电子文件在线归档固化研究

顾宁红?顾洁?黄馨宁

【摘要】在信息技术的推动下，文件线上管理越来越便利，这也成为电子办公的重要推动技术。计算机在办公系统的发展和应用，为网上办公提供了可能。本文结合电子文件的在线归档应用现状，分析目前的技术难点和未来发展方向。

【关键词】电子文件;归档;固化;研究

在电子技术在办公应用的过程中，为线上办公提供了巨大的便利，成为众多政府机关单位重要的办公工具。与纸质文件相比，电子文件在信息处理方面更为便捷，所能处理的工作量也大增，是现代办公重要的线上工具。然而，在电子文档应用中，必须注重归档的原则和方法，防止因为自身观念误区导致电子文件不及时归档，或者归档过程中没有进行固化使得文件内容发生变化等，造成工作上的不严谨，给日常办公造成一定的麻烦。本文结合当前的电子文档的归档原则和方法，浅谈对电子文档固化的看法。

一、电子文件固化呈单套制发展方向

随着互联网一体化的发展和进步，政府机关办公呈现自动化发展趋势，以网络为信息传递媒介，为办公信息的自动化沟通创造了条件。这一信息交流过程中，办公业务已经可以通过网络进行开展，各类办公文件主要以电子文件的形式进行保存和固化，传统的“双套制”已不符合时代发展需要，在这一社会背景下“单套制”成为电子文化固化的重要发展趋势。

（一）互联网联通模式下“单套制”发展有利于节约社会资源。部分政府机关单位下属职能科室和部门较多，网络交叉较多，“双套制”模式下一些重要的文件往往无法做好保密和存储，容易在互联网上传递，导致政府机关单位的内部文档泄密，给政府机关单位造成一定的经济或其他损失，近些年来，此类事件层出不穷，给网络文件存储安全引入了新的课题。对此，为避免出现不必要的麻烦和安全隐患，对于电子办公的重要文件来说，必须注重电子文档的安全归档，进行“单套制”归档制度。这对政府机关单位来说，可以考虑节约纸质办公资源，借助互联网信息系统的构建，利用互联网开发技术，将电子文件进行系统的归档和编辑，充分利用网络技术在电子归档领域进行电子网络传输，建立安全的电子文件归档传输环境，实施“单套制”，这种安全网络的构建，成本低廉，对电子文件的安全归档有重要的作用。

（二）“单套制”固化时必须把握好电子文档的交集，信息管理部门负责文件的归档和保存。随着电子文档的广泛应用，人们对电子文档的归档和应用变得更加重视，相关办公系统的研发也更加规范化，分散办公的模式愈加统一和集中，所占用的资源也更为丰富和多样。因此，结合当前电子文档归档的现状来看，资源的集中成为办公系统研发的重要力量，在大中型企业层面，电子文档的归集必须有计算机信息部门进行规划和管理，做好整个部门的统筹，这也是计算机管理部门的重要职责。在当前计算机信息部门进行电子文件归档时，呈现集成化和交集化发展的趋势，计算机信息部门将电子文件信息的交汇点，进行集中统一归档和分类。在一些大学中，其课程成绩和毕业设计等资料的传输，必须经过信息中心的处理和交汇，这些信息汇总整理后又能实现各业务部门的共享。在数据不断更新的情况下，必须对电子文件进行归档和鉴别，通过编目进行网络传输。这也给保存提供了便利，各部门可以通过光盘的形式进行保存，做到定期归档整理。

二、电子文件归档原则

（一）全程管理原则。在对电子文件进行在线归档时，要坚持全程管理的原则，对电子文件的管理要做到动态、全面、系统。全程管理是电子文件归档的新兴管理原则，即对电子文件的质量、安全、存储做到全方位的管理，保证文件在传输过程中不失真，全面无缝对接，从而保证文件归档的质量。在电子文件归档过程中，在遇到问题时要及时解决。鉴于电子文件传输的快捷性，必须及时解决遇到的问题方能保证电子文件的及时归档，将电子记录与文件传输路径结合起来，更好地监控电子文件归档路线，从电子文件传输过程实现文件归档的全过程管理，建立完善的归档路径和归档体系。这就给我们的归档人员提出了更高的要求，归档管理人员对归档的全过程进行控制，只有如此，才能保证整个文件的完整归档。在归档的整个过程中，要对电子文件的流程做好介入，有鉴于此，我们必须制定全程管理的对应管理法规与机制，来规范电子文件的管理工作。

（二）前端控制原则。在文件的归档管理中，要坚持前端控制的原则，文件和档案已呈现不可区分的态势，给我们当前的电子文件归档一定的启示。因此，电子文件的质量对归档的文件质量有直接的关系。档案管理人员必须意识到前端控制原则的重要性，做好电子文件的初期管理，必须采取多种措施对档案管理流程进行控制，将原有归档控制的后面程序提前到控制前段，将更多的注意力放在文件本身，这一前端控制理论对传统实体归档有积极的借鉴意义，这一技术理念为电子文件归档创作了条件，也为质量控制提供了新的思路。在电子文件归档的前端控制应用过程中，必须整合整个系统的目标和规则，在文件归档中实现文档的全程管理。鉴于电子文件易于丢失的特点，这就更加强调了前端控制的重要性。为了有效防止电子文件的损伤，保证电子文件的真实与完整，在文件形成的初期就需要对其加以管理、控制及维护，坚持“预防为主，补救为辅”的原则。

三、电子文件归档固化方式分析

电子文档的固化，主要过程是电子文件在通過检测后，应该通过时间戳、数字签名以及电子签章的形式，对电子文件进行保存，从而保证电子文件的安全性和真实性，上述诸多方式的应用使得文件不可随意修改和复制，从而赋予整个电子文件的法律效力，这也使得电子文化固化成为当前电子文件归档重要的应用方式。在电子文件归档过程中，必须充分考虑文档的信息，例如文档的整理人员、文档的档案编号以及文档的时间信息等，这就决定各类文档的分类要掌握好方式。针对电子文档的不同，在归档及固化方式的选择上要有一定的针对性，本文选择时间戳、数字签名等固化方式进行阐述。

（一）数字签名的固化方式。从数字签名的发展脉络来看，其在电子文件的固化应用中有着非常重要的作用。是信息的发送者在文档传输过程中产生的唯一数字链，这类数字也是发送者的真实性验证，这跟纸质签名有一定的类似性，但是其不是在纸质实现的，其主要是数字加密技术进行实现，这种独特的数字签名使得文档真实性得到充分的保证，也给电子文档法律效力的实施形成一定的基础，在当前的电子文档固化中，为避免文档的仿造和失真，该技术已成为比较新颖的固化方式，也在电子文档固化中得到了广泛的应用。在数字签名技术发展过程中，通常有两个两种互补的运算：一个用于签名，另一个用于验证，从而更好地保障文档信息的真实有效性。

（二）时间戳的固化方式。时间戳（timestamp），其内涵就是能在某一特定时间将某数据清晰真实地表现出来，这一数据是可以验证且真实完整的，也是文档信息在某刻中的真实存在且记录这一唯一时间。时间戳自其诞生以来，在很多行业得到了广泛的应用，签名的对象包括各类数据文件和其原始信息等，在现代电子办公应用领域，其合同签字、招投标文件审核、金融信贷业务以及股票交易方面发挥着重要的作用。在相关电子文件归档中，可以选择应用时间戳将文件的原文、档案整理以及相关文件信息进行归集形成综合类准确性的信息，这一固化模式的引导下，此类电子文件也具有相应的法律效力，为网上办公的发展和外延打下了坚实的基础。此外，对相应的数据进行自动转换为通用版式文件文档，实现保证PDF电子文件的交互与存储管理的可信、可控、保真、防篡改，凭证作用，可以采用服务器证书进行PDF版式文件的电子签章。还可以提供基于国家标准时间源，采用PKI技术，为PDF版式文件提供精准、安全和可信的时间认证。在获取影像数据文件时，调用数字签名服务器提供的签名接口进行文件签名，同时加盖可信时间戳，将原文件、签名值、时间戳签名、电子档号、整理归档人员信息入库，形成具有法律效力的数据档案。随着电子文件技术的发展日趋成熟，我们必须重视该技术的发展和应用，达到充分利用的目的，使其为我们的生活和社会发展服务。

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