基于互联网环境下的人事档案管理工作

张丕荣

摘 要：在当前时代背景下，信息技术被广泛应用到各个领域中，互联网对社会发展有着重要意义。在互联网环境下，我国各个单位人事档案管理均得到了稳定发展。本文就结合基于互联网环境下人事档案管理的意义，重点对基于互联网环境下人事档案管理存在的问题进行解析，并结合不同的问题，提出相应管理建议。

关键词：互联网;人事档案;档案管理

随着互联网时代的来临，促进了人事档案管理水平的提高，相关工作人员在进行人事档案管理时，可以吧互联网技术应用其中，引导人事档案管理目标顺利完成。但是从目前情况来说，部分单位在进行人事档案管理中，管理工作落实不到位，相关人员对互联网环境的了解不足，导致管理问题频频出现，影响人事档案管理效果的发挥。所以，应该结合互联网背景下人事档案管理问题，加大分析力度，提出管理对策，以更好迎合互联网环境下人事档案管理要求。

1 基于互联网环境下人事档案管理的意义

在互联网环境下，人事档案管理由之前的纸质化逐渐朝着信息化方向发展，通过实现人事档案管理无纸化，能够减少单位人事档案管理成本投放，并在互联网技术配合下进行人事档案管理，有效提升人事档案管理水平，促进人事档案应用效率的提高[1]。另外，档案信息对单位运营发展有着直接影响，通过实现人事档案信息化管理，让单位人事档案工作效率得到大幅度提高，给单位人力资源管理工作开展提供便利条件，从而推动单位的长效发展。

2 基于互联网环境下人事档案管理存在的问题

1）人事档案信息量较少。受到历史等因素影响，我国大部分单位在人事档案管理过程中，比较注重政治、道德品质等内容，忽略工作资料、工作状态等，在某种程度上将无法保证人事档案信息的全面性。在这种环境下，使得人事档案信息过于单一，不利于帮助领导人员及时掌握单位实际运营和人才工作状况，使得决策制定失误，阻碍单位今后发展。

2）人事档案利用率较低。我国在人事档案中，严格按照高度保密政策要求进行管理，一旦存档，当事人将无法查看人事档案，使得人事档案长时间处于一个比较封闭的局面。而这种封闭的局面将会影响人事档案应用效率，影响人事档案自身价值的发挥[2]。从人事档案自身角度来说，其作为一项机密性文件，通过采用封闭式管理对策，能够保障人事档案信息安全，但是人事档案价值在于应用，秉持以应用为核心的管理标准才是档案发展的根本。

3）人事档案数字化水平不强。从目前情况来看，我国部分单位在人事档案管理中，部分系统正处于数字化建设阶段，主要利用图像扫描技术进行信息采集和保存。图像扫描技术只能对档案信息进行数字化复制，无法对原件内容进行具体概括，更不能利用关键词进行信息查找。数字化可以实现档案内容的整合，科学分析，精准定位，更好满足检索要求。但是在实际中，部分单位人事档案数字化水平偏低，互联网技术应用范畴比较狭窄，在某种程度上阻碍人事档案管理效率的提高。

3 基于互联网环境下人事档案管理的相关建议

1）保证人事档案信息完整性。在互联网背景下，人们对人事档案信息的完整性和真实性提出严格要求，相关工作人员应该转变传统思想理念，对现有的人事档案管理模式进行改革创新，从而更好满足新时代发展要求。首先，及时更新人事档案信息。人事档案信息随着档案环境等变化而发生改变，管理工作人员通过使用互联网技术进行职工基本信息的采集和整合，保证人事档案信息和档案人实际的统一性，让用户获取良好应用体验，发挥人事档案应用价值[3]。其次，扩充用户交流渠道。在互联网背景下，人事档案管理工作人员可以借助微信、微博等新媒体软件与建档人及时交流，延伸用户交流渠道，掌握更多人事档案数据，真正实现人事档案管理的信息化。

2）提高人事档案资料利用率。人事档案资料应用效率偏低是当前大部分单位人事档案管理中普遍面临的问题，所以相关管理人员需要给予高度重视，做好档案信息应用工作，提升人事档案资源利用率。首先，加强人事档案自动整合。在互联网环境下，人事档案管理并非简单的档案信息化处理，而是促进档案信息全面整合，在实现档案信息共享的同时，及时更新信息系统，这样可以保证人事档案信息的真实性，满足档案用户应用需求。其次，促进单位各部门之间交流。基于互联网背景下人事档案管理，应该充分促进单位各个部门交流，建设标准化信息采集和整合系统，实时更新档案信息，便于单位领导人员及时掌握职工实际情况，促进信息整合，从而让人事档案资料应用效率得到提高。

3）加强人事档案监督管理。要想保证人事档案管理工作顺利进行，构建完善的人事档案监督管理体系是非常重要的。相关单位在进行人事档案管理过程中，应该结合实际情况科学建设管理机制，极大限度的保证人事档案数据的完整性和真实性，给单位管理工作有效落实提供支持。首先，做好人事资料鉴别。人事档案原始材料通常是手写，在记录过程中难免会出现各种问题，再加上人为因素，导致人事档案信息真实性逐渐降低。通过加强人事档案监督管理，管理人员可以及时找出错误信息并修改，通过互联网手段将传统人事档案信息“闭塞”局面打破，从而顺利落实人事档案管理目标。其次，借助第三方监督管理机构。随着互联网技术的普及和应用，给第三方监督管理机构工作开展提供了诸多便利条件，所以在人事档案管理过程中，单位可以在第三方机构的配合下实现人事档案管理，减少人事档案管理问题，实现人事档案管理的科学化发展。

4）实现人事档案数据自动化整合。基于互联网背景下的人事档案管理，并非只是档案上网，而是实现人事档案数据化和数字化。通过利用互联网技术，实现人事档案数据采集，便于各部门之间信息传递，满足用户应用需求。首先，加强人事档案信息标准化建设，通过完善行业标准体系，将信息孤岛现象全面处理。当前我国大部分单位均建设了信息化系统，同和引进ERP技术，实现部门之间信息交流，利于管理者了解各部门工作及人员清理。其次，在标准化建设的同时，还要加强档案部门之间合作，实现档案信息传递。我国人事档案长时间处于分散化管理状态，和互联网背景要求不符，通过人事档案信息传递和共享，利于档案用户信息查询，推进数字化进程[4]。最后，即便我国已经进入到互联网时代，但是在人事档案管理过程中，依然需要关注传统管理方式，其根本在于通过使用互联网技术弥补传统管理中不足。所以，管理人员需要明白档案管理和互联网背景之间的契合点，通过建设线下及线上档案管理通道，分类给特定需求主体提供专业的服务。

4 结束语

总而言之，在互联网环境下，为了全面提高人事档案管理水平，相关工作人员应该秉承实事求是原则，科学构建完善的人事档案管理体系，适当扩充人事档案管理内容，提升人事档案资源应用效率，拓展人事档案数据，保证人事档案信息的完善下，给单位运营发展提供服务。此外，在互联网背景下，人事档案管理工作人员应该加强监督管理，及时找出人事档案管理中各个问题，减少人事档案管理风险，提升人事档案管理效率，引导人事档案管理目标顺利实现。

参考文献

[1]徐莹.互联网时代人事档案的改革与创新[J].人才资源开发，2019（07）：22-23.

[2]姚成.“互联网+”时代人事档案信息化初论[J].兰台内外，2019（22）：3-4.

[3]郑新兴.新形勢下人事档案管理工作的困境和对策[J].办公室业务，2019（22）：170-171.

[4]范博.“互联网+”背景下的人事档案管理体会[J].兰台世界，2018（S1）：83.