信息时代档案管理工作面临的问题及对策探讨

摘 要：在信息技术飞速发展的今天，档案管理已不再局限于传统意义上的纸质登记、电子档案等，而是基于信息网络不断延伸，在企业的统一规划与组织下，在档案管理活动中全面体现现代化信息技术对工作的指导影响，从而优化信息资源、便捷管理，提高档案服务效率。

关键词：信息时代;档案管理;主要问题;优化策略

在信息技术的带动下，档案工作信息化凸显了快速检索、按权使用等优点，被众多企业所采纳。档案是企业管理、开展各项业务活动的必需产物，也是反映企业在一段时间内真实面貌的原始记录，具有时效性、真实性的特点，它是领导决策的重要依据、是考察职工效能的凭证，是科学研究、技术创新与基础设施建设等的可靠资料，具有重復利用、总结借鉴、加强创新的重要材料。

1 档案管理信息化的主要内容

档案管理的更新是基于网络平台，利用大数据技术、高速扫描技术等高效手段，把传统以纸质、音像为主要载体的文件、文档系统化、有组织地建构成电子档案信息库，再按照资料的用途和功能进行划分、整合，将若干个档案网络集成在一起使用，体现了信息资源的科学化、自动化管理。档案信息化管理实现了资源实时接收、快速传递、大量存储于便捷利用的一体化。以往档案接收都是在档案部门内部进行，不管是接收还是传递都存在很大的局限性，而信息化则能借助网络进行远程接收，并且可以在系统内部处理存储，还可以传递给多部门使用。除此之外，网络管理让档案信息高度共享，打破了传统档案在同一时间、同一地点只能被同一人利用的局面。数字化的档案信息往往可以在同一时间向档案需求者提供无限多与原件完全相同的复制品，这种高度共享的优势便是需求者只需使用已连接网络的设备便能在任何地点、任何时间全方位地访问档案信息资源库。

档案信息化管理必然会对传统管理模式和工作程序产生着巨大影响，甚至会减少或取消一些繁琐的流程，增加部门之间的协同与交流，这不仅有利于提高企业的管理效率，对于促进产业技术升级也有重要意义。在信息技术普及之前，企业所涉及的档案数量是非常庞大的，因此要全面实现档案信息化管理具有一定的难度，也是一项浩大的工程。企业在建立档案目录数据库以供查询的基础上，可以采取以下几种方式逐步推动档案数字化。

一是重要档案与永久性档案的优先处理。在档案信息化的过程中，为加快信息的利用效率，避免重复记录，把重要档案与永久性档案采取扫描的方式数字化存储，纳入管理系统和企业网站提供利用。二是按需处理。首先要分析档案的查阅率和需求者信息，确定将利用率大的档案优先数字化，并与电子目录相关联实现线上全文查询。

2 信息时代下档案管理面临的主要问题及对策

2.1 信息化意识不足

档案管理涉及企业文化、企业发展、企业决策等多项内容，关乎着未来的可持续发展，是一项重要的管理工作。然而受经济新常态的影响，一些单位并未重视档案的管理工作，没有真正凸显档案的利用价值，致使档案管理信息化程度严重不足。首先，一些领导对信息化管理的认识较为模糊，认为档案管理仅仅是对过期资料的收集，主要形式也停留在纸质、电子录入层面;还有部分人认为档案管理工作并不能突出政绩，也不能带来直观效益，技术升级和模式更新只会加重企业的经济负担，因此也不愿把过多的资金、人力投入到档案信息化平台建设中来。因此造成档案管理员身兼数职或分散在其他部门整收资料，把档案管理工作带到一个微妙的局面。对于大型企业来说，档案文件的内容和数量都是极其多的，不仅需要具备较高的责任心，还要有耐心、细心，能够与其他部门人员积极配合。同时也需要单位领导引起重视，才能确保档案管理工作的正常开展，才能在信息时代中占据资源优势，成为市场领头者。最后，档案管理者对档案科学整理的意识不够，缺乏主动性，只是为了完成上级任务，在工作上毫无创新，档案管理质量不佳，让档案管理进入困境。

2.2 管理模式落后

现阶段，大多数企业的档案管理工作都没有一个健全、有效的管控制度。很多单位都未专门设置档案管理部门，没有专职档案管理员，缺乏相应的档案管理工作清单和责任制度，在文件资料的收集、整理和归档个工作中经常出现不完整、不规范的问题，例如档案收发、借阅无登记造册，最终造成归档材料不齐全、检验不合格，在后期的利用上也存在很大的不便。还有一些单位仍然沿用手工管理的模式，譬如档案的接收、整理和编目等流程，无法跟进时代进程，致使档案查阅困难、效率低下。档案资料的收集、整理和存储应当实行集中管理制，由专职管理人员负责，由领导小组定期对档案工作进行检查，确保档案管理有章可循、规范开展。档案管理工作之所以存在如此多的问题，归根结底还是制度与流程尚未完善，或者制度执行不严，导致工作效率低下，文件档案质量差。目前档案管理工作有关标准不断出台，而人员专业技术的缺乏又使得局面混乱。通过建设合理的规章制度能够有效避免这种情况，形成有力约束。对此，企业要明确职责分工，使其呈现出井然有序的工作秩序，严格实行奖惩机制，推动档案管理人员主动学习信息化管理技术，提高档案资源的质量和利用价值。要立足时代前沿，结合单位内部的实际发展状况，构建长期有效的档案管理机制，促使档案管理朝着信息化、自动化方向蓬勃发展。

2.3 资金投入不到位

网络信息技术与计算机技术已经全面进入到各行各业中，得到了广泛应用。档案管理要顺应时代发展，就要利用好现代科技，加大数字化科研与基础设施的投入，完善配套。虽然大部分企业都不同程度地打通了信息化管理渠道，但档案管理软件仍处于简单的编目、排序和检索方面，尚未使其全部数字化。这些功能的实现要依靠效能高的硬件配套，例如扫描仪、计算机等，对此还需在技术设备与硬件设施上进行加强。 完整的档案信息管理要满足网络化存储传输、网上资源共享等功能。在投入硬件设备时要考虑对数据库的建立，引入先进设备，加大经费投入，改善档案管理工作的环境。

在分析上述主要问题之后，加强档案管理信息化建设可以从以下几个方面入手：一是管理机制的协调与创新。信息化时代要以机制创新为基础，积极探索并掌握信息技术的核心与建构策略。建设有利于档案资源开发与监管的机制，全面、及时、准确地对所有必要数据进行收集与整理，协调各部门力量，形成档案管理的协调互动形势。以安全、标准、服务为基本准则，努力探索一套适应信息技术发展的工作机制。二是管理模式的创新。在创新工作机制的同时，要制定高效的管理模式，以理论指导实践，使其向着精细化的方向转变。三是技术平台的创新。要切实提高档案信息化管理的服务水平，就要立足技术研究，以资源共享为最终目标，不断推进开放式、全天候、交互性的信息共享平台建设，简化工作流程，这也是档案管理跨越式发展的重要途径。档案网络化后要不断拓宽利用领域，简化查阅步骤、细化分类标准，最大限度地缩短档案收集、整理、存储与共享的周期。

3 结论

以往的档案管理工作都是以任务为中心，计算机管理多是面向业务流程。因此在推进信息化管理的过程中，为了有效提升效率，必然要重构传统管理流程。企业要及时精简分散的工序，优化职能作用，在执行上删除冗余的环节，整合部门，增强管理幅度，利用信息技术的优势处理好资源分散与集中的矛盾。

参考文献

[1]张晓东.信息时代背景下档案管理工作研究[J].办公室业务，2019（16）.

[2]穆姝婕.信息时代下档案管理工作浅议[J].人力资源管理，2015（07）.

[3]刘明瑛，刘艳洁，庄甸珍.浅谈信息时代对档案管理工作的影响[J].办公室业务，2018（01）.

[4]李晶群.信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J].黑龙江科技信息，2017（13）.

作者简介

吴巧玲（1978-），女，河北承德，大学本科管理学学士学位，档案馆员，研究方向：档案管理。