公共图书馆中文纸质图书联合采购的思考与建议——以广州市为例

王晓萌（广州图书馆）

关键字：公共图书馆；中文图书；联合采购

图书采购经费短缺是图书馆普遍存在的现实问题，也是制约图书馆事业发展的主要因素之一。如何利用有限的资金最大限度地获得更多的书、满足用户的文献需求，是图书馆需要考虑的重要课题。近年来，广州市公共图书馆实现了图书通借通还，统一了书目数据，建立了地区的RFID标签数据模型标准，并于2018年提出了“全市公共图书馆文献信息资源实现联合采购并统一编目，降低招投标成本，提高采购质量和效率。中心馆加强对全市公共图书馆文献信息资源采购统筹和指导，区域总分馆服务体系实现文献信息资源统一采购和配置，保障镇、街道分馆的馆藏建设和定期更新”。［1］在公共文化服务体系的建设过程中，广州市公共图书馆尝试用体系发展规划和统筹的思想，通过集中各图书馆有限的经费利用联合采购的方式来提高图书采购质量和效率。

1 文献回顾

笔者在中国知网中设定主题词“联合采购”且“图书馆”进行检索，截至2019年5月20日，得到文献160篇。通过可视化分析软件，导入题录信息后进行共词分析可知（见下图），目前此类研究主要集中在高校图书馆和图书馆联盟的联合采购，在资源类型的关键词中，主要为电子书、电子资源等。

图 共词分析

对文献进一步筛选后发现，关于中文图书的联合采购，吴锦荣分别介绍了国外和国内基于读者决策采购（Patron Driven Acquisitions，PDA）模式的小范围的纸质图书联合采购；［2-3］张俊娥从系统角度探讨联合采购平台来管理书目数据，希望通过一个统一的数据平台，联合出版社、馆配商和高校图书馆构成馆、社、商书目数据一体化的联合采购模式；［4］代素满探讨了少年儿童图书馆联合采购实施设想，提出制定区域性少年儿童文献联合采购原则，［5］还有学者从招标采购的角度对实行区域性图书联合采购进行了研究。［6-7］

综上，目前国内图书馆学界对于公共图书馆开展中文纸质图书联合采购的研究还有待深入。联合采购是公共图书馆服务体系建设中的重要环节，探索中文纸质图书联合采购方式，对于解决区域公共文化资源不均衡、完善公共图书馆服务体系建设具有重要意义。

2 广州市公共图书馆开展中文纸质图书联合采购的实践

2.1 联合采购实践内容

广州文化广电新闻出版局印发的《关于全面推进我市公共图书馆总分馆制建设的实施意见》作为实施保障依据，为广州市公共图书馆服务体系开展中文纸质图书联合采购提供了政策支撑。［1］其中，明确提到了“实现联合采购，统一编目”。但是，该意见只在内容上对公共图书馆实现联合采购有所提及，而对于具体采购手段和方式尚未有明确的指导。广州图书馆在实施联合采购的前期调研阶段也发现，图书馆界关于联合采购可供参考的示例并不多。因此，广州市公共图书馆通过馆长会议，最终决定首次尝试针对2018年国内中文图书、特色文献及盲文图书开展联合采购。对于公共图书馆而言，中文纸质图书的采购无疑是采购工作中最重要的部分，其采购经费管理作为图书馆经费管理中的重要环节备受重视。广州图书馆联合各级图书馆开展采购存在各成员馆对经费支出管理要求各有不同的差异，其中，市级图书馆受到的管制约束较多，区县馆约束相对较少。此外，在确定联合采购需求时，为了保障图书的及时供应，对供应商的供货速度及提供现购的场所进行了重点要求。在联合采购招标过程中，由广州图书馆统筹负责项目的整体规划、技术方案可行性设计论证与实施。规划中包含了各成员馆提出的个性化需求，故招标需求文件中也体现了各馆图书采购的共性和个性需求。同时，广州图书馆还作为合同采购方的主体承担着招标质疑回复、项目验收与评价等工作。

2.2 联合采购实施效果

从调查回访结果来看，各成员馆对开展中文纸质图书联合采购的成效均表示满意。中文图书属于货物类采购类目下，而货物类政府采购有金额限额（各地限额不同）。以广州地区为例，如果当年的购书经费只有二十万或者更少，就无法公开招标，只能组织馆内采购或通过其他途径采购，同时，以往各图书馆因采购经费有限，采购招标一般只有一两家供应商能中标，而通过广州地区公共图书馆开展联合采购，有更多的供应商可供选择。但是，由于招标期间遇到的困难较多，也相应地影响了图书馆后续工作进度。

3 存在的问题

在广州地区公共图书馆实施中文纸质图书联合采购的实践过程中，出现了不同层面的问题，致使联合采购项目中断。

3.1 分馆资源建设规划比较单一

从资源建设的整体规划上来说，联合采购的初衷是为了完善区域内资源的合理配置。广州图书馆作为广州市公共图书馆服务体系的中心馆，资源建设规划时仅对广州图书馆的直属分馆有相应的文献供应职能，而区县馆作为地区总馆同样也仅对自身下属分馆负责，各级图书馆管理相对较为封闭。同时，在广州市公共图书馆服务体系中，各级别的图书馆的直属分馆由于所处地域不同，往往依据图书借阅量、读者喜好程度来进行图书采选，没有科学、系统地配置学科性文献，从而造成各个分馆资源建设规划较为单一。此外，由于分馆的中文纸质图书由总馆统一购置，随着开设分馆地点越来越多，需要统一配置的复本量就越来越大，而对于负责分馆资源建设的馆员们来说，最多的反馈即是要求提高复本量，并没有对区域内资源的互补性做出贡献。

3.2 各馆招标金额差异性较大

从经费管理上看，各级图书馆经费来源不一，广州图书馆的购书经费由广州市财政全额拨款，参与的区级图书馆由区财政单位拨款。与广州图书馆相比，区县馆的整体拨款经费较少，其总体标的金额占比小。开始准备实施阶段，作为主体的广州图书馆并未感受到特别的压力，但是在实际操作过程中，却遇到各种情况，造成了一定的采购压力。

由于联合采购招标的标的过大，对未中标的图书供应商来说，受到的利益损害比往常要大，意味着失去的市场份额更多。在未展开联合采购时，一些实力比较小的图书供应商可以去应需求量不是很大的图书馆的标。但是作为一个如此大金额的标的，难免对图书供应商的供货能力有一定要求，因此在招标文件设置评分标准时也对部分条件作了要求。此外，广州图书馆的经费管理相对比较严格，招标流程上的迟滞也对后续工作造成了相当大的压力，从而影响到最后的经费支出。

3.3 联合采购流程和相关人员行为不够规范

随着《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》的施行，各领域的招标得到了迅速发展，图书招标采购也从2004年开始迅速普及，［8］整个采购流程越来越规范。但在实际工作中，由于负责采购人员对政策不了解或由于经费额度不大，无法找到合适的代理机构，造成在实施图书联合采购过程中参与招标各方的行为不够标准、规范。

4 开展中文纸质图书联合采购的建议

基于广州地区公共图书馆开展中文纸质图书联合采购的实践，笔者认为：① 区域的中心馆需拥有一个专门的、大型的采编中心；② 联合采购的经费都由中心馆集中掌握。同时具备以上两个条件才能进行统一采购。

4.1 制定区域资源建设整体规划

在公共图书馆服务体系的建设过程中，资源建设尤为重要。科学、合理的资源建设规划除了需要强有力的政府财政支持外，还涉及每个区域总馆的资源建设及资源配置规划，且需要开展广泛的调查研究，此外，还需要注重各个馆的基本文献需求，最大限度满足用户需求。

4.2 寻找合适的图书馆作为联合采购的实施主体

从广州市公共图书馆实行的联合采购的结果来看，区县馆对招标结果的满意度高于中心馆。联合采购将各馆有限的购书经费集中在一起，可供选择的图书供应商范围和数量都有了扩大和提升。对于具体实施采购的主体而言，可设立可持续的管理办法进行科学系统的统筹。鉴于区县馆以往由于经费不足，未必熟悉政府采购和公开招标的相关流程，可由各馆分别派出一名专职负责招标采购的馆员，组成联合采购实施小组，再由中心馆指派专门的负责馆员，协助处理联合采购遇到的问题，并可对其进行培训。

4.3 加强各馆采访员之间的沟通

目前，制约公共图书馆采访质量提升的一个重要原因在于各图书馆之间没有形成有效的良性互动，主要表现在交流对象偏少，各个图书馆之间的书目信息、读者需求信息、图书缺藏信息以及图书流通信息不对称。尽管在技术手段的介入下，一些发展比较好的图书馆之间可以通过系统内的设置和管理进行交流，但是由于难以避免的书目信息编目误差和各馆的图书采访倾向问题，特别是在资源的建设方向上无法进行整体判断，诸多问题都仍然无法得到较好解决。在实际工作中，负责图书采访的馆员与其他馆的沟通方面存在不足，特别是同规模较大、购书经费较多的图书馆之间。故而，对图书馆管理而言，各馆的沟通不能仅限于管理层，也要重视实际工作责任人之间的沟通。同时，参与招标各方应遵从规范化招标流程，严格规范招标人员行为，采访馆员应就招标行为规范沟通达成一致，特别是在公开招标的采购过程中。