浅析提高办公室档案管理工作效率的有效途径

曹春华

【摘要】随着社会经济的不断发展，办公室档案管理工作逐渐成为一项十分重要的课题。档案本身不仅仅是对单位发生的事进行统一化记录，同时档案还可以作为单位创新发展的基本切入点。办公室档案的充分运用还可以用来调动整体员工的工作积极性，并且通过办公室档案管理水平的不断提高，有利于更好地促进档案管理水平的规范化和科学化。在新时代发展背景下，传统办公室档案管理水平已经远远不能满足当下社会发展需要，因此落实提升办公室档案管理效率的有效措施，对于促进单位今后的稳步发展具有十分积极的意义。本文主要就当下办公室档案管理存在问题以及加强办公室档案管理工作效率的有效途径两个方面进行论述，旨在促进办公室档案管理工作效率的大幅度提高。

【关键词】办公室;档案管理;新时代;有效途径

社会各个阶层单位的工作过程必须以现实情况为基础，不能脱离实际，若是脱离了社会现状，那么企业的工作目标将会脱离正确的轨道，达不到最后想要的结果，只有密切贴合实际，才能让企业的工作得心应手，细致到位。整体上看办公室档案管理工作水平比较落后，一般的档案都是采用纸质版，没有其他方面的备份，对于保密情况不到位，工作效率不高，达不到标准的要求，要保留很大的空间来提高工作的效率。为了追随现代的发展速度，必须将档案工作做到细致，必须添加新时代创新的方法，跟上时代的潮流，将档案管理工作做到高效率、高质量。

一、当下办公室档案管理存在的问题

（一）管理阶层对办公室档案管理方面缺乏重视。在部分单位中，管理阶层对办公室档案处理缺乏认识，不能深切体会到档案对单位发展的重要性。在单位中档案的缺失代表着员工信息等各种重要的文件缺失，是对信息的泄露，对人身造成不安全的结果。需要用最先进的技术和最仔细的人员进行档案管理工作，将档案管理做得井井有条。另一方面，老旧的保存方式一般采用纸质版，保存时间较短，而且保存资料份数较少，达不到应急的所需标准。领导对办公室档案管理不重视就会导致单位整体档案管理工作水平不高，加上領导在单位中具有一定榜样作用，领导不重视，下属更加容易忽视办公室档案的重要性，这样不利于将来单位更好地发展和进步。

（二）传统办公室档案管理方式的局限性。传统方式的办公室档案管理旧时手抄，逐字逐句进行抄写，然后再进行保存。随着经济社会科学文化的发展，传统的模式已经不能满足现代人的需要，而且传统的档案管理模式在工作上需要消耗大量的劳动力。另外，各工作人员在进行工作时不仅消耗大量的时间，工作的量也不多，工作效率不高。因此，在当今社会发展背景下，传统的办公室管理已经很难满足各单位的发展需要，管理方式存在着很大的局限性。例如在各单位的档案工作指标上能难完成指标，业绩不到等问题，这些都会造成单位发展步伐受到阻碍。

（三）办公室档案管理人员的管理能力不足。办公室档案管理工作并不是简简单单将数据进行保存，而是需要对现有数据进行整合处理，进行系统化的分类存档，从而更加具有参考意义。因此，在进行办公室档案管理过程中就需要管理人员具有一定水平管理能力。对于档案管理人员要求牢记办公室档案管理工作的准则，将所有工作的内容做到熟练，在进行文件存档的时候做好标记，之后需要时可以最快速度得到，将所有文档做好分类，以便不时之需，从中也可以体现出员工拥有一定高度的水平。办公室档案管理工作就是严谨的、科学的，不能出现丝毫差错，必须用最好的条件来进行管理。如此一来，可以避免工作人员在工作时出现问题，大大提高工作效率。

（四）各个办公室档案管理标准整体不统一。在单位中，基本上都会涉及不同管理部门，不同部门办公室各自都具有自己的档案记录方式，然而，在某些单位中整体档案管理标准不统一。各个办公室都有自己的档案管理模式，在对资料信息处理时，采用不同记录信息，这样就会造成不同办公室信息互相使用时存在一定困扰。档案管理标准不同，各个办公室都会形成不同档案模式，单位领导进行检查时，也会面临很多困扰，同时在进行实际工作使用时也会受到阻碍，首先需要先从各部门的档案管理模式下手，在了解各办公室的档案管理模式后再去使用档案信息，如此一来，可以有效地提高分析人员的办事效率，有利于促进单位的发展。

二、加强办公室档案管理水平的有效途径

相关的调查发现，在办公室档案管理工作上还存在着大量的问题，这些问题如果不及时解决，不利于单位的发展，因此，各单位需要针对档案管理工作的问题采取相应的措施。随着经济社会的发展，办公室档案管理模式也需要进行不断调整、不断革新，取其精华，去其糟粕，将传统的档案管理模式中的优点遗留下来继续发展，将不利的因素全部更新掉，在当今的社会背景下，只有让办公室档案模式不断进行创新，创造出一套属于自己的办公室档案管理模式，可以很大程度上提高单位的管理效率。以下是一些有关加强办公室档案管理工作效率的几条途径。

（一）提高办公室档案管理人员的整体管理水平。办公室档案管理工作并不是任何一个人就可以胜任，档案管理人员要具有全面的档案管理知识，能够熟练应用各种信息处理及分类知识，保证档案信息的整齐明了。另外，在书写上需要严格规范，避免在信息处理过程中出现伪造信息的现象，导致文件信息数据错乱。各单位如果想提高办公室档案管理人员的整体管理水平，需要加强管理人员对档案的认识，让其认识到处理档案的重要性，可以提高管理人员处理文件的工作能力。从而在今后的工作中不断增强各个档案管理人员的工作效率。管理阶层要注意在日常工作中，加强对办公室档案管理人员的培训工作，例如：可以定期开展档案管理技能训练活动、档案管理经验论坛会以及互相说说各部门的档案管理趣事，这一系列活动的开展，可以让员工从中认识学习到经验，提高对档案的认知，达到提高档案员工的各项能力和管理水平的效果，从而提高各单位的档案管理水平。

（二）建立健全档案管理制度。无论哪个单位要想提高自身办公室档案管理水平首先就应该注意建立健全档案管理制度。健全的档案管理制度可以有效地规范管理人员的日常工作，是进行档案管理的主要依据，并且不同的部门根据不同的工作需要制定与自己相适应的制度，并且根据在实际工作过程中的可能发生的情况与法律法规来不断更新档案管理制度，保证制度的健全完整性，并且要让每个员工都严格遵守制度，另外还需要统一档案的记录方式和存档方式，只有健全的档案管理制度，然后才可以有效保证今后档案管理更加规范化和科学化。

（三）完善档案信息管理系统。档案信息在很大程度上能够反映出单位工作状况。随着社会当中很多单位发展加快，档案管理的工作量整体水平提高。因此，各单位想要完善好档案信息管理系统，首先需要从信息存储方面去完善，使信息存储能够有条理，还有在纸质管理的基础上建立电子档案库，如此一来工作人员在查阅档案的时候可以方便快捷，另外还要严格要求档案的保密工作，确保档案的严密性。档案信息管理系统的完善可以提高各部门的工作效率，促进各单位部门的发展。

三、结束语

综上所述，更加清楚地认识到办公室档案管理工作效率提高的重要性。任何单位需要提高对档案工作的重要性认识，保证各工作人员能严格落实档案管理制度，从工作中去不断学习来提升自己的工作能力和工作效率，并不断完善档案信息管理系统，使得各单位在档案管理工作上更加有条理，更加规范，更科学化，最终促进自身单位的发展，展现提升办公室档案管理工作效率的价值和意义。通过对上述内容简单论述，更加清楚地认识到办公室档案管理工作效率提高的重要性。任何单位想要促进单位的发展，就需要从办公室档案管理工作上去入手，在进行档案管理时，各单位阶层应全面配合档案管理工作，促使档案管理高效率、高质量。

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