新时代下基建工程档案管理创新与服务对策探讨

■付 凌

（广州南沙现代农业产业集团公司）

随着新一代信息技术日新月异，传统基建工程档案的管理方式和技术手段正面临着深层次的技术变革，尤其以云计算、物联网、大数据及人工智能等新兴技术的行业应用，给档案管理工作带来了新的机遇与挑战，也为新时代档案的收集、整理、归档和质量评价都提出了新要求。基建工程档案需要收集整个工程建设中的各种资料，大型工程建设时间跨度长，项目人员多，文件数量庞大，档案管理工作需要在项目初期就及时跟进[1]，才能提供良好的档案业务指导，并充分利用新时代背景下计算机信息化技术，优化工程档案的各个阶段及业务流程，创新工程档案的收集、整理、立卷、归档及利用，从而提出工程档案的创新管理路径，不仅对企业科学高效的进行档案管理至关重要，更对企业的长远发展，都具有十分重要的现实指导意义。

1 新时代基建工程档案管理现状

在大数据时代背景下，工程档案信息化管理思想和管理方法都在不断进行革新[2-3]，对数字化时代档案管理提出了新质量要求。文献[4]使用大数据管理工程档案，分别基于数据驱动和基于目标驱动，构建了两种工程档案管理模型，意在通过数据挖掘和转化，对工程的策划、实施和评估及质量评价与提升，给出新的解决思路。文献[5]基于“互联网+”理念，探讨通过全新的“云”管理模式，实现城建档案大数据共享和利用。文献[6]以山东建筑大学工程档案信息化管理为例，构建基于物联网的工程档案信息化管理框架及相应制度，推动了工程档案电子化、智能识别调取、数据实时分析与共享等功能使用。针对建筑工程档案信息化建设现状及存在问题，文献[7]提出从基础设施、信息资源、管理体系、标准规范、人才素质等方面系统性地开展档案信息化建设。在新时代、新一代信息技术背景下，本文充分考虑基建工程档案管理复杂性，对基建工程档案的管理制度进行了创新和优化，对档案服务对策进行了探讨和提升，这也是信息化时代档案管理的核心问题和关键价值所在。

2 基建工程档案中存在的问题及规范化创新管理

（1）基建工程档案收集方面：基建档案征集归档文字材料主要包括：可行性报告、立项文件、批复文件、建设用地规划许可、招投标过程资料、各类合同、监理资料、施工过程资料及图纸、变更资料、竣工及验收文件、工程结算文件等。工程档案管理人员不仅需要进行档案收集和整理，还需要协助工程管理人员，施工方及财务预算人员进行工程招投标管理、质量管控、变更管理及资金拨付资料等工作的资料审核和提交，其档案管理过程较为复杂，如图1所示为基建工程流程中档案管理人员的主要职责分析。

图1 基建工程管理中档案人员主要职责分析

针对基建档案相关资料较为散乱，施工单位移交的部分工程图纸和文字资料未交原件，施工设计图和实际竣工图不一致，缺失工程联系单，没有按照流程进行工程设计变更审批，未签署工程补充协议等诸多问题，更需要档案管理人员做好档案流程的管控和资料审核，防止后续可能发生的纠纷，协助管理方确保工程质量安全。

（2）基建工程档案整理方面：为了确保档案凭证的真实性及法律效力，需要确保工程的所有基建工程档案均需提交原件。检查已提交的工程资料是否齐全，资料填写是否规范和正确，审批流程手续是否完毕。确保部分档案文件中修改之处做好标注及修改人签名盖章。对于以往的案卷封面上工程项目信息缺失，卷内未标注页码等问题，基建档案文件要完善案卷的工程项目信息，均要求按一定顺序和规律装订成册，逐页标注页码，确保无缺页漏页，档案文件和案卷目录完全对应，增强基建档案组卷的规范性、完整性及不被篡改性。

（3）基建工程档案数字化归档方面：将工程项目中获取的数据、资料、文件、报告、照片等，尤其是设计与施工图纸档案，由于纸张大小各异，数字化过程也更为复杂。依据《纸质档案数字化技术标准》等规范，借助先进的多媒体技术，包括数据压缩、数据库存储及高质量扫描成像技术，将纸质档案资源转变为数字形式资源，按照一定规范进行存储、上传、检索和维护。针对不同年代档案的数字化，按照已入库档案和未入库档案分别进行数字化处理，处理流程如下图2所示。针对整个基建档案资源的数字化再整合过程，要保证档案资源的完整性、真实性及统一性。

图2 基建工程档案数字化处理流程

3 基建工程档案管理优化与服务模式提升

3.1 加强工程档案全流程控制，落实责任到位

（1）实现基建档案的全程监督检查，杜绝工程结束后追缴工程档案现象的发生，需要对基建档案的前端质量控制、中期跟踪检查、后期整理归档进行一整套业务全流程指导。前端接收和控制尤为重要，要参照国家有关部门颁布的工程档案管理规定，在立项开始后，根据事先制定的归档范围和归档要求，主动与工程管理人员做好档案移交沟通，确立好收集文件材料的范围和内容。

（2）落实各档案移交人员责任，尤其是档案管理人员要具备一定基建基础知识，懂得工程项目基本管理流程，熟悉相关工程管理规定。在条件允许下，如果能深入施工现场，实时了解工程项目进度及完成情况，现场检查相应工程资料的归档情况，落实好各类人员的档案主体责任。

3.2 优化档案的数字化管理流程，同时确保纸质和电子档案的归档质量

（1）基建工程档案的移交和使用涉及到既定流程和各类工程项目参与人员，容易出现流程管理不善的问题。在基建档案文件电子化过程中，需要严格按照设定的经办、审核、审批等必要的审签程序进行文件流程管理，使得档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立电子档案与相关联的纸质基建档案的对应检索关系。

（2）对于纸质档案和数字档案要协同管理，消除企业档案管理的“信息孤岛”，优化和再造原有的档案收集和归档流程。对于不同工程管理阶段不同渠道收集的纸质和电子文件，需要统一文件类型和格式，确保正确浏览，电子文件内容清晰，图纸校核完整可靠，适应档案信息化建设和后续资料利用。

3.3 利用新一代信息技术完善档案利用体系，增强档案服务意识

（1）借助新一代信息技术，数字档案管理系统实现了基于网页的档案收集、录入、检索功能，一些系统还设计了电子文件的自动归档接口，可以实现在线实时文件上传和收集，极大提高了档案人员收集和整理的效率。通过AI智能图像识别，有些平台还可以自动扫描后录入项目文字信息，通过智能检索工具的应用，突破传统文本检索，实现了图像检索等新方式，提升了数字化档案的检索效率和查准率，让档案管理的数字化和企业管理的信息化有效融合，才能真正为企业发展创造价值。

（2）对公司内部提供工程审计、工程质量监督、工程效益评估等档案服务。只有通过优良的档案服务，才能更好地发挥其在公司生产、经营、决策和技术支持等诸多方面的核心支撑作用。尤其是公司基建工程广泛涉及到水利、农田、水产、交通等社会民生的重点工程，要为这些工程提供档案查询、档案统计服务，为工程质量和后续工程提升改造，提供基础工程档案数据和技术保障，为为政府决策提供档案资料参考。

4 结 语

基建工程档案管理是档案管理的重要分支，尤其是大型工程建设跨度时间长，管理复杂，给工程档案管理带来了极大考验。在云计算、大数据、人工智能的新一代信息技术时代，需要对基建工程档案管理模式进行优化，创新档案服务模式。还需要协同考虑纸质和电子档案的收集、整理和归档质量，通过提升工程档案全流程控制，优化档案的数字化管理流程，利用新一代信息技术完善档案利用体系，增强档案服务意识，从而在新时代，使得档案管理的数字化和企业管理的信息化有效融合，才能更好地发挥基建档案管理在公司生产、经营、决策和技术支持等诸多方面的核心支撑和关键作用。