中小企业使用免费信息系统进行预算控制浅析

董钦

摘要：预算管理是财务管理的重要方面，亦是企业进行经营分析、战略分解的重要前提，本文根据笔者的实际工作经验，通过运用免费的信息化系统钉钉，实现中小企业的预算控制，为中小企业及信息化建设薄弱企业的预算控制提供解决方案，为中小企业实现战略管理与预算管理提供思路，具有较为普遍的应用价值，可为企业财务管理者提供参考。

关键词：中小企业;信息化管理;预算管理

预算控制是财务管理的重要方面，亦是企业进行经营分析、战略分解的重要前提，在集团级的业务财务一体化管控中，预算管理是企业进行全面管理的支柱之一，也是企业进行信息化建设的重要一环。目前市面的信息化服务供应商种类繁多，钉钉因为其免费性与开放性，在OA系统中脱颖而出，众多企业运用此款软件进行办公流程化管理，而经过一些人工的简单设定与管理，此软件亦可以用于对中小企业进行预算管理，不增加成本，就可以提高战略管理水平与预算控制能力。笔者根据自己的工作实际经验，对中小企业运用钉钉进行预算控制进行浅显阐述。

一、信息化预算控制的意义

于增彪等对于中国企业的预算管理研究较早，其研究认为预算控制与财务会计、非财务指标、企业战略、激励制度等均高度相关，企业按照层级、单位或个人执行的各类非预算或预算指标均与预算管理“捆绑在一起”，是管理信息系统建设的重要方面;[1]张素会认为基于信息化的预算管理有助于转变对全面预算管理的认识，能够有效地将全面预算管理与企业战略相结合，能够建立起企业战略与全面预算管理的互动，能够产品生命周期管理与预算管理相结合;[2]帅银琼认为全面预算管理系统和OA审批流程、财务、人事系统等的结合，在企业内部形成的系统互联模式，给企业构建了虚拟财务共享中心，实现了各部门、各环节数据的共享，促使企业实施预算动态控制，大大提高了预算的灵活性。[3]

目前学术界对于结合信息化与预算控制的相关研究较多，基本都已经指出了结合信息化的预算控制对于企业管理的意义，但是大多研究基于企业自主开发或与其他集团化管控系统并行的财务信息化系统，对于中小企业来说，开发成本较高、应用复杂。笔者根据自己的實际工作经验，采用钉钉系统，以零成本的模式为信息化建设薄弱的中小企业引入预算控制，具有一定的创新意义。

二、中小企业面临的预算控制问题

部分中小企业在发展过程中缺乏完善的预算控制方案，而这部分企业运用信息化较晚或完全没有信息化建设，因此在企业发展的过程中可能会出现以下问题：

（一）没有预算控制，以事后报销为主

企业中很多项目没有提报预算，即使提报，也是纸质单据的预算单，没有专人进行汇总与统计，财务在后续付款过程中对预算只做领导签字的审核，因此无法形成预算体系，相应地也无法进行预算控制，也不能对企业管理产生实际的作用。

（二）没有信息化流程，以人员口头交代为主

对于中小企业来说，一般都会有报销流程，但是这种报销流程因为没有使用信息化系统，随意性较大;随着业务的发展，部分流程也不能满足业务的实际需求;在实际工作工程中，变化过的工作流程都是通过口头交代，新进人员无法学习，好的工作经验也无法传承;在长期来看，没有信息化流程就没有预算的基础，也就无法形成较好的预算控制体系。

（三）没有基础数据，无法形成预算控制的基础

如上两种因素的存在，财务数据的汇总收集以月末、季度末、年末为主，具有较大的滞后性，全部数据均为事后数据，无法对财务管理形成事前控制;所有数据均为人工汇总单据进行统计，因此导致效率低下、出错率较高且实时汇总困难;因为没有事前控制，无法形成有关于预算的基础数据，也不能就此设定预算控制与其他管理的指标，更无法设定部门与个人的KPI，也就无法形成预算控制的基础。

（四）预算控制不合理，不能体现公司战略

实现企业的总体发展战略，需要通过预算管理工作，安排企业经营和投资等活动，规范企业预算管理的风险。[4]中小企业普遍存在战略不清晰的情况，即使公司高层提出了较为合理的发展战略，从财务管理角度来看，因为没有明确的预算控制约束和基于预算控制下的战略指标分解体系，因此难以在实际工作过程中体现出公司战略。

三、运用钉钉进行预算控制的解决方案

针对上述中小企业的情况，通过采用钉钉系统，可以简单地进行一定程度的预算控制，并且这类功能目前免费，结合企业人工参与的后台统计与分析，即可实现中小企业的预算控制体系，这里以笔者参与的某集团企业下属的ZH建筑企业为例就行说明。

（一）进行调研，梳理财务管理流程

主要对企业已经存在的纸质、线下流程进行梳理，了解企业在已有的财务管理中涉及到预算与报销的内容。

在ZH建筑，可以将以往的流程划分为两大类，即预算管理与报销/付款管理的流程。在实际执行过程中，仅在重大工程建筑事项中采用了预算前置审批，审批通过预算审批单进行签批，预算流程包括发起人、直接主管、分管部室主管、工程技术负责人、市场合约负责人、办公室负责人、财务负责人、分管副总经理、总经理;报销/付款流程中的工程类付款需要上述人员重新签字，其他流程包括发起人、直接主管、分管部室主管、财务负责人、分管副总经理。

（二）分析流程的不合理性

已有预算流程的不合理主要体现在三个方面，一是预算没有对财务形成控制，财务报销与预算没有明显关系;二是流程复杂、分工不清晰，如预算签批多达9人，具体人员的职责分工不明确;三是环节重复、工作低效，如付款环节需要对已经签批过的预算重新进行付款审批，同时因为没有采用线上审批，任何一位领导不在岗均可能导致工作无法流转，导致了工作的低效。

（三）对预算控制流程的设计原则

根据流程的不合理，在新的设计过程中，采用了以下原则：

（1）所有付款必须经由预算审批，没有预算审批的所有付款申请均不得通过;

（2）明确岗位人员分工，针对不同的审批设定不同的审批流程，同时明确岗位人员责任;

（3）在执行完预算审批后，付款审批仅做单据审核和财务部门负责人的审批，不再执行付款的签批程序。

（四）预算控制设计体系

经过优化后的ZH建设预算控制及付款体系如图1、图2：

在图1的工程管理预算签批中，明确规定了工程管理部负责人的责任在于确定工程具体项目的合理性，市场合约部负责人的责任在于确定工程招标的程序与手续，财务部负责人的责任在于确定本次工程的税费是否合理，取消了办公室的审核，总经理不进行签批，僅抄送至总经理;在图2的付款审批中，发起人在发起时需要在钉钉通过关联审批单功能提报已经通过审批的预算审批单，不然无法发起付款流程;所以参与审批的负责人均可在系统中直接转交，将工作交办下属以履行具体工作职责;为了配合流程管理，公司同时制定了《信息化审批管理办法》。

上面的流程通过钉钉的角色定义与审批设置，可以实现预算管理与报销管理的信息化审批，通过这些审批流程，可以实现全部付款的前置预算审批，实现岗位职责的明确，提高流程签批效率与整个工作效率，同时能够获取流程审批时间、部门整体预算、付款时效等的基础数据，为以后的战略分解提供前期准备。

四、运用钉钉进行预算控制后的效果浅析

在钉钉系统试运营4个月之后（包括试运营的1个月），笔者对有关预算控制的成效进行了统计，4个月间共完成非工程类预算审批335笔，工程类预算审批157笔，已完成付款程序438笔，根据以上运营数据，从四个方面对效果对效果进行诠释说明。

（一）时效性说明

运用钉钉后的非工程类预算的平均审批时间为27小时13分钟，工程类预算的平均审批时间为110小时38分钟，付款完成的平均审批时间为155小时12分钟;此时效已经比之前效率有所提高，因为在之前的报销工作中，经常出现因为找不到领导签字而出现积压2周以上的情况。

（二）数据管理说明

在统计过程除了对工作时效之外，对发起人所属部门、参与审批个人工作数量、部门汇总金额亦进行了相关性统计，发现在流程上，个别项目部所需时长普遍较长（如LQ项目普遍审批时间达500小时以上），在未来加入更多项目进行数据管理，可以获得更多的技术数据，为管理决策提供支持。

（三）为战略工作提供的支持

汇总数据可以作为基数，在数据足够多之后可以基于预算控制为公司战略分解提供支持，可供分解的项目包括：各部门或项目的日常用品需求量、各流程审批时间上线、部门人员工作量、工程材料需求差异等，经过一年以上的运行，可根据已有数据对公司战略指标进行分解，经过三年即可形成公司自身的战略目标分解体系与基于预算控制的KPI体系。

（四）有关信息化的其他优势

除上述三点之外，基于钉钉的信息化工作得到了企业管理人员及员工的肯定，高层领导反映不需要安排单独的时间签字，同时可以更加细致地对工作进行提问;中基层员工反映不用花大量时间找领导签字，提高了工作效率。

本文通过设置钉钉程序，以一种免费及简单的方便为中小企业的预算控制提供解决方案，结合相关岗位人工参与的统计与流程设计，可以为中小企业实现战略管理与预算管理提供思路，具有较为普遍的应用价值。

参考文献：

[1]于增彪，袁光华，刘桂英，邢如其.关于集团公司预算管理系统的框架研究[J].会计研究，2004 （08）：22-29.

[2]张素会.论全面预算管理在我国企业中的运用[J].经济论坛，2011 （12）：203-207.

[3]帅银琼.全面预算管理信息化建设研究[J].财会学习，2019 （32）：72+74.

[4]钱旻毅.战略导向下的企业全面预算管理策略研究[J].中外企业家，2019 （33）：25.