中学教职工人事档案管理模式优化

张林

【摘要】在中学教职工的人事档案工作中，关于人事档案的记录、人事档案的保存以及人事档案的安全性，都是整理人事档案重要的条件。档案整理归纳的过程中需要结合现代的科技发展趋势，对档案资料进行电子归档，以使人事档案便于整理。本文从中学教职工人事档案的现状出发，讲述了中学教职工人事档案管理模式的优化措施，并说明了进行中学教职工人事档案优化管理的意义，最后对中学教职工人事档案管理模式优化进行了总结。

【关键词】人事档案;中学;教职工;管理模式

在各类档案中，人事档案是对职工进行及时记录的档案，我国目前教职工人数基数巨大，在一定意义上进行中学教职工人事档案可以起到对教职工的考核作用。在学校的各项考核和评比过程中，作为参考依据的人事档案在记录方面就要保持实时性和有效性，人事档案的安全需要重点考虑，在进行人事档案保存的时候，需要利用现代化的科技手段，采用电子归档以及系统优化的方式，做到调档的方便和保存的安全。

一、中学教职工人事档案的现状

中学教职工在人数众多的情况下，人事档案的管理变得较为困难，为了优化中学教职工人事档案的管理模式，就需要从各方面进行细节性的考察，发现中学教职工人事档案管理中所存在的问题，根据问题进行有效改善。

（一）中学教职工人事档案保存不完整。目前，我国的中学教职工人数在一定程度上是众多的，再加上档案管理的工作人员难以保持档案的清晰程度，导致部分中学教职工人事档案保存不完整。中学教职工人事档案保存不完整的现象，通常是在纸质档案进行保存的时候由于工作量巨大，档案管理的工作人员难免会出现遗漏的现象，这时候就会在电子档案录入的过程中造成缺失，导致中学教职工人事档案的保存不完整。

（二）中学教职工人事档案的安全性得不到保障。中学教职工人事档案在进行电子归档之后，如果不进行系统的加固与升级就会导致第三方的入侵或者安全受到一定的威胁。人事档案的安全性是各个中学教职工所比较关心的问题。档案管理工作人员进行档案管理的时候，没有对人事档案進行安全性提升的操作，难免出现人事档案泄露的安全事故。在进行人事档案的记录过程中，档案记录是一个持续性的工作，档案管理人员需要持续性对档案进行录入与管理，及时更新信息，让档案的信息保持安全性。

（三）中学教职工人事档案的记录不完整。中学教职工人事档案的信息录入和信息更新，存在不完整的现象。存在这些现象的原因是，在进行信息录入的时候，一般都是从纸质档案中进行录入，纸质档案的复杂性在进行录入的时候就可以显现出来，导致的结果就是容易遗漏人事信息，最终导致信息录入的资料不完整。信息更新不及时也会导致人事档案的记录没有保持完整，在进行人事档案的信息更新时，需要对中学教职工人员的人事信息进行及时的获取，这种情况下获取的信息应该是真实有效的，但是，由于获取真实信息的难度较大，所以就会导致人事档案的信息更新不及时，最终让人事档案的记录没有保持完整状态。

二、中学教职工人事档案管理模式的优化措施

中学教职工人事档案管理模式的优化，可以根据所发现的问题采取具体的针对性措施，在中学教职工人事档案的管理工作中，需要结合现代化的设备和先进的系统，对人事档案及各类档案进行良好的管理。

（一）保证中学教职工人事档案的完整性。在进行中学教职工人事档案的管理过程中，档案管理工作人员需要对人事档案的完整性进行反复确认，保证中学教职工人事档案的完整性，需要对档案的管理工作进行全面的升级，采用现代化的档案管理设备，可以在节省场地的基础上，让档案管理变得较为容易实现，保障人事档案的完整性。对人事档案的完整性保障工作，还需要专业的档案管理工作人员对所处环境的中学教职工人员进行一定的真实考察，对中学教职工人员的人事信息进行完整的记录，这样在档案信息录入的过程中才会让录入的信息得到有效的完整性保障和完整性要求。对于人事档案的完整性还可以从档案管理的工作人员入手，只有具备较强的工作能力与专业素质的档案管理工作人员，才能对档案管理的工作进行熟练化的操作，以此来达到录入人事档案信息的完整性。

（二）改善中学教职工人事档案的安全性。对于中学教职工人事档案的安全性可以通过现代化的科技手段，利用计算机以及互联网设备，对人事档案的系统进行升级和更新换代，这样才能让人事档案所处的环境保证安全性的基础上，档案信息也可以得到安全性保留。在调档和存档的过程中极易发生人事档案泄露的事故，对于这种安全性问题，可以通过加强人事档案管理的监控，这样既可以做到提前预防，又可以对人事档案的信息起到良好的维护作用。在进行中学教职工人事档案安全性维护过程中，也可以通过保证人事档案的真实性，对人事档案信息进行合理保护，这样对于每一个中学教职工来说，是公平的。

（三）完善中学教职工人事档案的资料。中学教职工的人事档案资料在学校以及教职工自身发展的过程中，存在录入信息不完整的问题。这时候，就需要对不完整的信息进行筛查，这种工作量是巨大的，档案管理的工作人员只有具备熟练的档案操作技巧，利用现代化的档案管理设备对档案信息进行完善，就可以大大缩减人事档案信息筛查的工作量，让信息筛查在真实有效的环境中不断更新。进行档案信息的及时更新是一种对完善人事档案信息的有效手段，通过不断进行人事档案信息的录入，档案管理的工作人员也可以发现一些积存的陈旧问题，并通过筛查使得问题得以解决。中学教职工人事档案的信息以及人事档案资料的完整程度都和事先录入的人事档案信息有关，同时，档案管理人员的直接操作，也会让这些信息受到不同程度的影响，通过对档案管理工作人员进行适当的培训，可以改善档案管理工作的现状，一些不完整的信息录入情况，在经过专业培训的档案管理工作人员手中就不容易出现，对于人事档案信息的完整程度，档案管理的工作人员有直接的关系，系统的先进性也有着一定程度的影响。

三、进行中学教职工人事档案优化管理的意义

进行中学教职工人事档案优化管理对学校和个人都有重要意义。从学校的角度来看，进行中学教职工人事档案的优化管理可以让学校的档案工作逐渐变得条理化和清晰化，在未来进行调档和归纳的时候，清晰的人事档案可以减少档案管理人员的工作量，在一定意义上也可以让档案管理的工作效率得到提升。从个人的角度来看，进行中学教职工人事档案优化管理，可以让个人的人事信息得到良好的记录，而这种记录模式和个人的考核成绩与评比结果有极大的关系，将工作中的良好表现以人事信息的形式记录在人事档案中，并且进行现代化的简化管理，就是对中学教职工人事档案管理的一种优化，这种优化给中学教职工个体带来的是清晰条理的个人表现记录，影响着中学教职工的各方面工作，评比与考核是否公平也对中学教职工的工作积极性有极大的关系。

四、结束语

对于中学教职工人事档案进行优化管理，可以从人事档案的安全性进行考虑，人事档案所使用的系统进行不断升级，使得以电子形式保留的人事档案可以在安全性上得到提升，关于人事档案安全性的考虑，还可以从进行档案管理的工作人员方面出发，对档案管理工作人员进行专业性的计算机培训，这样就可以避免人为操作的失误，对人事档案的管理有较为良好的保障。中学教职工的人事档案虽然涉及人员众多，但是管理程度仍然需要有规划，并方便调取，合理利用现代化科技手段就可以兼顾这几点，对人事档案进行优化管理。

【参考文献】

[1]曾凌.中学教职工人事档案信息管理探讨[J].办公室业务，2015（17）：36.

[2]袁芝.高校人事档案管理体制的选择与完善[J].山西档案，2011（5）：35-36.