信息化时代创新文书档案管理的路径探索

刘扬

摘 要：信息化时代的快速发展使各行各业发生了巨大的变化，特别是文书档案管理行业。现阶段很多企事业单位文书档案管理方式较为落后，工作效率较低。鉴于此，本文先是阐述了什么是信息化文书档案管理，又探究了信息化文书档案管理工作的现状，最后详细研究了信息化时代创新文书档案管理的方法，希望能对相关人员的工作提供一些借鉴。

关键词：信息化时代;文书档案管理;创新;路径

一、信息化文书档案管理的概述

信息化文书档案管理工作是指利用现代技术（互联网技术、信息技术、计算机技术等），收集、整理和分析文书档案相关的信息与数据。文书档案的涉及领域广泛、包括内容众多，要及时记录、分析具体的活动内容，记录的内容要与运营管理、统筹规划相关，记录方式主要有文字、影像、图片等。若仅仅采取人工管理方法管理文书档案，不仅要耗费大量时间、人力和物力，管理工作的质量与效率也得不到有效地保障。信息化时代利用信息技术开展文书档案管理，不仅能有效减少管理实践中人力、物力、资金的投入，实现资源的优化配置，还能提升管理工作的效率，信息化技术的应用使其工作方式更为简便、工作环境更为舒适，并为用户提供更为优质的服务。

二、文书档案管理中存在的问题

信息化时代给文书档案管理带来发展机遇的同时，也使得传统的文书档案管理暴露出诸多弊端，主要分为以下几个方面：

（一）工作人员欠缺信息化管理意识

各大企事业单位只有在文书档案管理工作中应用现代化的信息技术，才能最大限度地提升文书档案管理的质量与水平。但在现阶段的实际工作中，相关管理人员对信息化文书档案管理模式的了解较少，不重视信息化文书档案管理的开展，信息化管理意识不足，在此观念的影响下很多工作人员仍采用传统、老旧的管理模式进行文书档案管理，使得档案管理的信息化与现代化水平较低，严重阻碍了我国文书档案管理行业的持续发展。

（二）工作人员的专业素养较差

工作人员的专业素养是影响文书档案管理信息化程度的关键因素，但目前我国各大企事业单位的文书档案管理人员的专业素养较差。第一，很多工作人员并不能明确自身的责任意识，工作态度较为敷衍，甚至部分工作人员在工作过程中经常出现各种主观错误，不仅不利于顺利开展信息化文书档案管理，还会在一定程度上延缓文书档案管理的现代化发展。第二，文书档案管理人员的专业技能较差，不能在详细分析和研究实际情况的基础上开展工作，使得其在进行档案管理时缺乏事实依据，还有部分工作人员的信息化技能较差，无法在实际工作中熟练运用互联网技术。

（三）工作协调沟通机制不完善

除了上述两个问题之外，目前各大企事业单位文书档案管理还存在协调、沟通机制不完善等问题，各部门之间不能有效进行交流与沟通，这就使得文书档案管理实践中经常会出现预期工作效果与实际工作情况不相符、无法统一工作目标与成本控制要求等状况。总之，在文书档案管理中建立完善的协调沟通机制是很有必要的。

三、信息化时代创新文书档案管理工作的路径

针对各大企事业单位档案管理工作中存在的问题，提出信息化时代创新文书管理工作的具体方法。

（一）提升信息化档案管理的意识

第一，工作人员要提升对信息化文书档案管理的认识，加大对文书档案管理的创新力度，并在其中融入现代化的管理理念与管理方法，在提升管理效率的同时，进一步提升文书档案管理的工作质量。第二，相关部门要加大对信息化文书档案管理的宣传力度，使工作人员充分认识到应用信息化技术进行文书档案管理的重要性与急迫性，进而使其能在实际工作中积极采取信息化技术。

（二）提升工作人员的专业素养

首先，相关部门要定期对工作人员进行文书档案管理方面的教育与培训，将理论知识培训与工作实际相结合，全面提升管理人员的专业技能与专业水平，使其能独当一面。其次，相关部门可以采取交流、讨论等方式激发工作人员的工作热情和工作积极性，推动其工作態度的转变，增强工作人员的责任感与职责意识，确保文书档案管理创新工作能顺利进行。最后，相关部门还要组建专业的工作团队，鼓励团队成员之间多多进行交流与学习，在此过程中不断提升文书档案管理人员的综合素质与专业水平。此外，各大企事业单位还要制定合理的奖惩制度，奖励那些业务水平较高、综合素养较强的工作人员，采取适当的措施惩戒那些业务能力较差的工作人员，充分调动档案管理人员的工作积极性与工作热情，推动企事业单位信息化文书档案管理工作的创新与完善。

（三）加强各部门之间的交流与沟通

只有加强各部门之间的沟通、交流与协作，才能有效保障信息化文书档案管理工作的顺利开展。因此，相关部门在积极创新文书档案管理方法和模式的同时，建立专业的工作监督与意见反馈团队，积极推进和鼓励各部门进行交流、合作，对相关人员及其工作进行及时、有效地监督和控制，确保工作人员能按照预设的目标和方案进行工作。

四、结语

总之，各大企事业单位在我国经济社会发展中的作用越来越重要，而文书档案管理又是企事业单位管理工作的重点。经济社会的发展和进步使我国进入了信息化时代，各行各业都开始利用信息化技术进行改革和创新，档案管理工作也是如此。因此，相关部门必须要不断探索信息化时代档案管理模式与管理方法，在档案管理实践中应用现代信息技术，进而切实、有效地提升档案管理的效率与效果，推动我国文书档案管理事业的进一步发展。

参考文献：

[1]孟蓉.浅析信息化背景下的文书档案管理创新[J].中国管理信息化，2018，21（24）：185-186.

[2]王洋.基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究[J].现代商贸工业，2019，40（19）：60.