新时期优化医院综合档案管理工作的思考研究

刘祉妤

摘 要：对综合档案的管理是医院管理工作中的重要部分，能够为医院决策、医疗工作等各方面提供既往经验的帮助，它能够为医院的综合发展提供非常有效的参考价值。医院所涉及的档案众多，在综合档案的管理具有繁琐、复杂等特点，随着医院经营时间的不断增长，所产生的综合档案会越来越多、越来越复杂，档案管理工作开展的难度及档案运用效果都会大打折扣，无法在医院的日常医疗工作中、发展规划中发挥出综合档案的利用价值。因此，在信息化发展迅速的新时期中，为了进一步促进医院的发展、提高医院各方面工作效果，加强对综合档案管理工作的优化创新至关重要。

关键词：新时期;医院综合档案管理;优化措施

医院综合档案作为对医院漫长发展过程中各种重要信息的记录，它综合了医院决策、医疗档案等多种文字、图像、影像资料，能够为医院的发展、医疗工作提供极大的理论与经验支持，对于医疗工作的开展、医院的发展具有重要意义。目前，我国社会正处于飞速发展的趋势中，社会各领域都在进行着政策改革、工作模式改革、管理模式改革等多方面的改革工作。在此背景下，医院的综合档案管理工作也应当做出改革和优化，以确保医院综合档案能够更有效地发挥出其价值，为医院的工作开展、持续发展提供最大限度的保障。基于此，本文将结合医院综合档案管理工作中存在的问题，对新时期医院综合档案管理工作的优化策略做出简单分析。

1 现阶段医院综合档案管理工作中存在的问题

1.1 综合档案管理工作中缺乏完善的制度

在大多数医院中，对各个科室部门都有完善成熟的管理制度，但受意识欠缺的影响，多数医院对综合档案的管理工作上却并没有形成完善的管理制度，在很大程度上限制了医院综合档案管理的效果，也造成了综合档案的混乱。对档案的收集整理标准没有完善统一的说明，导致相关档案管理人员无法对各种档案资料进行细化分类，也无法有效判断资料档案是否有收集管理的价值，导致很多有价值的档案无法被及时收集管理，而很多收集价值不高的档案却混在了档案中，既影响了医院综合档案的完整性，又影响到了档案的利用价值。另外，还有一些医院在综合档案的管理上甚至在目录编排上都没有形成统一的标准，当管理人员发生认识变动时，无法保证工作交接的完整性，为档案的查找与运用埋下了隐患。

1.2 信息档案管理不到位

近年来，我国网络技术信息技术等先进技术得到了飞速发展，并在社会各领域中得到了广泛的运用。这些先进技术在医院日常医疗工作、管理工作中的各个方面都得到了有效利用，不论是财务管理、设备管理，还是医院内网及管网平台建设等多项工作中，都逐步实现了信息化建设。综合档案管理工作中也有所涉足，但相较于其他主要业务，对综合档案管理的信息化建设的重视度明显更低，极大地限制了医院档案管理的效果。此外，在现有的综合档案管理信息化管理中，存在着管理方式不规范、格式、标题等没有统一标准等问题，导致综合档案的信息化管理工作更加混乱，不仅无法真正提高管理效果，操作不当还会对档案的安全性、完整性带来影响。

1.3 管理人员专业素质欠缺

管理人员的专业能力决定着医院综合档案管理的效果与效率，在医院综合档案的管理上，必须要有一定的专业性才能做到档案的高质量筛选，才能做好档案的汇总、收集与调度，也只有这样才能真正发挥出医院综合档案的真正价值。但就目前而言，依然有很多医院没有给予档案管理工作及管理人员专业性等方面足够的重视，没有对提升管理人员综合素质给予足够的关注，导致管理人员存在着专业性不足、管理水平欠缺等问题，对很多档案管理中的专业技术与专业知识理解运用不到位，直接造成了医院综合档案管理效果不足问题的出现。例如在进行档案整理时，没有考虑到积压问题，没有给予医疗档案、科研档案等重要档案足够的重视等等。

2 新时期医院综合档案管理工作的优化措施

2.1 制定完善的综合档案管理工作制度

完善的工作制度是优化医院综合档案管理工作的前提和基础，也是实现医院档案管理工作改革的重要内容。因此，新时期医院综合档案管理工作的优化，首要任务在于对档案管理工作制度的完善。要保障综合档案管理工作制度的科学性合理性，首先必须要综合考虑医院的实际情况，划分出专门进行档案管理的部门及部门人员，并根据具体档案分类明确划分不同岗位人员的不同职责;其次，在制度的完善上，应做到管理的分级与领导的统一，所谓分级管理，就是根据医院不同部门、不同科室对档案资料进行汇总收集，保障的档案管理的有序性与完整性。统一领导指的是所有部门及科室的档案管理工作，应由一个独立专门的部门进行统一管理，保障档案管理工作的有效性;最后，需要針对档案内容的差别，确定出对应的管理体系，如分领域管理体系，进一步提高医院综合档案管理工作的效果，确保所有档案都能在医院的发展中发挥应有的作用。

2.2 加强对档案信息化管理

在信息化建设逐渐普及的新时期中，医院综合档案管理工作走向信息化建设是必然趋势，也是优化档案管理工作的必然选择。但要真正发挥出信息化建设的优化作用，必须要强化对电子档案的管理。首先，档案管理部门或人员在完成对纸质档案的收集汇总之后，应及时对纸质文档进行扫描、归档，并及时录入到信息平台中，认真整理各种档案资料，建立出完善、有序的档案信息数据库，提高档案管理效率的同时保证电子档案的安全;其次，相关管理部门应选择合适的区域作为储存纸质档案的库房，保证综合档案的完整性。在电子档案的管理中，应制定出统一的格式、标题录入标准，提高档案管理的规范性，也为后续电子档案的使用提供方便;最后，为了进一步保障综合档案的安全性，应对档案的提取、查看等方面设置权限，避免档案被删除、被篡改，做好对电子档案安全性与真实性的保障。此外，还应做好对电子档案的备份，避免不可控因素造成的档案丢失。

2.3 重视对管理人员专业性的提升

档案管理工作是一项对专业性有一定要求的工作，随着档案管理对现代技术运用程度的提升，档案管理工作对工作人员的专业技能有了更高的要求。因此，在新时期的医院综合档案管理的优化中，应重视对管理人员专业性的培养和提升。首先，需要根据医院工作的特殊性对管理人员基本的医疗常识进行培训，确保在进行分类筛选时不会出现错误或遗漏;其次，要结合档案信息化建设工作要求，对管理人员的计算机技能、信息处理能力等专业技能进行培训，确保管理人员能有效适应电子档案的管理工作。

3 结束语

在社会发展的新时期，医院档案管理的重要性越发突出，为充分发挥出档案的作用，需要结合信息时代的多项技术对档案管理工作进行优化，同时建立完善的制度体系，加大对管理人员专业性的培训，以此促进医院档案管理工作在信息化时代下的效率和效果的提升，同时也为促进医院日常运营工作的进一步优化提供支持

参考文献

[1]程晓琳.新时期对医院综合档案管理工作优化的思考[J].卷宗，2018，8（34）：63.

[2]谷一楠.新时期优化医院综合档案管理工作的思考[J].黑龙江史志，2015，（11）：101-101.

[3]张晓芳.新形势下医院综合档案室建设的探讨[J].数字化用户，2019，25（26）：68，70.

[4]周红.新时期做好医院综合档案管理工作的创新思路分析[J].办公室业务，2018，（16）：166，175.

[5]黄永鑫.新时期医院档案管理工作潜在问题及创新研究[J].现代企业文化，2018，（32）：232.