行政事业单位人事档案管理规范化水平提升策略

卢荣平

【摘要】在行政事业单位管理中，人事档案管理是非常重要的一部分，随着我国行政事业单位改革的不断推进，加强行政事业单位人事档案管理显得更加重要。推进人事档案管理规范化发展，能够有效提升档案管理整体效果，为行政事业单位提供可靠支持。本文阐述了行政事业单位人事档案管理的重要意义，分析当前阶段人事档案管理面临的问题，并讨论提升行政事业单位人事档案管理规范化的策略。

【关键词】行政事业单位;人事档案;管理规范化;策略

在行政事业单位发展中，职工占据非常重要的地位，做好人事档案管理工作能够有效提升行政事业单位综合管理水平，对于行政事业单位的长期发展有积极影响。但是，当前阶段行政事业单位人事档案管理不规范的现象普遍存在，影响了人才的充分发挥，对行政事业单位产生严重的负面影响。在行政事业单位改革不断深化的过程中，加强人事档案管理的规范化发展势在必行。基于此，笔者结合自身工作经验，探讨行政事业单位人事档案管理的方法，以期为相关人士提供借鑒。

一、行政事业单位人事档案管理规范化的意义

做好行政事业单位人事档案管理工作主要有以下两个方面的作用：一是为行政事业单位日常管理工作提供资料，人事档案涉及的内容相对较多，可以为行政事业单位各项活动提供参考，比如绩效考核、职工培训、社保办理等，通过对人事档案资料进行有效分析，为日常管理工作的开展提供原始材料，确保行政事业单位管理工作的正常开展。二是为队伍建设提供依据，人事档案管理是队伍建设的重要手段，构建一支能力突出、结构合理的员工队伍，这是行政事业单位人事档案管理的最主要工作。在人事档案管理分析的基础上，能够深入挖掘职工更多的资料，为职工岗位调整、晋升等提供有效的参考，确保人才队伍建设的健康发展。

二、行政事业单位人事档案管理存在的问题

（一）重视程度不足。整体而言，很多行政事业单位对人事档案管理工作重视程度不足，在资金和人力投入上也远远不足。尽管一些单位在档案管理方面增加了新的软件系统，档案录入方面取得了一定的进展，但是由于行政事业单位对人事档案管理的重要性认识不足，整体档案管理工作的开展存在较大限制，工作进展较为缓慢。有些工作人员简单地认为，档案管理就是将相关的资料存入到计算机中，这是一个很大的误区。还有一些单位平时工作比较繁忙，人事档案管理一直处于边缘化状态，缺乏资金、人才和技术上的支持，比如设备落后、人员素质不高、经费短缺等，影响行政事业单位人事档案管理工作的正常开展。

（二）档案标准不统一。不同的行政事业在人事档案管理侧重点上存在一定的差异，人事档案管理工作缺乏统一的标准。在当前形势下，档案管理软件琳琅满目，不同的行政事业单位在使用的档案管理软件有所区别，造成格式混乱，相互之间不兼容，在进行档案资料移交时，不能实现无缝对接，影响档案的存储和正常使用。这种情况无疑给人事档案管理工作增加了难度。

（三）档案管理信息化程度不足。一方面，信息化建设资金薄弱。档案信息化管理对软件和硬件设备有较高的要求，比如系统软件，计算机、自动扫码系统、服务器，这些软件和硬件设备需要大量的资金投入。此外，人事档案信息需要对信息进行收集、处理、存储和使用等，这离不开网络系统工程、机房和相应的服务器，资金的限制给行政事业单位档案管理信息化建设造成一定的困难;另一方面，人事档案管理数据库不健全。从实际情况来看，虽然一些行政事业单位建立了独立的档案数据库，但是不能实现与电子文件的互用，档案的其他功能得不到有效的发挥。此外，行政事业单位的人事档案信息在使用范围上比较局限，不能实现网络信息的共享，发挥不了档案的全面作用。

（四）档案管理人才参差不齐。新的发展时期，行政事业单位档案管理工作对于人才有较高的要求，但是很多行政事业单位在人事档案管理人员方面较为匮乏，在工作时由其他人员来兼任，在档案工作方面缺乏深入的研究，在实际工作开展时往往无所适从。在信息化背景下，行政事业单位人事档案管理工作不仅要求掌握基本的操作知识，同时还要具有计算机能力。

三、行政事业单位人事档案管理规范化水平提升的策略

（一）提高对人事档案管理关注度。首先，行政事业单位需要树立全新发展目标，结合市场经济发展特点，建立全面人事档案管理方案和目标，提高对人事档案管理的重视程度，加大单位内部宣传力度，提升广大职工的认知水平，同时关注职工最新想法，对于贯彻档案管理工作有很大帮助。其次，行政事业单位领导应给予档案管理人员充分的信任，为他们提供人力和物力上的支持，优化制度，构建一个一体化制度体系，为工作人员实际管理工作提供理论依据和制度保障，使得行政人事管理工作朝向标准化方向发展。

（二）树立科学的发展规划。在网络技术与信息技术的推动下，行政事业单位人事档案管理信息化建设是发展的必然趋势，单位领导要充分认识到档案管理工作的重要性，顺应时代发展的潮流，树立科学的档案信息化建设发展规划。但是，档案管理信息化建设不能盲目跟风，要根据自身单位的人员、资金、工作性质等综合考虑，确保各项工作的开展符合本单位的基本要求，设定档案管理信息化的短期和长期发展目标，从而确保档案管理信息化建设有条不紊地进行。

（三）提升信息化管理水平。在信息技术不断发展的今天，行政事业单位在人事档案管理中要注重自身信息化建设，为人事档案的全面管理打下坚实的基础，通过构建数据库，提升档案信息的规范化发展。一方面，要引入更多硬件和软件方面的设备，有效提升硬件设施的工作效率，通过引入更多先进的设备，提升人事档案管理的信息化管理效果;另一方面，构建人事档案管理信息体系，引入更多信息化发展方面的人才，不断提升整体管理效果。

（四）完善团队建设，提高工作人员工作能力。作为档案管理的直接参与者，人事档案管理人员的综合素质对于档案管理质量和效果具有较大影响。为了实现行政事业单位人事档案管理目标，首先要完善团队建设，构建一个高效率、高凝聚力、高素养的人事档案管理团队。树立科学合理的人事档案管理团队建设目标，建立培训和教育目标，对工作人员及时培训和教育，分析培训需求，分析工作人员工作水平和能力，合理配置工作人员，确保档案管理人员充分发挥其作用，不断优化管理流程和效果。其次为了做好人力资源布置工作，行政事业单位在工作人员开展工作时，对工作人员工作行为监督管理，发现工作人员存在的行为弊端，及时指导和教育。为了提高工作人员工作积极性，行政事业单位可以建立奖惩制度，对工作积极性高、表现好的工作人员进行奖励，在行政事业单位内部培养骨干，为工作人员提供全新发展机遇。

（五）创新档案管理模式。随着社会的不断发展和进步，行政事业单位人事档案管理工作要与时俱进，工作人员要创新档案管理方法，推动人事档案的智能化、全面化发展。要逐步完善人事档案的相关信息，结合市场运行特点，做好档案内容的有效补充，充分借鉴先进的人事档案管理模式，融入更多管理经验、管理模式相关的内容，逐步形成科学的年度考核体系，构建共享性的人事管理档案，推动行政事业单位档案管理的网络化、专业化发展。

四、结语

总而言之，行政事业单位人事档案管理不是一朝一夕的事情，这往往需要一个较为长期的过程，在这个过程中，离不开单位领导和工作人员之间的配合，要加大对人事档案的关注度、树立科学的管理规划、提升信息化管理水平、提升工作人员的综合素质、创新档案管理模式等，从而确保行政事业单位人事档案管理开展的整体效果。

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