基于信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化研究

冷旭梅

摘 要：档案管理是行政事业单位管理工作的一个重点，文章从档案管理科学化的要求和作用出发，指出当前行政事业单位档案管理的不足之处，阐述了信息化背景下档案管理科学化的实现途径，以供参考。

关键词：信息化;行政事业单位;档案管理;科学化;实现途径

档案记录着重要的信息，能对当前和今后的工作进行指导。在行政事业单位中，透过档案可以了解社会发展和经济建设情况，了解单位自身的发展历程[1]。信息技术的发展，对档案管理工作提出了更高要求，如何创新管理模式，实现档案管理的科学化，成为工作人员的关注重点。

1 档案管理科学化的要求和作用

1）要求。第一，服务性。档案管理的科学化，要求发挥出档案的服务性功能。在以往的管理模式下，权限设置严格，只有部分人员能接触档案;其中私密性较强的档案，必须严格保密。在此影响下，不少档案长期封存，利用效率低下，没有发挥出应有的价值。档案管理科学化，要提升档案的服务功能，利用档案管理推动单位更好地发展[2]。第二，发展性。在信息技术时代，电子技术和智能产品不断升级，为档案管理工作提供了良好的发展机遇。对管理者来说，应该掌握新型科学技术和方法，分析内部和外部环境的变化，研发档案管理系统，突出档案信息的发展性和创造性，做到与时俱进。

2）作用。第一，满足信息管理需求。随着信息技术的快速发展，各行各业均引进了信息技术，档案管理工作也不例外。新技术的应用，能帮助工作人员解脱出来，既能提高工作效率，又能减少人为误差。面对更加个性化、多样化的管理要求，采用科学化的管理模式，才能满足新形势下的管理需求，也是未来的必然发展趋势。第二，提高档案工作效率。对行政事业单位而言，档案是单位过往工作的见证，透过档案可以了解单位的发展历程，帮助单位制定科学决策。基于信息化背景下，实现档案管理的科学化，在档案的采集、整理、保管、利用等环节，均能提高工作效率，实现资源的优化配置。

2 当前行政事业单位档案管理的不足之处

1）管理思想落后。在一些行政事业单位中，将管理重点放在了日常业务上，忽视了档案管理，依旧采用传统的管理思想。在此影响下，其一单位领导和工作人员没有认识到档案管理的重要性，和档案相关的制度措施不完善，档案管理缺乏保障。其二对档案进行管理时，只是满足行政层面的要求，没有树立信息化管理意识，管理工作比较被动。其三管理制度执行不力，缺少监督和评价，导致档案管理不规范，相关反馈不及时，管理中存在的问题无法及时解决。

2）现代化水平低。信息技术在档案管理中的应用，主要表现为计算机、复印机、扫描仪等设备的使用。档案管理的现代化水平低，体现在两个方面：一是资金投入不足，导致信息设备不完善，设备的购进不符合实际管理需求，实际工作依然采用手动管理模式。二是针对这些设备的管理不当，单位内普遍存在只购买、不维修的现象，由于缺少完善的维护保养计划，设备本身的运行性能降低，甚至出现故障和异常，就会影响档案管理的进展。

3）人员素质不足。工作人员是档案管理的经手人，人员技能素质的高低，直接影响档案管理成果。目前来看，档案管理人员的素质不足，原因包括以下几点：一是工作人员专业不对口，存在临时借调、身兼数职的情况，工作人员缺少档案管理的知识和技术，实际业务开展受阻。二是岗位培训不到位，缺少长远的培训方案，或者培训流于形式，无法帮助工作人员提升自我，影响档案管理效率和质量。三是单位内没有档案管理的大氛围，且各个部门不重视，工作人员也会产生疲乏心理，因责任心不强从而出现差错和问题。

3 信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的实现途径

1）树立全面创新理念。行政事业单位在档案管理上，应该树立全面创新理念，认识到档案管理的重要性。第一，单位领导要以身作则，在工作组织上树立前瞻性眼光，变革传统的管理思想，引入规范化、科学化的管理理念，通过上行下效，营造出良好的工作氛围[3]。第二，加强宣传力度，除了板报以外，应发挥出官方网站、微信公众号、QQ群等新媒介的优势，通过定期推送文章，介绍档案管理的内容、意义、方法，为档案管理打下坚实基础。第三，优化档案管理组织结构，合理配置人力资源，档案管理部门和其他部門之间，加强沟通交流，提高档案采集效率，利用档案信息服务于部门工作，科学处理部门矛盾。

2）扎实做好归档工作。归档是档案管理的重要环节，要求及时收集档案资料，开展分类、整理、编目等工作，达到目录清楚、整洁美观、有序方便的要求，提高档案资料的完整性。具体操作上，首先要及时收集入库，其中的户籍档案要在次月完成归档，案卷材料要在下个季度完成归档。其次加强台账管理，建设档案基础台账，通过常规检查、专项检查的形式，保证档案室内的案底数清。尤其是专题档案，应该加强收集和整理力度，不能和其他类型的档案相混淆，避免出现丢失、损坏。最后从制度出发，针对档案的借阅、盘点、保密、销毁等流程，均要有科学完善的规章制度，落实审核签字、责任追究机制，保护档案的安全性和完整性。

3）加快数字化建设。档案管理的科学化，一个重要特征就是从纸质档案转变为电子档案，建立数字化档案工程，方便后续工作的开展。例如：扫描仪的使用，可将档案内容上传至互联网，通过电子登记实现数字化和信息化。对工作人员而言，要做好分类、整理、移交工作，提高扫描质量，保证信息真实完整。单位内的领导和人员需要查询、借阅档案时，只要满足资格和权限，就能登录到电子档案管理系统，通过搜索关键词的形式，调取档案资料并进行打印[4]。相比于人工检索，信息技术的应用可以加快检索速度，缩短人员的等待时间，切实提高服务质量。

4）发挥信息服务功能。基于信息技术下，档案管理的科学化，应该突出信息服务功能，遵循以民为本的理念，满足大众对档案信息查询的需求，在稳定社会发展、维护群众利益上发挥作用。一方面，在单位内部实现资源共享，提供异地查询功能，创新档案采集方法，获得更加丰富的内容，并对档案进行实时更新。另一方面，从安全性入手，利用权限管理、防火墙，避免档案资料丢失、损坏。

5）提升人员综合素质。对档案管理人员进行培养，构建一支高素质的工作团队，是档案管理科学化的必经之路[5]。其一适当提高人才准入门槛，选择有学历、有技能、有经验的人员，保证专业和岗位对应，实现档案管理的规范化。其二要定期组织工作人员进行培训教育，学习新知识、掌握新技术，提升人际沟通能力，将档案管理和单位发展相结合，尽快实现科学化管理目标。

4 结语

综上所述，档案管理科学化要满足服务性、发展性要求，对行政事业单位而言，能满足信息管理需求，提高档案工作效率。分析可知，目前档案管理工作存在不足之处，只有树立全面创新理念，扎实做好归档工作，加快数字化建设，发挥信息服务功能，提升人员综合素质，才能实现科学化管理目标。

参考文献

[1]李静.信息化背景下的行政事业单位档案管理科学化探究[J].卷宗，2019，9（1）：18.

[2]孙虎.探讨当前行政事业单位档案管理科学化[J].情感读本，2017，（11）：18.

[3]付春阳.提高行政事业单位档案信息化管理水平的策略[J].卷宗，2019，9（30）：127.

[4]刘学梅.信息化时代行政事业单位档案管理模式重构分析[J].环球市场，2019，（27）：245.

[5]薛君妍.行政事业单位档案管理改革路径思考[J].办公室业务，2019，（18）：119.