对策探讨[J].昆明冶金高等专科学校学报.2011（04）：97-99+144.

[2]韩秋莲.石油企业基本建设项目档案管理中存在的问题及对策[J].兰台世界，2015（S1）：69-70.

[3]邹华英.创新基建项目档案管理模式的探索[J].云南科技管理，2014（05）：41-43.

[4]张莉.如何加强基建工程档案管理[J].中小企业管理与科技（下旬刊）.2018（05）：20-21.