提高办公室文秘工作质量和水平的措施分析

邢宪博

摘要：在企业的运行中，办公室文秘工作非常重要。办公室文秘工作在企业中的工作内容多、种类杂，文秘工作的有序进行也决定着企业的有序发展。本文将对办公室文秘工作的重要性，以及工作能力的提升做简要的分析。

关键词：文秘工作;工作质量;能力

由于企业的日常工作比较繁杂，办公室文秘需要对企业内外事务工作进行有条不紊的安排，这也才能保证企业的正常运行。企业的稳定发展离不开文秘工作的高效运行，所有企业需要对文秘工作进行重视，安排专业人员从事办公室文秘工作并进行定期培训，确保企业健康运行。

一、提升工作质量水平的原则和重要性

（一）工作原则

由于文秘工作岗位的重要性和特殊性，经常会涉及到企业的一些重要文件或机密文件，同时也要处理好同事之间的关系，所以文秘工作人员必须严格明确自己的工作原则。其主要工作原则有以下几点：第一、明确国家法律法规和企业规章制度，坚守自己的职业道德。工作要认真仔细，工作量繁重时处理问题更要有耐心也要有信心，保持一个良好的心态。第二、在工作中不断地总结和学习，提升自己的专业水平。对复杂事务安排有序，并能够高效地处理。保证工作效率，提高工作质量。第三，严格按照上级安排的任务进行工作安排，为了保障企业的健康发展，要能在企业上下级之间做好协调工作，避免企业内部矛盾的产生。

（二）工作的重要性

辦公室文秘每天不仅要把各个单位之间的工作内容进行汇报，还要将领导的指示及任务进行有效传达，同时每天还要处理种类繁多的行政工作，所以文秘工作在企业中扮演着承上启下的重要角色。不仅如此，文秘工作人员还要有大局观，将各种工作内容进行有效安排，确保工作的高效性。同时在企业的内部沟通与外部经营中也要进行衔接工作。所以，办公室文秘工作是企业的重要组成部分。

二、所要具备的职业素养

第一，纪律严明。坚守职业道德是每一位文秘工作者的必备素养。文秘工作者必须严格遵守出勤纪律，不能以自己工作特殊性为自己开后门。相反，文秘工作要做到其他岗位工作的前面，为企业的有序开展做好规划。要走在时间的前面，合理安排领导布置的任务，避免工作条理不清、顺序混乱。并将工作中的零散时间充分利用，提高工作效率、保证工作质量。

第二、具有大局观。办公室文秘工作要以企业利益为核心，一切要从企业利益出发。处理事情要有大局观，不能因自己的主观意念影响到企业的利益，处理问题要会权衡轻重，也要有承受一定压力的能力，为企业的发展保驾护航。

第三、提升效率。办公室文秘工作复杂，只有科学合理地安排工作才能提升工作效率、确保工作质量，不能因为工作多而出现工作质量下降。要在工作中不断学习、学会总结工作经验。比如在起草发言稿时，不能凭空想象大讲空话套话。要根据发言要求，结合企业现状与工作中的重点进行起草，并积累一定文字功底。只有做好充分准备，才能提升工作效率。

第四、提高工作能力。工作中要能与各级时刻保持沟通，虽然要服从领导的安排，但也要会灵活变通，拿出自己的意见。做好自己分内事的同时，也要将工作中发现的问题与各方面进行沟通，防止出现问题不能及时解决影响企业利益。同时，对工作要有合理的计划安排。文秘工作每天面临着繁而重的工作，如果不加以合理安排，会严重影响工作进展。伴随着突发事件的发生，更容易使工作杂乱无序。所以，合理安排工作，具备超前意识是工作能力的最好体现。

三、提高文秘工作质量与水平的措施

（一）建立严格的奖惩制度

俗话说："没有规矩，不成方圆"。因此建立严格的奖惩制度对提高办公室文秘工作质量至关重要。一方面，对优秀员工实行奖励机制，不但可以使员工工作更有激情，保持良好的工作状态，还可以促进员工之间进行良性竞争，从而提高工作效率。另一方面，针对文秘在工作中的不良表现，实行惩罚制度可以有效地警告他们不要再犯类似错误，从而不断改进工作，提高工作质量。但是在实施奖惩制度之前，一定要对工作人员进行评估。从他们的工作环境、工作能力、工作效率等影响因素出发进行评估。确保评估科学、真实、有效。

（二）培养创新能力

众所周知，企业只有不断创新才可以促进一个企业可持续发展，只有不断地创新，才能适应千变万化的市场。受传统思想的影响，很多人认为文秘工作，没有技术含量，只要按照企业规章制度开展工作就可以了，它不需要创新。其实不然，文秘工作也需要不断创新，它能快速提高办公室工作效率。其实，文秘工作也不简单。随着信息时代的到来，文秘人员也要打破传统的工作模式，定期给自己充电，学习新技术、新知识。在工作上努力创新，探索研究出新的工作模式，优化自己的工作方式。整体提升文秘的办公水平。企业管理者应该多鼓励文秘人员创新，为员工营造创新氛围，提高文秘人员的创新意识。除此之外，企业管理人员应该定期组织员工学习先进的办公理念，指导文秘工作，激发文秘人员的创新意识。

（三）优化文秘人员配置

合理地安排文秘人员数量，可以有效地提高办公室工作效率。企业文秘的工作量重而杂。一方面，如果安排文秘人员过多，员工就不会各尽其责，互相推卸责任，工作状态懈怠懒散。严重影响办公效率。另一方面，如果安排文秘人员过少，现有员工工作量大，工作压力也会增大，也会影响整体工作质量。

（四）提高文秘人员素质

提高文秘人员的综合素质是提高其工作质量的关键，文秘工作者可以做到第一、要不断给自己充电，不断更新自己的知识库，学习和熟悉国家新出台的法律法规，方便指导日后的文职工作。第二、学习企业内部政策、规章制度、企业文化和企业精神。只有提高文秘人员的综合素质，才能提高工作质量。

四、结语

综上所述，办公室文秘工作是企业工作中重要一环，它能确保企业稳定有序的发展。企业领导应重视文秘工作重要性，提高员工的专业能力，为企业的发展提供保障。

参考文献：

[1]贾玉梅.浅谈企业办公室文秘工作质量和水平优化策略[J].现代经济信息，2019 （12）：75.