医院人事档案管理的数字化实现过程探讨

隋玉涛

摘 要：随着社会的发展，我国的医疗行业也得到了快速的发展，为人们的生命安全提供强有力的保障。在医院中，病患的数量较多，人事档案管理的复杂性较高，若是得不到高效的档案管理方法支持，容易引起信息对应失误等重大事故，因此为了解决这一问题，在医院的人事档案管理中可以引入数字化管理。本文从数字化管理的优势入手，结合当今医疗行业存在的档案管理问题，有针对性的提出解决方案，从而提高医院的人事档案管理效率，促进医疗卫生行业的发展。

关键词：人事档案管理;数字化;实现过程

1 前言

医院对人事档案的记录主要是将医院工作人员的信息通过文字、影像、图像等形式详细记录下来，从而能实现对工作人员工作的变动以及各方面的管理，所以医院的人事档案管理在医院的整个员工管理系统中起着不容忽视的作用。在进行人事档案管理过程中，往往采用统计、编辑及保管等方式对信息进行录入和归类，但随着社会的发展，我国的医院员工管理制度都有了一定的改革，员工职位和工作变动也更加复杂，这就要求人事档案管理必须采用更高效的方法。数字化管理是当今社会信息管理的主要形式，在医院的人事档案管理中结合数字化过程，可以将员工信息进行更科学的统计，从而提高人事管理效率，促进医院工作的高效运行。

2 数字化在医院人事档案管理中的优点

2.1 提高医院人事管理效率

与传统的数字管理方式相比较，数字化管理过程中的计算机运算速度明显提高，而且加強了对数据的存储能力，便于医院工作人员信息的录用和编辑。同时运用数字化管理可以将人员信息在相对较短的时间内提交给档案管理人员，减少了过程中时间浪费。在对医院人事档案管理中的具体工作过程中，计算机技术可以进行有关数据的编辑和查找，从而减少人工操作带来的信息处理失误，提高认识档案管理正确率，从而提高工作效率。

2.2 提高档案信息利用率

由于医院各部门间需要经常进行沟通和合作才能完成一项医疗项目，因此在医院的日常工作中，人员调动和工作变动经常发生，这就决定了医院的人事管理档案要对医院不定期的提供信息，从而完成医院的日常工作。在传统的人事管理资源使用中，因为信息资料数据庞大，在查找有效信息时往往花费大量的时间，而采用数字化管理可以在最短时间内调用相关资料，并且采用关键词查找定位到精确位置，极大的缩减了工作时间，提高了人事档案信息的利用率。

3 医院人事档案管理中存在的主要问题

由于医院的工作复杂多样，每个人员的调动存在经常变动的问题，这就要求人事档案管理要及时的对信息进行整理和归纳，从而为医院的运行提供支持。但人事管理档案存储的信息多且杂，必须要对目前人事档案管理中存在的问题进行正确的分析，从而有针对性的对问题进行合理化的建议，提高管理效率。

3.1 医院人事档案管理方法落后

制度是一切工作高效有序进行的前提和支撑，但是在医院人事档案管理中，仍然采用传统的人事管理制度，从而对工作的进行造成了一定的局限性。在传统的人事档案管理制度中，通常是信息管理人员采用一次性的方法对信息进行归档，从而导致了管理方法较为单一。

管理方法的落后体现在对人事档案管理的风险明显增加。在医院中，由于人员众多所以在办公用房的分配问题中难以做到单人单户的实现，由于一部分领导人员缺乏对档案信息管理重要性的认识，所以往往将人事档案室与职工办公室合并在一间。其次在部分医院的人事档案管理室中没有设置专门的人事档案管理人员对档案进行看管，而进行档案管理的员工又未曾接受过专业的档案管理培训，因此在工作室人员的流动和与其他部门的合作中容易造成档案信息的泄露和丢失，极大的增加人事档案管理的安全风险。同时现在的医院人事档案管理大多采用纸质化记录，纸质材料不仅不易保存，而且容易产生破损，从而导致信息的损坏和泄露，难以达到管理要求。

另一方面，管理方法落后还造成了档案管理的效率低下。在传统的管理方法中，虽然有国家层面的法律法规对工作进行规定，但是具体到医院的管理工作中，并没有一套普适性的标准指导管理工作，而现存的管理标准又没有办法对工作起到针对性的科学指导，所以造成在工作过程中没有统一的标准，造成了人事管理工作的混乱。同时在管理的具体流程中，鉴于医院人员的流动较大，且没有规律，所以在各部门的工作合作中会出现信息对接不准确及时，使档案信息受到丢失，另外工作人员在管理工程中缺乏正确的管理方法容易使纸质档案受到损毁，从而造成档案内容缺失。

3.2 医院人事档案管理制度落后

医院主要是一群高学历、高知识人才相对集中的场所，最近几年，在对这类人才进行招聘时，主要是采用聘用合同制作为主要的制度。但是受到医院本身或是工作人员生活方面的影响，导致部分工作人员不能按照合同规定完成在职时期，出现了合同时间内的离职，从而使人事档案的管理内容又有一定程度上的增加。现在的医院考核和评估仍然主要重视工作人员的医疗技术，由于考核结果关系到人员的薪资，所以部分医院在管理上出现了过分重视医疗技术，而忽视人员档案管理的现象，这使人事档案管理处于极度忽视的地位，甚至有些医院将员工的档案记录设置为“死档”，这对人员离职时的资料更新和补充都带来了较大的阻碍，使医院人事档案管理工作效率底下。

3.3 医院人事档案内容单一

在现有的医院人事档案管理工作中，主要是由医院内部的工作人员进行负责，从而形成了个人化的工作习惯，使档案收纳的内容过于单一，大部分只集中在医院工作人员的考核结果和就职情况方面，而在必须的工作人员个人资料的录入内容中也相对简单，这使医院对工作人员的招聘有一定的难度。在医院进行人员招聘时，人事管理资料没有办法对工作人员的技能、综合素质以及各方面的信息做到一定的介绍，从而不能使医院不能及时的聘用到合适的员工，使医院的发展与人才的录用产生不协调性，限制了医疗事业的进步。

3.4 医院人事档案管理人员意识不足

医院的人事档案管理主要还要靠相关人员的工作负责，但是在目前的医院档案管理人员中，部分员工没有树立较强的档案管理意识，缺乏对档案管理的足够重视，导致部分医院的工作人员仍采用传统的管理方法进行人事档案管理，不能随着医院的改革发展做出相应的调整，从而使医院人事档案管理事业停滞甚至落后，限制了档案管理工作的开展。

3.5 医院人事档案管理相应的设备落后

随着社会的发展和科学技术的进步，当前的医院医疗水平已经得到了较大水平上的提升，在医疗设备的供应上也能满足基本的救治需求。但是在人事档案管理方面，由于人事档案管理不能直接体现在医疗卫生服务上，所有医院没有给予足够的重视，在设备上也没有提供足够的资金，导致人事档案管理设备资源短缺，同时现有的管理设备由于长年不更新维修，因此在功能上不能支持现有的管理要求，而且部分设施老化导致在进行人事档案资料整理时容易出现工作上的失误，造成信息错误或是信息泄露，带来人事档案资料的安全隐患。

3.6 医院人事档案管理信息缺乏科学的归纳整理

在传统的人事档案管理过程中，工作人员通常是通过人工操作进行信息的记录，这种工作方式，不仅使工作效率降低，而且对信息的更新造成了滞后的影响，从而使信息不能正确反馈工作人员的现有状态，从而使信息失去了研究的意义。

同时经过调查发现，现在的医院人事档案信息中，对需要整理的信息没有做到标准化的管理。收集的信息以工作人员的姓名、年龄及学历为主，而忽视了人员在前期的工作经历，没有及时对档案信息进行内容的补充，这对新人入职的工作调动造成了较大的困扰。由于医院不能准确把握工作人员的工作经历、业务能力以及教育体验，因此就没有办法评估工作人员的工作能力，不能合理的对员工安排职位，导致人员与医院间存在工作上的安排偏差，不能发挥工作人员的最佳能力，同时限制了医院的发展。

4 医院人事档案管理的数字化实现过程探讨

4.1 提高人事档案管理人员的正确意识

医院人事档案管理的长期运行要靠管理人员的科学管理，而正确的意识是支撑员工进行工作的前提和首要因素，因此要提高人事档案管理效率，必须提高人事档案管理人员的意识。医院的人事档案管理员工要对数字化管理形成科学的态度，明白数字化管理能为人事管理带来极大的便利，同时管理人员在工作过程中要不断进行工作理念的更新，注重提升自己的对人事管理的方法策略和实施工具，并且重点关注改革开放后的医院新形势和医疗新问题，将医院的人事管理与档案管理结合在一起，通过加强档案管理的科学化和信息化过程，提高在人事档案管理过程中数字化的应用。对于医院单位本身，要加强对人事档案管理工作重要性的认识，强化对于人事档案管理系统的建设，对员工进行定期的人事档案管理知识的普及和集中培训，加强员工的管理意识和数字化管理能力，促进医院人事档案管理的发展

进程。

4.2 建立医院人事档案管理信息库

在对医院人事档案管理数字化过程中建立信息库是一项重要任务。在信息库的建设过程中，要将医院的办公系统与人事档案管理挂钩，比如对于不同类型的档案管理要求，可以选择具有不同侧重点和功能的信息库，做到信息的合理安排。另外，要选择合理的数据形式将现有的纸质档案信息记录到电子信息库中，并通过数据表的整合，将信息进行分门别类的归纳，保证电子信息库中的具体信息与纸质档案能准确的对应起来。必须注意的是，在进行档案图像的信息采集前，要事先在医院的管理系统中导入电子档案目录，在行程标准目录后将档案的总数量和每页页码整理出来，做到与纸质信息的核对，保证信息录入的准确性。在信息数据库建立完成后，要对其页面进行设计，从而使其在使用时更加方便快捷。信息库的主页面要包括信息检索框和信息展现栏，而管理系统则负责对工作人员的信息进行补充、修改和删除，从而做到信息的及时更新，支持人事管理工作的进行。

4.3 加强对信息查询系统的建设

医院人事档案管理的主要目的就是能调用信息对医院员工的相关资料进行查阅，从而保证医院能合理安排员工的工作岗位，提高医院员工的工作效率，这就要求在进行医院人事档案管理的数字化过程中，要加强信息的查询功能，使管理人员能快速准确的员工信息进行查看，减少工作时间浪费和信息查找失误。因此在对医院人事档案管理系统的数字化建设时，要保证检索关键词要更加丰富和使用，尤其要在其中加入员工在工作经验、所在部门以及工作成绩方面的检索字段。同时前台页面要设置检索字段，从总信息表中选取索要出查阅的信息进行整合从而合成完整的档案资料。另外数字化管理系统还需要补充多种查询方式，保证能满足管理人员的不同工作要求，比如系统要能够对档案信息进行可设置式的编辑功能，保证信息能得到及时的更新，或者直接使用户具有档案录入、信息调离以及资料删除等功能，提高对医院员工档案信息的管理效率。

4.4 及时更新医院人事档案管理信息库

随着医院工作员工的流动，信息库中的信息也是不断变化的，因此在进行人员的档案信息管理时，要对所包含的信息进行及时的补充和改编，以满足医院工作的需要。在对人事档案信息库的建设管理过程中，要对其包含的信息进行及时的补充，可以有医院各个科室的负责人、内部用户或者管理员等从不同的管理系统对档案信息进行修改，最后由管理员进行信息的最后查阅和审核，减少管理员的工作量，提高工作效率。同时由于医院职工调动的复杂性，人事档案管理系统的功能也要进行及时的检查和维修，管理人员与系统设计人员要进行及时的有效沟通，加强系统的功能，从而使档案库的录入和查找都更适应该医院的工作模式，促进医院的工作效率。

4.5 进行人事档案资料的分级管理

在当今的医院人事档案资料的管理工作中，所有工作都是有管理人员进行管理，这使管理人员的工作量和工作难度都大幅度的增加，不仅降低了工作效率，而且容易出现工作疏漏，因此在医院人事档案管理系统中，可以增加分级管理功能，使管理员、科室工作人员、普通用户和醫院领导都能对人事档案进行管理。在分级管理的过程中，必须保证管理员的最高决定地位，所有的信息录入和修改都要经过他的同意。管理员可以对档案的所有内容进行收集、整理、修改以及查阅，能进行所有的管理和删减工作，同时要对其他级别的管理者进行监督，保证其他管理者工作的正确性和合理性。医院的科室用户在进行人事档案信息的管理时首先要取得管理者的授权，并且在医院领导的同意下才能直接对档案进行修改和查阅，医院领导在进行信息库中信息的查询和修改时也要提前取得管理员的授权，保证管理员的最高地位。同时在不同级别的人员对人事档案信息进行查阅时，要设置一定的查阅范围，保证其他部门信息的安全，从而加强医院的信息管理安全性。

4.6 建立合理的医院人事档案管理制度

合理的管理制度能支持医院人事档案管理工作科学有效的进行，因此在医院的人事档案管理工作中要建立相关制度，通过制度规定一系列的工作要求，从而保证工作人员能明确自己的工作任务和工作所要达到的标准。管理人员在进行信息管理之前要进行科学有效的培训，提高自己的理论应用能力和实际动手操作能力，同时加强管理人员的信息化管理意识，提高计算机语言能力和信息综合分析能力，保证管理人员能满足在医院工作中对信息调用的要求。

4.7 提高医院人事档案管理人员的工作能力

随着社会的发展，医院人事档案管理的难度和工作量都明显加强，这就要求管理人员的工作能力也要提高，适应管理工作的变化。为了提高医院人事档案管理人员的工作能力，医院可以进行管理人员的定期培训，根据管理人员已有的知识水平，为其制定有针对性的学习内容，同时根据考核结果进行管理人员的分配，保证管理人员能高效的完成医院的工作。

5 结语

随着社会的发展，医院的医疗事业也进行了一定程度的改革，其中在医院的人事档案管理工作中，信息资料的来源、载体和存储过程都发生了相应的变化，为了使人事档案信息能为医院的工作提供支撑，并且保证信息资源的安全性，医院和管理人员必须加强数字化管理意识，在管理过程与数字化处理结合在一起，同时管理人员要提高自身的管理能力，合理运用档案管理系统，同时其他部门的人员在管理人员的监督下科学的进行信息查询，不断提高医院的档案管理水平，促进医疗卫生事业的发展。

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