互联网时代用户参与档案信息资源开发的策略研究

边爱萍

【摘要】互联网时代为档案管理模式由传统的条线式逐渐向网络状转变提供技术实现的可能性。本文通过对单位档案主管、档案一线工作者、档案利用者（或潜在利用者）进行访谈，了解用户参与行为对档案利用的影响，对现有相关理念和管理方法进行梳理、细化、分解和重组，最后归纳出能够实現基于用户参与的档案知识空间模型，并通过SWOT分析法对该模型的运行效果进行初步预测。

【关键词】用户参与;档案资源开发;档案知识空间

一、研究背景

如今，社会群体普遍认可档案价值，公众个人却不知馆藏档案于已何用，缺少利用需求使得“以利用为目的”的档案服务理念成了一句空话。同时，基于效益与成本的考虑，单位重视档案工作的同时，却认为专职岗位的设置务必精简，甚至可有可无，人员的极度缺乏又使得资源的深度开发几乎无法实现。档案工作价值在利用中体现，利用需求的拓展离不开资源的深度开发，资源开发需要人员，而人员配备仰赖于工作价值的体现。再次陷入怪圈的档案工作又该如何自处？鉴于互联网技术的成熟与发展，本文尝试打破传统的管理模式，通过引入档案知识空间，将用户直接纳入管理主体，通过用户的参与，一方面提升用户对馆藏的了解程度以发现需求，一方面扩大档案建设队伍以提高资源开发效率，为档案知识服务提供可能，同时也使公共档案作为社会信息资源真正实现公开透明，消除因信息不对等而在社会治理过程中产生的误解和不信任感。

二、档案资源开发的研究现状

目前关于互联网环境下的档案资源开发，多数的研究主要在于通过技术手段使传统的资源开发手段得以优化，虽然能很大程度上解决档案资源利用的时空限制，但归根结底仍然是将档案信息资源的获取途径由档案馆的查阅大厅搬到了电脑桌面，其中涉及的开发策略其实并未有太大的突破。在这方面，陈忠海、万恩德等学者所提出的观点则较具突破性，他们都看到了用户在档案资源开发过程中的重要作用，从而对档案资源开发主体提出了质疑。陈忠海、常大伟（2015）认为档案信息资源开发的主体应是档案价值实现的主体，即用户。万恩德（2018）则透析了后现代背景下档案信息资源开发由档案机构主导的传统模式向社会化档案信息资源开发模式转型的过程。而上述观点也存在一定的局限性：陈忠海等虽论证了用户作为主体的必要性，却没有提出用户作为开发主体的具体工作方式;而关于将档案部门作为辅助角色，实践起来也有一定困难，毕竟用户没有作为资源开发主体的义务，若完全依赖用户，其结果未必理想。而万恩德虽通过提出主体的多元性将用户与档案部门共同纳入了档案资源开发的主体，但其仍将资源开发与利用服务看作是具有明确时间先后的线性关系，而没有提及在互联网环境下，这两个环节相互之间交互穿插的可能性。

三、用户参与对档案利用服务重要性的调查

为了探寻将用户参与管理是否会对利用行为产生一定的影响，本次调查以所在单位为范围开展了小规模的访谈。

（一）访谈对象的选取。本次访谈的对象主要为档案主管、档案一线工作者、档案利用者（或潜在利用者），选取依据为档案管理职责、档案管理参与情况、利用情况等的差异性，以从管理目标、具体操作、利用意愿及效果反馈等方面了解用户参与在档案利用服务中的作用。档案主管系校办主任，其管辖范围还涉及会务、文书、宣传、外联等。档案一线工作者为单位原档案管理员，该同志虽已退休，但其具有长期的工作经验且脱岗时间不长，因此仍具有一定的参考价值。档案利用者（或潜在利用者）为本单位教职工，访谈选取了三类人群共计6人：一是专业部门主管2名，分别为总务主任和教导主任，其中总务主任档案利用频次较高，而教导主任档案利用频次较低。二是各部门的兼职档案员2名，主要负责年度部门文件材料的收集和归档。三是普通教师2名，一名较多次利用过档案（下简称普通教师A），而另一名从未利用过档案（下简称普通教师B）。

（二）访谈结论。档案主管代表领导层，从访谈中可以得知，领导层肯定了档案的重要性，一方面希望档案工作能发挥更大的用处，一方面又认为档案工作在众多事务中相对可缓，虽专职档案员却希望其“全面发展”。一线工作者代表专业的实践者，在现实任务面前其表现出心有余而力不足之貌，最终只能停留在完成基础工作而不失误的层面上。可见在实际工作中只凭档案工作者根本无法完成倡导的资源开发任务。档案利用者（潜在利用者）则代表着目标用户。从对目标用户的访谈中可以得出以下用户参与与利用行为关系的结论：首先，参与过档案管理的用户利用频率高于未参与过的用户。多数用户的利用目的出于本身业务考虑，如两个部门的兼职档案员，当其参与过本部门档案管理环节时，他们便知晓档案中存有那些对其有用的材料，于是利用需求也随之产生;相反普通教师B的信息需求（能帮助其上好课的信息）其实在库藏内有很多体现，如历年试题、历年考试的分析汇总、学生录取形势分析、各级教育规划等，但由于其不知有这些内容，因而自认为没有需求。其次，相同职务的人群中，参与深入者的利用效果好于参与不深入者。如同属中层岗位，总务主任的各类工程材料、合同文件等亲自经手，其查阅目标表述明确，因此调档速度和准确率都比较高。而教导主任未参与过档案管理相关环节，虽凭经验可知相关材料存于档案之中，但对目标表述相对含糊，导致查询速度较慢，等候时间较长，利用效果和体验都相对打折。最后，对档案管理付诸较多情感者利用需求广于仅因工作需要而参与者。访谈者中除普通教师A都因工作需要而参与档案工作，利用目的也止步于工作本身，查阅内容主要为业务相关材料，一般用于上级检查或工作参考。而普通教师A则处于情感需要（记录孩子成长）参与档案工作，其利用目的也会扩展至情感需求（因为怀念第一个带过的班级而查阅学籍照片）。扩展至公共档案而言，管理者希望提升公众的利用需求，但一般而言公众处于工作需求或凭证需求而查阅公共档案的概率基本固定。档案人喜欢将档案描述为社会记忆，而记忆其实更多涉及了心理层面，如若能将刚性需求扩展至情感需求，则利用需求会产生较大的增长空间，也使档案作为社会记忆更名副其实。可见，用户的参与一方面能缓解档案工作的现实压力，另一方面，提高用户在档案管理中的参与度，并设法提升用户参与过程中的情感付出也能对利用需求、效果等起到一定推动作用。

四、用户参与档案资源开发的策略

（一）档案知识空间的引入。本文试图通过构建档案知识空间作为实现用户参与档案资源开发的有效渠道。“知识空间”的概念在档案管理领域中使用较少，而在图书馆管理类文献中应用较多，虽在部分文献中与“知识库”等概念相近，但知识空间仍应具有其独特含义。构建档案知识空间的意义在于，可以在资源建设的基础上，提供用户参与的可能性。知识空间相较于其他表述，增强了档案管理和服务中的可参与性和动态性，它不仅是一个存储空间，更是一个用户可进入的空间;不仅是一个单向服务的过程，更是一个可互动的过程。知识空间之于传统知识库的最大特点在于，知识空间让用户能参与到档案管理之中。传统的知识库的构建虽涉及一定的交互行为，但建设主体仍是档案部门，用户只是作为信息的需求方和反馈方独立于这座知识仓库的大门之外。相较于传统的档案知识服务更强调档案业务人员对信息的挖掘和组建，档案知识空间则是一个开放的概念，它能在传统档案管理服务的基础上，提供用户参与资源建设的可能性。

（二）用户参与型档案知识空间的构建。空间分布方面，档案知识空间可分为公共空间和个人空间。公共空间主要用于信息公布，其信息来源为公共部门和个人用户同意公开的内容，建设要求类似于当前的数字档案馆。个人空间则打造为用户的个人档案馆，其中可由用户个人添加对其具有价值的材料，用户可以选择是否公开至公共空间，或设置保密期限，公共档案部门可在双方认可的前提下制定法规、标准设置保密期上限，但上限应足够长。用户也可存储相关凭证信息，如学历认证、户籍信息等，经过认证将具有法律凭证作用。个人档案馆的建设目的是吸引公众，一方面获取更多社会资源，一方面调动用户参与的积极性。职能分配方面，档案机构（即传统档案管理主体）与用户虽在新模式下同为管理主体，但其职能分配应各有侧重。档案机构主要侧重于框架体系搭建、过程监管，在交互体系中收集信息、提供现有公开信息，并不断优化交互体验，在数据处理中主要负责按照档案管理标准对收集到的信息数据进行系统性组织，在数据分析和决策体系中对用户行为进行分析，将用户参与过程中的隐性知识转化为显性知识，以提供个性化、针对性的决策辅助。用户则主要立足于利用、资源补充活跃于分析决策体系和交互体系，并在自愿的基础上参与数据处理体系。用户可通过交互体系获取资源和补充资源，在数据处理体系可根据自身的专业涉猎参与开发，而用户的检索行为等也将成为元数据被系统收集，成为数据分析决策的依据。此外，用户也将有过程监督、反馈的权利。

五、效果预期

本文采用SWOT分析法對预期效果进行初步预测，即优势（strengths）、劣势（weakness）、机会（opportunity）和威胁（threats）。其中优势和劣势的比较对象为当前传统的管理方式，机会和威胁侧重于外部环境可能产生的影响。

（一）优势。相对于当前传统档案管理方式，将用户纳入管理主体对积累社会资源、缓解人员不足的压力、提高资源开发的专业广度和深度、激发利用需求方面有着更大的优势。档案用户相对于档案工作人员是一个更庞大的群体，其专业面更广不言而喻。档案知识空间通过其开放的信息交互渠道鼓励公众更多参与，一来可以使公共档案馆收集到更多更广泛的一手资料，二来可以鼓励更多人参与到资源的开发，还可以根据用户的检索行为获取更多隐性知识并将其转化为显性知识，从而扩展空间内的知识存储。用户的切实参与也将使其对馆藏资源了解更多，使其对档案工作投入更多情感因素，从而拓展其利用需求。

（二）劣势。相对于当前传统档案管理方式，这种模式的劣势在于其信息来源更加繁杂，存在多人同时对同一种资源进行开发的可能，如何对共同作业产生的虚假信息、错误信息、冗余信息等进行甄别、整合有着不小的难度。在实践时可考虑将信息分类，一类为已经认证的信息，一类为未经认证信息，各类信息均公开其发布和处理过程的元数据以供查阅。

（三）机会。社会信息技术的发展将为此模式其提供重要的技术支持，人工智能的发展可能使信息甄别、整合、行为分析等方面变得更加简便。根据长尾理论，互联网技术的发展将非主流需求的拓展和挖掘变成了可能，现代通信技术的发展使档案部门有能力将位于需求曲线尾部的用户纳入目标群体的范畴，并且在识别了庞大的需求种类后也有条件进行存储和资源的开发。同时如今的社会分工呈现出精细化和网络状的分布，这种模式改变了传统管理对资源开发大包大揽的方式，通过职能分散使专业人做专业事。此外，在公众更重视信息对等的今天，此种模式也将使社会信息变得更加公开透明。

（四）威胁。该模式的外部威胁在于当前的制度环境下，《档案法》对档案的公布权做出了限制。传统管理下档案信息处于档案机构内部，易于控制，而档案知识空间模式下，对公开信息是自由获取的，公众在获取公开信息的基础上对其进行了编研、开发，在其公布研究成果时却有违法之隐患，将打击公共参与资源共同开发的积极性。

六、结语

建立以用户参与为基础的档案知识空间共建共享模式对于开拓档案管理思路、提升档案工作价值有着积极意义。这也是档案领域实践公共治理理论的尝试。现代公共治理理论更多地希望将社会管理模式由传统的条线式逐渐向网络状转变，注重社会组织的系统合作，提出多元主体共同参与社会治理的理念。这也是在大数据时代对档案知识管理与服务新模式的探索，原生数字信息以占据新生信息绝大部分的今天，档案知识空间首先将成为这些信息的存储载体，继而也将吸收大数据时代多点交互、解构重组、行为分析等新的思路，使档案工作不断探索适应时代要求的新型管理与服务模式。当然，本文只是对基于用户参与的档案知识空间的构建雏形进行了初步探讨，其中仍有诸多考虑尚未周全之处须进一步改进。目前正在施行的制度背景也对知识空间所要求的开放性有着一定的制约，这也需要社会各界共同努力，共同协商探寻其中的界限问题，形成健康良好的社会信息氛围。

【参考文献】

[1]陈忠海，常大伟.档案馆在档案信息资源开发中的主体地位质疑——兼论用户在档案信息资源开发中的主体地位[J].档案管理，2015（2）：5-7.

[2]万恩德.解构与重构：档案信息资源开发模式的后现代转型[J].档案学通讯，2018（1）：57-62.