档案数字化建设与企业档案管理研究

白巧丽

【摘要】21世纪以来，中国经济飞速发展，社会不断进步，社会企业数量越来越多且规模越来越大。在企业发展过程中，档案信息保管是一项非常重要的工作内容，应合理引用新时代的技术，充分运用云端数字网络实现高效的档案管理。本文就档案数字化建设对于企业的重要作用以及档案数字化建设的开展策略进行探讨和研究，希望能够为推动企业的发展提供一定的帮助和支持。

【关键词】档案管理;数字化建设;开展策略;信息资源

随着社会的不断发展，互联网信息技术已经深入到社会中的各个阶层，且发挥着重要的作用，信息资源已经成为提高人们工作效率的重要技术手段。在企业的发展过程中，档案管理是一项重要的环节，科学合理的档案管理能够为企业的决策发展起到明确的指导性作用，因此我们应当把信息技术应用到档案管理工作中，实现新时代的档案数字化建设，让档案数据更加清晰明确和便于使用。

一、企业档案数字化建设的重要性

作为一种原生的信息资源，档案对于企业的发展而言至关重要，档案能够体现企业的发展历史和发展现状，并且包含有企业的组成结构、资金运营、分配等基础数据，通过调阅和研究档案，决策者能够对企业的未来发展动向做出清晰的规划，其重要性不言而喻。目前，企业中所产生的数据量和信息量越来越大，面对这种日益复杂的档案信息量，科学收集信息管理信息和归纳信息非常重要，这对新时代的档案管理人员提出了巨大的挑战，因此必须要建立一支专业化的档案管理工作者队伍，加强信息化技术手段应用，为企业的安全生产提供保障。早在21世纪初期，国家档案局就把加快档案信息化建设列入发展规划中，信息化建设是一个长期的过程，需要企业长时间投入人力、物力和财力开展研究，必须要对档案管理中的各个环节进行深入分析，做好各项技术工作，严格按照规章制度执行档案管理策略，从而提高数字化管理水平。

（一）企业档案数字化建设能够优化档案管理工作质量。在新时代的社会发展背景下，企业档案数字化建设有非常重要的作用，其能够优化档案管理工作质量，通过把纸质信息上传到云端，能够实现原始信息的数字化，从而突破档案利用的种种局限，让档案能够被更多的人员所调用和分析，让档案管理部门从原先的封闭管理工作状态转变为服务型工作状态。由于采用信息化技术手段，档案的保存具有永久性，不会出现与纸质档案一样的破损和丢失等问题，从而让档案信息资源得到了合理配置，为企业的发展和决策提供了更加优质的服务。

（二）企业档案数字化建设是新时代的发展需求。当今世界是数字化的世界，企业必须要跟上时代的步伐，加强云端平台建设，把档案数字化建设放置在战略性地位进行对待，加强重视程度，成立专门的档案信息职能部门，把企业所有的基础数据进行上传。对已有的文字档案要进行扫描处理，并且把图片上传到云端，从而实现更加高效的信息资源共享。同时，要为员工们分发相应的档案提取账号，按照职位级别设立不同的权限，从而让档案信息更好地服务广大技术工作者，发挥其应有的价值。要做好档案信息的筛选工作，整理工作和服务工作，在海量数据中寻找出最有价值的信息，保障数据的真实性，为后续的科学决策提供保障。

二、电子档案的整理

（一）文书电子档案整理。在企业的日常运行过程中，必然会产生各种各样的文书类档案，要严格保管好这些档案，首先是内部文件，要按照年限、部门、保管期限进行分类和保管，同时做好数据的拷贝工作，即使一个服务器出现问题，仍然有备用的服务器保存有相应的电子档案。要建立相应的网站系统，加强分类整理，做好服务性工作，及时更新文书档案的文件目录，方便工作人员进行查找。其次是外来文件，工作人员应当定期收集和整理外来文件，并且在扫描室进行数字化扫描，将图片文件上传到云端平台，加强相应的网络办公系统配套，所有公文的传递、审批、盖章工作均在网上操作，从而提高工作效率和工作质量，让工作流程更加透明和清晰。当某一个环节出现问题时，能够根据网络足迹追本溯源，找到相应的责任人。对于整理完毕的文件，应当由档案管理部门进行，统一存档，确定保密级别和保管期限，并且加上档案管理信息，比如分类号，档案号等等，以供后续查阅和调用。

（二）科技电子文档整理。在企业的日常工作过程中，必然会涉及各种技术类的文件，例如设备图纸等等，要按照相应的电子科技文件种类划分，然后进行归档，对于一些重要设备必须要做好档案存储工作，把设备的购置清单，购置合同以及保修期限等信息进行扫描，相应的资料和图纸也一并上传云端档案信息平台。为了提高档案的安全性，可以刻录相应的光盘，做好硬件方面的存储，从而实现设备档案的双重保护工作。

（三）会计电子文件整理。对于企业的财务信息，要及时进行数字化档案建设，首先是工资单，要把全体员工的信息记录在档案中，并且列出部门、代码、工资等等，后续有员工出现工资方面的疑问时，能夠及时查找档案，并且获得合理的解释，保障工资发放的公平性和透明性。其次，公司运营过程中会涉及各种的资金出纳等问题，要将账本的内容上传到云端，一切能够从实现数据化的操作，都要避免纸质化操作，将资金的流通及时整理，每一笔资金的流动都要有相应的流通部门负责人，会计主管审核人员信息，并且实现电子签名上传，从而保障账本的真实性。

三、企业档案数字化建设的优势

企业档案数字化建设是新时代的企业发展需求，能够充分提高企业的市场竞争力，增强企业的内部发展活力，主要体现在以下几个方面：

（一）档案数字化建设有助于档案转变，实现高效的信息处理。在企业的各项管理活动中，必然会产生大量的数据，包括活动内容、活动时间、活动手段及活动中所产生的文件等等，如果使用传统的纸质文件进行记录，不但难以实现长久的保存，也容易导致填写的不规范和后续使用困难等等，只有通过数字化档案建设才能够提高软件的可用性，并且让文件以高速度传递到各个部门，提高信息的可用性，充分发挥其原有的数据价值。例如，部分企业需要对设备进行更新和技术改造，必然会产生很多图纸，通过数字化CAD图纸，能够及时记录图纸的每一项变动，并且按照日期进行存储，以供工作人员进行调用，其显示出了比纸质图纸更加旺盛的生命力和灵活性，提高了企业工作效率，创造了更多的价值。

（二）档案数字化能够让档案分类更加科学合理。在以往的档案存储工作中，工作人员缺乏科学有效的整理，即使有部分工作人员进行了档案整理，但是没有一个清晰有效的规范制度以供执行，从而导致后续档案查阅困难，可用性不强。通过档案信息化，我们能够利用计算机软件设置档案分类，通过简单的操作就能够实现档案的批量转移和调整，从而实现档案的科学分类和使用，让各类信息更加清晰和透明，当后续工作人员需要查阅时，只需要在云端平台输入几个关键词，就可以得到自己想要的结果，从而更加贴近企业的生产和经营，优化工作效率和工作质量。

（三）档案数字化建设有助于档案管理工作者的知识更新。通过学习新时代的计算机云端管理技术，档案管理工作者能够提高自身的信息化处理能力以及档案信息维护能力，档案信息随时处于更新的状态，让数据更加真实和可靠，这部分高素质档案工作者对于企业的发展而言是重要的后备支持力量。

四、小结

总而言之，在企业日常运营过程中，档案数字化建设是一项非常重要的工作内容，其能够实现由纸质信息到数字化信息的转变，提高档案利用效率，充分发挥其价值，提高企业的市场竞争力，我们必须要不断探索档案数字化建设的开展策略，从而有效提高档案管理工作质量。

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