提升企业档案数字化信息管理效能的几点思考

宋瑶

【摘要】基于对提升企业档案数字化信息管理效能的研究，首先，阐述企业档案数字化信息管理，具有实现档案的合理利用、提升档案管理水平的重要作用。然后，分析企业档案数字化信息管理现状，其中存在重视程度有待提升、管理制度有待完善等问题。最后，针对提升企业档案数字化信息管理效能，给出加强数字化建设工作、构建档案管理数据库、构建档案管理制度、加强重视程度等措施。

【关键词】企业档案;数字化;信息管理

在如今社会不断发展的背景下，社会市场中各个企业之间的竞争逐渐激烈，如果企业想要在激烈市场竞争中，取得更好成绩，同时实现自身的更好发展，要加强企业自身的档案管理工作，实现企业档案数字化信息管理，实现对企业各类资源的科学合理配置，避免出现资源浪费情况出现，从而为企业创造更多经济效益与社会效益。所以，本文将针对提升企业档案数字化信息管理效能相应内容进行阐述。

一、企业档案数字化信息管理的重要作用

（一）实现档案的合理利用。加强企业档案数字化信息管理，可以在一定程度上实现对档案科学合理利用。从目前我国企业的发展过程中不难看出，在档案管理工作的开展中，经常采取传统档案管理模式。比如，纸质管理方式，该种管理方式对于档案的利用与使用寿命会产生很大影响。但是，通过企业档案数字化信息管理工作的展开，可以加强对先进管理方式与信息技术的利用。可以避免采用纸质的管理方式，实现档案内容信息化管理与数字化管理，档案资源的科学合理利用将会得到保障。延长档案的使用寿命，为企业的更好发展打下良好基础。

（二）提升档案管理水平。通过加强对企业档案数字化信息管理，不仅可以实现档案的合理利用，同时可以提升企业档案管理水平。利用数字化档案管理模式，实现对档案信息的准确记录，避免出现信息内容不准确情况产生。因为，一旦档案信息内容出现错误，那么将会对后续档案使用产生影响。强化企业档案数字化信息管理工作，及时发现企业档案管理工作中存在的不足，从而给出有效解决措施进行弥补与完善。

二、企业档案数字化信息管理现状

从目前企业档案数字化信息管理工作中不难看出，在其中仍然存在许多问题，问题的出现，对于企业档案管理工作的顺利展开，以及企业的更好发展而言会产生很大影响。企业档案数字化信息管理存在的问题，主要体现在以下几点中：第一，在企业的发展过程中，企业档案数字化信息管理工作并没有受到更多重视与关注，这一问题的出現，使得企业内工作人员对于企业档案数字化信息管理工作没有正确认识，档案数字化信息管理工作的有序进行将会受到很大影响。第二，没有结合实际情况，构建科学合理的档案数据管理库。数据管理库对于管理工作的展开而言具有重要作用，但是，管理库构建过程中的合理性并没有得到保障。这一问题的出现，导致档案数据管理库的作用与价值无法得到充分发挥。

三、提升企业档案数字化信息管理效能的有效措施

（一）加强数字化建设工作。为促使档案数字化信息管理工作能够在企业中得到更好落实，管理工作能够有序进行，要加强数字化建设工作。因此，在加强对企业档案数字化信息管理中，要做好数字化建设工作。在加强数字化建设工作中，可以从以下几点展开：1.在企业中要构建相应的档案室，在档案室中确保各类信息软件的完善性，不同先进的信息软件，可以提升档案管理工作质量与工作效率。在档案信息软件的应用中，不仅要及时做好档案立卷归档工作与著录标引工作，同时构建数据库，这样可以为工作人员档案信息内容的查询提供很多便利。防止人为操作，带来的误差问题。2.企业档案室要进一步实现区域内联网，加强与相关企业的相互联系，实现信息资源共享，从而实现档案信息网络化。总之，通过数字化建设工作的展开，可以为企业档案数字化信息管理工作打下良好基础。

（二）构建档案管理数据库。在实现档案数字化信息管理中，除了可以加强信息化建设工作，还可以通过构建档案管理数据库的方式。在构建档案管理数据库中，可以从以下几点展开：1.建设档案目录数据库。将构建的重点集中在档案资料类别中，将档案名称内容及时输入到计算机中，这样可以形成相应的数据库，避免档案内容丢失等情况出现，为后续档案内容查询工作的展开打下良好基础。2.建设档案状态数据库。加强对网络传输渠道的应用，将企业实际信息内容与资料及时录入到状态数据库中，并做好状态数据库的更新工作，确保状态数据库中信息的准确性与科学性。在这一过程中，档案管理工作人员可以将更多精力放在档案信息分类中，做好档案归档工作，促使各项档案管理工作的有序进行。

（三）构建档案管理制度。构建档案管理制度，可以在很大程度上促使档案数字化信息管理工作的有序进行，实现企业的更好发展。从目前企业的发展中不难看出，档案管理工作存在一定的复杂性与特殊性，基于此，通过档案管理制度的构建，对各环节工作进行约束与规范，不断提升企业档案管理水平。在构建档案管理制度中，可以从以下几点展开：第一，要积极鼓励档案管理工作人员以及企业基层工作人员，积极主动参与到档案管理制度建设中。针对在这一过程中，表现较好的工作人员，要给予一定奖励，激发工作人员的工作热情与工作兴趣。为档案管理制度的构建，提供有效前提保障。第二，在企业档案数字化信息管理工作的开展中，以及在管理制度的构建中，要加强对先进信息技术的利用，在这一过程中，企业要加大投入力度。比如，加大资金投入力度与政策的扶持力度，使得档案管理制度的完善性与科学性得到保障。第三，对于档案管理制度的构建，需要企业各个工作人员之间能够加强联系与沟通，各个部门之间实现信息共享，在档案管理制度的构建中，加强对工作人员的规范与管理，避免出现大型的人员流动问题。通过该种方式，使得档案管理制度的科学性与合理性得到保障，为企业创造更多经济效益与社会效益。

（四）加强重视程度。企业档案数字化信息管理工作的有序进行，要保证企业领导者与管理者能够加强对档案数字化信息管理工作的重视程度。只有保证领导者与管理者加强对档案数字化信息管理的重视，才能促使工作人员能够积极主动参与到档案数字化信息管理工作中，不断提升企业档案管理水平。在加强对档案数字化信息管理工作的重视程度中，可以从以下几点展开：第一，构建高素质档案管理队伍，在这一过程中，需要领导者与管理者能够肩负起自身责任，定期做好工作人员的培养工作。确保工作人员能够具备较强责任心，同时不断提高自身的专业能力与综合素质。第二，将各项工作落实到每一位工作人员身上，保证工作人员对自身工作内容与责任有正确认识，避免出现工作混乱情况产生，确保各环节工作都能够有专门工作人员负责。

四、结束语

综上所述，档案数字化信息管理工作的顺利展开，对于企业的更好发展而言具有重要作用。因此，为增强企业市场竞争力，为企业创造更多经济效益与社会效益。要加强对档案数字化信息管理工作的重视程度，采取有效措施，不断提升企业档案管理工作质量与工作效率。

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